分析基于數(shù)字化環(huán)境的電子檔案管理初探

吳利濤

摘 要：信息技術(shù)成果的廣泛普及使現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)入到信息時(shí)代，傳統(tǒng)的生活、工作、發(fā)展環(huán)境都發(fā)生了改變，逐漸形成了以依靠信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)為主的數(shù)字化環(huán)境。而面對(duì)該情況，檔案管理工作也做出了調(diào)整，引進(jìn)了電子管理系統(tǒng)，對(duì)檔案、文件等信息進(jìn)行了更高效、更智能的管理。目前，普遍采用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這種電子檔案在企事業(yè)檔案管理部門的廣泛應(yīng)用對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了強(qiáng)大的沖擊，為了充分利用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，文章淺要探究了基于數(shù)字化環(huán)境的電子檔案管理，以便為社會(huì)各單位提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化環(huán)境;電子檔案;檔案管理

電子檔案的出現(xiàn)徹底改變了傳統(tǒng)的檔案形式，顛覆了傳統(tǒng)檔案管理思維，對(duì)檔案管理工作來(lái)講既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，如何在數(shù)字化環(huán)境中充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的徹底改革具有重要探究意義。基于此，探究數(shù)字化環(huán)境下的電子檔案管理具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 電子檔案管理內(nèi)涵

電子檔案是由具有保存價(jià)值、參考憑證價(jià)值信息組成的電子文件，其具有極強(qiáng)的包容性，可以為元數(shù)據(jù)，也可以為軟件。但電子檔案并不是隨意上傳與存儲(chǔ)的信息，其必須經(jīng)過(guò)歸檔與處理，電子檔案的排版、編號(hào)、內(nèi)容也需要領(lǐng)導(dǎo)的審核與簽字，簡(jiǎn)單的來(lái)理解，電子檔案的功能與價(jià)值等同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但其以特殊的形式呈現(xiàn)，依托于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)進(jìn)行管理與存儲(chǔ)。從管理上來(lái)看，其諸多管理環(huán)節(jié)都與以往紙質(zhì)檔案管理相似，如都需要經(jīng)過(guò)文件整理、歸檔、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，但在管理手段與管理方式上進(jìn)行了優(yōu)化，不再需要保管紙質(zhì)信息，而是在網(wǎng)絡(luò)上通過(guò)管理電子信息數(shù)據(jù)而落實(shí)檔案管理工

作[1]。但無(wú)論是電子檔案的功能與價(jià)值其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并未呈現(xiàn)出較大的差異，其內(nèi)容都必須具備價(jià)值，無(wú)參考價(jià)值的信息并不屬于檔案內(nèi)容，這還需要管理人員進(jìn)行正確的區(qū)分。

2 電子檔案的價(jià)值

從電子檔案的形式來(lái)講，其替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使檔案管理工作隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步而進(jìn)步，提升了其整體信息化水平，也提升了檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理的主要目的是為使用者提供便捷的服務(wù)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于內(nèi)容容易失真、內(nèi)容量大、查詢不便等缺點(diǎn)，不利于應(yīng)用，而電子檔案實(shí)現(xiàn)了實(shí)物資料信息化保存與管理，將大量的檔案信息以及原始憑證集中到計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，利用互聯(lián)網(wǎng)作為載體進(jìn)行應(yīng)用、傳遞、共享，便于使用者對(duì)海量信息進(jìn)行快速檢索及篩選。同時(shí)，能夠強(qiáng)化對(duì)檔案內(nèi)容的管理，保障其內(nèi)容的真實(shí)性與可靠性，從而提升電子檔案管理的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量。

從實(shí)現(xiàn)檔案管理工作長(zhǎng)足發(fā)展角度來(lái)講，電子檔案無(wú)須在使用大量紙張、占用大量空間資源，其按照規(guī)定的形式對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范化處理，并按照流程進(jìn)行歸檔、管理、保存、使用，保障了檔案管理工作的嚴(yán)肅性;而且電子檔案使用的全過(guò)程都會(huì)形成記錄與痕跡，一旦檔案質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，可以根據(jù)痕跡做出判斷，提升檔案內(nèi)容的保密性與安全性，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)檔案有著重要的意義。

3 數(shù)字化環(huán)境下的電子檔案管理策略

電子檔案的出現(xiàn)使電子檔案管理工作發(fā)生了極大的變化，尤其是管理手段與工作方式上，基于信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在的電子檔案需要管理人員充分利用信息技術(shù)手段進(jìn)行管理與運(yùn)用，因此，可以從如下角度參考電子檔案管理實(shí)踐：

1）高速共享資源。數(shù)字化環(huán)境最大的便利則是可以實(shí)現(xiàn)信息的高效共享，電子檔案管理過(guò)程中也可以充分借助這一優(yōu)勢(shì)，有效提升電子檔案管理效率。在進(jìn)行電子檔案歸檔處理后，其內(nèi)容需要傳遞給上級(jí)部門進(jìn)行審批，傳統(tǒng)的方式則是由檔案管理人員拿著紙質(zhì)檔案進(jìn)行審批，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，也無(wú)法保障檔案內(nèi)容的完整性，而電子檔案作為電子文件可以直接利用信息化辦公系統(tǒng)傳遞給上級(jí)部門;同時(shí)，管理人員因工作需要進(jìn)行檔案內(nèi)容傳遞時(shí)，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速共享。在共享過(guò)程中始終是一份電子檔案，多人可以在權(quán)限允許的情況下同時(shí)利用該檔案，提高了檔案的利用效率。此外，電子檔案對(duì)檔案查詢方式也做出了優(yōu)化，很多單位設(shè)定了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案歸檔后存放在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行保管，通常有查閱檔案的需要時(shí)，各部門可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，獲得申請(qǐng)后提交到檔案管理部門，管理人員根據(jù)其需要的檔案內(nèi)容調(diào)檔將檔案發(fā)送給各部門，這個(gè)過(guò)程中只有通過(guò)申請(qǐng)的人員有查閱檔案的權(quán)力，電子檔案都做了加密處理，并配合水印等方式保障內(nèi)容的機(jī)密性，一旦在外界查閱中對(duì)檔案內(nèi)容做出了更改，檔案管理人員可以第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，避免篡改檔案情況的出現(xiàn)。

2）加強(qiáng)原件保護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其材質(zhì)特殊，保存過(guò)程中容易氧化、字跡變得模糊;而且長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)容易變性，出現(xiàn)缺損，從而也為檔案管理工作帶來(lái)了更多難題，但電子檔案存放與形成的載體都為虛擬網(wǎng)絡(luò)，只要數(shù)據(jù)庫(kù)存在，其檔案信息就不會(huì)過(guò)期、內(nèi)容就不會(huì)變得模糊，因此，使用電子檔案完全不用擔(dān)心其會(huì)變質(zhì)以及使用壽命有限的問(wèn)題。在檔案歸檔過(guò)程中可以通過(guò)掃描儀等設(shè)備將信息原件上傳到計(jì)算機(jī)上，作為檔案原件始終存放在檔案內(nèi)，目前這一功能的實(shí)現(xiàn)，使企事業(yè)單位的珍貴信息更易保管，而且減少了檔案管理人員的工作量，避免人為因素對(duì)檔案質(zhì)量的影響。

3）提升管理效力。紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案管理人員每日要認(rèn)真很對(duì)檔案的內(nèi)容、仔細(xì)編號(hào)、最終完成歸檔，工作量大，而且很多檔案內(nèi)容為數(shù)據(jù)信息，管理人員不注意就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案內(nèi)容失真。而電子檔案針對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，利用檔案管理系統(tǒng)可以按照檔案上傳順序自動(dòng)生成編碼，查詢時(shí)也可以直接檢索檔案編碼，方便而快捷;檔案匯總過(guò)程中，可以利用部門提交的原件在網(wǎng)絡(luò)上自動(dòng)生成對(duì)比圖，快速反饋差異信息，不再需要逐一對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，無(wú)論是從管理人員角度還是檔案使用者角度，電子檔案都更加便捷，更便于管理與應(yīng)用[2]。

4）加強(qiáng)信息保護(hù)。很多領(lǐng)域檔案信息都是針對(duì)某個(gè)人的，紙質(zhì)檔案使用過(guò)程中，容易將他人信息泄露，而電子檔案的應(yīng)用則不同，其利用信息技術(shù)手段，查閱過(guò)程中可以根據(jù)查詢?nèi)说男彰⒆C件號(hào)碼進(jìn)行檢索，檢索的檔案僅有個(gè)人內(nèi)容，利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載、打印等方式予以使用，整個(gè)過(guò)程中不會(huì)涉及到他人信息，從而加強(qiáng)了對(duì)他人檔案信息的保密[3]。

5）降低管理成本。電子檔案無(wú)論是搜集還是管理都以網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)為載體，不需要花費(fèi)額外的成本費(fèi)用，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不僅需要耗費(fèi)大量紙質(zhì)資源，也不環(huán)保;同時(shí)，電子檔案可以存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中、硬盤中，不占據(jù)空間資源，也提升了各企事業(yè)單位空間利用效率，節(jié)約了檔案管理環(huán)節(jié)的成本消耗與資源消耗。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案的出現(xiàn)對(duì)于檔案管理事業(yè)來(lái)講是一次質(zhì)的飛越，管理過(guò)程中將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子形式，不僅便于管理、便于傳遞、便于規(guī)范，也減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理效力，能夠永久性保存檔案內(nèi)容，變質(zhì)、不損毀。因此，電子檔案將會(huì)實(shí)現(xiàn)更廣泛的應(yīng)用，其形式在未來(lái)也會(huì)得到優(yōu)化，希望社會(huì)能夠正確認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，推廣其在各領(lǐng)域的應(yīng)用。但是對(duì)于電子檔案是否具有法律效力，可否在作為證據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，還需要我國(guó)通過(guò)立法進(jìn)行確定，目前應(yīng)對(duì)這一功能有正確的判斷。

參考文獻(xiàn)

[1]潘紅，林慕嬋.數(shù)字化高校科研電子檔案的組織管理與服務(wù)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，25（9）：56-57.

[2]張旭，文倍蕾，郭丹.淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].數(shù)字化用戶，2018，24（40）：128.

[3]許磊.淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用[J].檔案管理，2019，33（4）：92，94.