淺談檔案信息化管理的現狀及發展趨勢

摘 要：將檔案進行信息化管理是一項需要運用多種專業知識，多個部門進行協作才能完成的復雜工程。檔案的信息化管理意味著檔案管理模式從實體保管到進行數字化信息管理。目前，計算機技術已經可以很好的和檔案管理融合在一起，檔案信息化在一定意義上就是利用計算機技術來進行檔案管理。檔案信息化管理既具有長處，也有不足。因此，在使用的過程中需要對其進行完善。

關鍵詞：檔案;信息化;管理

1 檔案信息化管理的優點

在檔案信息化管理的過程中，檔案資料是主要的被管理對象，操作工具則是計算機。我們通過計算機對信息數據進行收集、分類和篩選。這樣就完成了對檔案的信息化管理，這種方式與傳統的實體檔案管理相比，主要有以下幾個優點：

1.1 工作效率的提高

在實行檔案的信息化管理以后，檔案實現了數字化、信息化;在檔案的存儲、檢索和利用的過程中實現了一體化;電子檔案可以實現網絡共享。檔案信息化管理沖破了傳統紙質媒介的管理方法，使檔案管理從封閉走向了開放，實現了資源的合理配置。充分減少在抽調檔案過程中的時間，與傳統的人工篩選相比，大大提高了工作的效率。檔案信息化不僅可以減少檔案管理的工作人員，減少開支，還能夠大大減輕管理人員在尋找檔案時的勞動強度。

1.2 服務范圍的擴大

傳統的紙質檔案只有一份，且無法滿足多人同時查閱。檔案的信息化管理可以實現電子檔案的多次復制，可以滿足多人同時查看一份檔案。網上的電子檔案也方便不同部門隨時抽調，只需要給出各類檔案的分類號或相應的檢索條件，就可以調閱檔案，拓寬了檔案的服務范圍。

1.3 經濟效益的提高

檔案信息化的電子管理系統一經投入使用后，可以數次重復利用。便利的管理提高了經濟效益，也減少了人工投入。企業不必同以往一樣，在檔案管理工作上投入更多的資金以雇傭員工進行分類。

1.4 檢索檔案的時效性增強

在檔案實現信息化管理之前，傳統的檔案處理完全依賴于人工，從各種資料的整理分類到最后的歸檔利用，無一不依賴于人工處理。傳統的人工模式消耗的時間長，浪費的資源大，嚴重影響了檔案的使用效率，很可能造成工作的延誤。計算機的功能比較完備，可以迅速對信息進行處理，更加便捷的篩選信息，從而提高了檢索檔案的時效性。

2 檔案信息化管理存在的不足

2.1 技術支持不完備

檔案的信息化管理需要嚴格的計算機技術支持，因為要將檔案數據進行網絡管理，所以它需要健全的計算機技術支持。一是電子檔案自身的保密性決定了它在網絡使用過程中需要嚴密的保管，以防止信息外泄。二是檔案信息的錄入需要到掃描儀等電子設備的支持，但是很多企業使用的此類設備比較落后，無法滿足準確的檔案錄入的要求。在完成檔案的錄入以后，此類設備大概率都會被閑置，經濟方面的長期效益得不到保證。精密的電子掃描儀價格較高，后期的軟件也并非免費使用，因此很多小企業無法購入[1]。

2.2 管理體系不健全

管理體系的健全是實現檔案信息化管理的基礎，在此過程中雖然已有一些管理規范，但是要形成完整的管理體系還需要進行較為深入的探索。檔案信息化的發展比較迅速，檔案信息化軟件需求量大，但目前還沒有相應的法律法規對此類市場進行規范化管理。因為檔案信息化建設中主要使用的電子文件的法律地位還沒有得到保證，所以網絡中檔案的準確性和合法性還有待商榷，其真實性也難以確定。

2.3 人員專業技術跟不上

通常來說，在檔案室工作的員工個人素質和計算機技術都比較弱。因為檔案工作自身的局限性，決定了員工薪資和待遇也不高。因此，造成了檔案室人員的技術配備不合理。要實現檔案信息化，首先要有現代的計算機技術人才，不能僅僅滿足一般的計算機技術操

作[2]。就目前來看，既能熟練掌握計算機技術，又熟悉檔案操作的專業人才是少之又少。大部分的檔案工作人員教育水平偏低，在這種情況下即使引進了現代精密器材，也無法將其作用發揮到極致。

2.4 安全使用難保證

隨著計算機網絡革命的到來，計算機技術迎來了前所未有的大飛躍。計算機線上系統、軟件、保存的數據隨時有被人為或偶然破壞的危險。在檔案信息化建設的過程中，如果不能有效的保證計算機的網絡安全，給網絡犯罪分子可乘之機，那么對企業的危害將會是巨大的。

3 檔案信息化管理應注意的問題

3.1 檔案的分類

檔案信息是由級別的，不應該被籠統地放在一起。有效分類以后，查閱界限也應該劃分清楚。在檔案信息化管理的過程中，將檔案的安全級別劃分清楚。在查閱的時候，要求查閱人出示相應的身份證明才能查閱相應等級的檔案。這樣可以有效的防止不法分子利用檔案管理的漏洞，竊取機密資料，防止檔案泄密事件的發生。

3.2 信息化管理的規范

檔案的種類繁多，為了保證使用時的方便性和準確性，檔案的規范化管理就顯得特別重要[3]。視頻、聲音、文字等不同的信息分類管理存儲于相應的數據庫中，這樣使用起來也會更加的方便。建設信息化的管理需要著眼于整個信息系統，在縱向和橫向的各個節點做好連接，再通過網絡加以連通，形成一個信息化的整體。如果要達到這種程度，就需要我們制定合理規范統一的管理體系，以推動信息管理的規范。

3.3 檔案的安全性管理

在計算機技術日新月異的今天，網絡病毒和網絡黑客層出不窮，無孔不入。因此，維護網絡信息安全必須提上日程。想要提高網絡安全一是，除了基礎的防火墻、殺毒軟件、身份鑒別等方式，還應該加強計算機的資料恢復技術和檔案加密技術等更加嚴密的網絡安全技術，還可以采取檔案雙備份等方式，即使遭受到網絡攻擊，也能夠保證檔案的完整性。從而有效的保證檔案信息的安全使用，防止檔案泄密、丟失的情況發生。

信息化對于檔案管理來說是進步，也帶來了危險。如何處理好檔案信息數據的安全是我們亟待解決的問題。隨著電子文檔的積累，也需要建立電子檔案的安全保管機制。確保檔案的長期有效性。

3.4 檔案管理人員的培訓

檔案管理人員的培養是檔案信息化管理中的一個重要內容，檔案管理人員的素質直接影響著檔案信息化管理水平的提高。不能忽視普通員工在推動信息化建設中的作用，因為用戶的一般需求是實際信息化建設的出發點[4]。可以審查檔案管理人員對檔案信息化管理的看法，并將信息化的好處傳達給員工，這樣每個人都可以看到檔案中信息的構建將成為未來工作的趨勢。只要在檔案信息化的建設方面達成共識，就可以在提升有關人員的積極性和凝聚力上產生積極影響。還有助于更好地了解用戶在構建未來檔案信息過程中的不便，以及更好地支持檔案信息的推廣。加強對技術人員進行培訓和教育，加強他們的專業素養和思想素質，提高他們掌握計算機應用的能力。推進技術人員有組織的進修，研究好專業人才的成長和流動規律，形成合理有序的人才市場，就能保證檔案信息化管理的成功建設。

3.5 建立好檔案信息數據庫

我國的檔案信息工程的核心是建立檔案信息數據庫，當前我們正處于由紙質媒體轉向電子信息化的過渡時期。數據庫建立以后，可以使用先進的計算機技術對大數據進行檢索。數據庫的建設不是一朝一夕就能完成的，它需要長期的不懈堅持，是一個復雜繁瑣而漫長的過程。

總而言之，檔案信息化是檔案信息管理的必然趨勢和迫切要求，它已經成為了先進電子辦公的重要組成部分。檔案的信息化管理要求我們充分利用計算機的技術，建立健全檔案信息化的法律法規，切實提高管理人員的素質。只有緊緊抓住這三個方面，我們才能更好地推進檔案信息化建設。

參考文獻

[1]李春玲.論檔案信息化管理[J].機電兵船檔案，2010年第3期.

[2]徐文莉.如何加快檔案的信息化管理建設[J].商情，2011（31）：54-54.

[3]李潔.淺談檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2012（23）：193-194.

[4]王萍.淺談檔案管理信息化與社會化[J].民營科技，2012（10）：229.

作者簡介

張佳蕓（1982-），女，漢，江蘇省泰興市。