加快建設信息化檔案管理系統

連益靖

摘 要：本文主要對加快建設信息化檔案管理系統進行了研究探討。文章分析加快建設信息化檔案管理系統的重要意義的基礎上，探討提出了加快建設信息化檔案管理系統的途徑。

關鍵詞：信息化;檔案管理系統;檔案

在當前大數據時代，各方面的技術都實現了快速地發展和革新，從而在很大程度上促進了中學檔案管理系統的信息化建設步伐。建設信息化檔案系統不僅是廣大中學在大數據時代開展檔案管理工作所面臨的一個重要挑戰，更是廣大中學更好地適應信息化時代檔案管理工作和創新檔案管理方式的重要手段。本文在分析中學加快建設信息化檔案管理系統重要意義的基礎上，探討提出中學加快建設信息化檔案管理系統的主要途徑和方法。

1 加快建設信息化檔案管理系統的重要意義

1.1 有效提升檔案管理工作的整體效能

現如今，檔案管理的理論、技術以及環節已經發生了很大程度地變革，建設大檔案、實現大服務、應用大技術已經成為了今后檔案管理工作的重要趨勢，中學的檔案管理工作也是如此。中學的檔案一般都是對學校各個發展歷史階段的重要信息進行了記錄，其中的很多檔案資料都是非常珍貴的。由于很多中學發展的歷史越來越長，辦學規模也是越來越大，檔案查詢的數量也是不斷增大，檔案利用率也是不斷提高，然而因為中學里面負責檔案管理的人員數量偏少，工作強度也是很大的。假如中學檔案管理依然選擇采取過去較為落后、單一的手工模式，將會面臨一些實際困難和問題，比方說像檔案信息沒有辦法共享、檔案信息容易丟失、檔案容易破損、檔案查詢較為困難等。以上問題都在或多或少地制約了檔案的管理和利用，無法滿足大數據時代檔案管理工作的實際需求。所以說，加快建設信息化檔案管理系統，促使檔案管理人員的工作強度不斷降低，成為了中學有效提升檔案管理工作整體效能的應有之義。

1.2 全面優化檔案管理工作的業務流程

中學過去的檔案管理模式，基本的載體還是紙質文件，各式各樣的紙質文件依據類別開展有規律的編碼收藏，依據目錄開展查詢。依托信息技術全面建立一個可以有效滿足高校檔案管理實際需要的信息化檔案管理系統，不僅可以有效提升歸檔的完整性與及時性，而且還可以持續優化檔案工作的具體流程，便于對檔案進行檢索與利用。相關人員能夠借助信息化檔案管理系統對行政、黨群、教學、財務、基建、學生、科研等各個方面的檔案信息進行查詢。部分中學檔案管理工作的具體內容非常之多，加快建設信息化檔案管理系統，能夠有效分析學校檔案管理信息系統的各方面需求，實現中學檔案管理工作業務流程地再造。

2 加快建設信息化檔案管理系統的途徑探討

2.1 對大數據資源實施共享

資源共享可以說是大數據最主要的特征。中學的信息化檔案管理系統和教學管理系統、辦公自動化系統，應該是既彼此聯系，又彼此獨立的關系。中學的信息化檔案管理系統應該全面開展數據的管理和文件的規范工作，對各種數據、文件作出接收、歸檔與儲存等處理，辦公自動化系統能夠對信息進行全面、迅速地采集和處理。利用計算機技術信息化手段加快推動學校的檔案管理系統和各個系統之間的有效對接，把應該歸檔并且具有較大價值的檔案資料上傳至學校的信息化檔案管理系統，能夠在很大程度上簡化儲存與操作空間，減少學校財力和人力的浪費，實現檔案資源的共享與利用。總而言之，促使信息化檔案管理系統和其它系統有效進行數據共享和交換，通常需要兩個步驟：第一個步驟就是對具體某文件所關聯的條目，比方說像文號、正文、附件等實施目錄交換，如此一來就能夠有效避免檔案管理人員手工錄入歸檔文件的問題。第二個步驟就是電子檔案的歸檔、鏈接轉換等，這樣操作就是為了讓檔案管理人員不再需要對那些領導批示以及簽名的文件進行掃描。

2.2 不斷提高檔案管理人員的素質能力

在加快建設信息化檔案管理系統的過程中，務必應該高度重視“人”的地位與作用，積極構建培養和引進信息化檔案管理系統操作專業人才的科學機制，在學校內部大力營造出尊重檔案管理人才、關注信息化管理系統操作人才的濃厚氛圍，達到用環境凝聚人才和用機制激勵人才的目的，將信息化檔案管理系統操作專業人才的工作積極性和工作熱情充分調動出來。這主要是因為學校檔案管理人員的業務素質與綜合能力能夠在很大程度上直接決定檔案資源開發以及信息化檔案管理系統建設的進度水平。現如今，和大數據存在密切關聯的各方面技術正在以非常快地速度發展，這些技術主要有智能信息推動技術、數據挖掘技術、數據倉庫技術、信息鏈接技術等，因此加快建設信息化檔案管理系統對于學校檔案管理人員的綜合能力以及業務知識結構提出了越來越高的要求。但是當前很多中學的檔案管理人員的計算機信息技術能力以及檔案業務水平普遍不是很高，特別是既精通檔案管理業務，又熟悉計算機信息系統操作的復合型人才較為缺乏。所以說，中學應該不斷加大對于檔案管理人員的培訓力度，持續培養一大批檔案業務知識扎實、計算機專業信息技術過硬、思維創新能力較強的高水平檔案管理人才隊伍，尤其是要重點培養一批不僅精通檔案信息開發服務管理，而且能夠精通掌握現代科技最新發展動態的復合型人才。

2.3 強化信息安全保護

保證檔案信息安全是中學檔案管理人員的第一職責和任務，因此所有檔案管理人員都應該全面樹立檔案安全意識和管理安全思想。由于現代信息技術地迅猛發展以及全面普及應用，中學檔案管理機構里面的很多紙質化檔案信息都借助外包或者是掃描的手段轉變為數字化的檔案信息，另外還對進入檔案管理機構的檔案信息實施了數字化的管理，信息化檔案管理系統正在有條不紊地加快建設中，系統里面的檔案信息一般都具有利用率高、容量大、價值大等特征，因此學校在把全部數字化的檔案信息向信息化檔案管理系統上傳的過程中，務必應該全面致力于檔案信息的安全保障體系建設。安全保障體系建設可以說是一個龐大并且復雜的系統工程，包括基礎設施、組織管理、安全技術、法治標準等很多層面。因此，中學在加快建設信息化檔案管理系統的時候，要積極構建多層安全防護體系，不僅要開展物防、人防，而且還要開展信息加密、數字簽名、防火墻等技防，保證學校檔案管理系統在軟件升級、硬件升級以及數據遷移過程中的絕對安全。同時，還應該不斷強化檔案管理系統用戶訪問權限、操作權限等管理，定期或者不定期地評估檔案管理系統的網絡安全性，一旦發現隱患或者是漏洞要在第一時間里面采取相應的彌補和應對措施。積極強化網絡監控，購買使用正版的殺毒軟件與超級防火墻，全面、有效地開展網絡保護。

參考文獻

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