信息化時代對檔案利用的探索

陳滔

摘 要：如今的時代，網絡信息技術高速發展，給人們的生活和工作帶來了很多便利。同時在檔案的開發和利用方面，也提高了效率和效果。因為信息技術擁有手工管理無法比擬的優勢，不但方便快捷，而且存儲量大，安全性高，所以需要合理利用信息技術。筆者針對信息化時代的檔案管理利用進行了分析，具體如下。

關鍵詞：信息技術;網絡;檔案;開發;利用

在21世紀，計算機技術飛速發展，而且逐漸得到推廣和應用，檔案管理利用的信息化程度也越來越高。在這樣的時代背景下，必須加強對檔案信息的監管，合理利用各種先進的信息技術手段，挖掘檔案的價值，提高檔案的利用率。

1 檔案利用中存在的問題

1）缺乏檔案意識。如今，科學技術在大力發展，整個社會的信息化程度、網絡化程度也在不斷提升。而傳統的檔案管理利用效率明顯落后于時代的發展，甚至無法滿足人們對信息的需要。總體表現為檔案工作人員缺乏信息意識、思想觀念落后、缺乏創新精神和開拓精神，最終導致硬件設備的優化與工作人員的觀念不協調[1]。

2）資源建設不完善。要對檔案進行信息化建設，就需要充分利用軟硬件設備，并對其進行不斷的更新維護。而且這項工作需要投入大量資金，但很多單位和企業未投入這方面的資金，所以導致檔案的信息化建設程度不夠。不但整體投資不夠，而且連有限的資金也未被用在關鍵的地方，產生了結構不合理的問題，浪費了資源。也有一些部門和機構不愿意在檔案方面進行投入，哪怕進行了投入，也只是重復購買各種各樣的軟件資源、光盤資源，沒有注重效益，也忽略了網絡資源的利用。而且檔案管理缺乏統一的格式，所以非常散亂。

3）服務模式陳舊。隨著信息技術越來越先進，很多檔案管理部門都購置了打印機、電腦等設備，而且構建了文件數據庫、檔案查詢庫。一些檔案部門也建立自己的網頁，實現了信息的共享。然而因為我國檔案信息化管理的起步很晚，所以檔案的儲存和利用也停留在原地，和國外的技術相比有很大差異[2]。甚至僅僅只開展了內部的管理，無法實現遠程服務、自動服務的目標。

2 信息技術對檔案利用帶來的優勢

1）能促使信息化時代社會檔案觀得到普及。通過促使信息時代和檔案利用進行結合，能深入挖掘檔案的價值。從整體來說，檔案的利用者是固定不變的，然而大家在利用檔案時僅僅只關注自身需要的內容，另外的零散檔案卻沒有得到關注。在如今的信息時代，大數據技術得到了一定的利用，使得檔案的開發也更加直觀和有效。借助大數據技術，能對檔案分析進行強化，深入挖掘檔案里的關鍵信息，不用在傳統檔案內尋找結果。不但提升了人們對數據檔案的利用率，也促使大家根據自身的需求，快速找到了需要的信息，挖掘了檔案價值。所以，這也使得社會檔案觀得到了一定的普及。

2）能促使檔案管理工作更加靈活、多樣化。網絡的交互性、即時性，能促使檔案管理工作更加靈活多樣。過去的檔案開發利用，主要以紙質為主，而通過采用網絡技術，則可以促使電子檔案得到無限復制，也可通過電子郵件、通訊軟件來進行傳播。傳播者和受眾的身份能得到轉化，檔案編研不再僅僅只是簡單的單向傳遞。同時，檔案開發者除了能根據受眾群體的想法和建議來進行調整，也可按照受眾的需求來編研檔案，優化檔案的開發和利用[3]。

3）能促使工作理念更加先進化。過去的檔案管理利用工作，所針對的僅僅只是單位內部的檔案。不但信息來源非常單一，而且資料也不齊全。而網絡信息技術則為檔案開發者提供了豐富的資源庫，借助網絡渠道，便能找到需要的檔案資料、數據等，而且還能在網上查找相關的動態。一些檔案開發者通過網絡平臺來開展跨地區的合作，不但能防止資源被浪費，也能促使檔案的質量得到提升。

3 信息化時代背景下檔案利用的對策

1）利于大數據轉變檔案的開發模式。從目前來看，很多需要檔案的人會直接前往檔案室查找和搜索。然而這需要耗費一定的時間和精力，長時間占用檔案案卷，可能會對檔案資料的管理利用產生不好的影響。所以要采取先進信息的技術，建立精確的檔案數據庫，從而保證檔案使用者能及時獲取需要的信息。同時也要對大數據技術進行利用，提高挖掘數據、分析數據的能力，這樣便能幫助檔案使用者從海量數據信息中找到自身需要的內容。借助大數據技術，也能針對檔案的具體信息進行統計、核算。在分析信息檔案的過程中，壓縮數據庫范圍，從而準確的找出檔案中隱藏的信息。

2）對軟件進行及時的更新。在如今的信息時代背景下，為了更好的利用檔案。必須要及時更新檔案軟件程序，實現和另外一些軟件的兼容，最終達到檔案資源共享的目標，提高檔案的利用率[4]。檔案管理部門需要和信息技術部門進行聯系，引進智能化的軟件，提高檔案查找的效率。舉個例子，在對檔案進行保存和使用時，可采用CAD、CAM系統，或者是ERP系統，借助信息技術對檔案的種類進行識別，具體分為視頻類、文字類等，再存儲到相對的數據庫中。同時借助網絡信息技術將檔案資源上傳至云端信息庫保存，這樣便能實現檔案資源的遠程傳遞、安全保管，為檔案的利用帶來了更多的便利。

3）對檔案進行鑒定和評估。將有價值的檔案資料傳遞給檔案利用者，屬于檔案工作者的重要責任。同時，這份工作也屬于評判檔案部門信息服務質量的主要標準。在網絡信息繁雜的今天，各種不同的信息良莠不齊，內容也非常多。所以需要加強對檔案的鑒定、評估，而且檔案工作者也要提高自身的鑒定、評估能力，對檔案信息進行甄別、選擇、分析，并且從其中獲取與檔案利用者相關的部分，提高檔案管理服務的整體水平[5]。

4）保證對檔案使用的安全性。對于有利用價值、需要保密的檔案，必須要保證其安全性。因為這些重要的檔案對于社會建設、政治建設具有一定的作用，為了避免其泄漏、被篡改，必須要提升檔案管理權限的安全性，防止因權限丟失而產生不良后果。可充分利用先進的信息網絡技術，隔離計算機中的外網和內網，使得該機構的網絡實現獨立化。而且管理者也要擁有現代化的管理理念，樹立網絡安全防范的意識，設置檔案權限，做好檔案備份的工作。通過安裝防火墻和保密軟件，可防止有人惡意入侵系統，對信息檔案進行竊取和篡改[6]。不僅如此，更要加強監管的力度，使工作人員用密碼和口令才能進入系統。最后還要安裝監控系統，隨時對系統的情況進行查看。

4 總結與體會

隨著信息技術的不斷進步，檔案管理利用也和網絡技術進行了滲透。所以，檔案資料的信息化建設成為了必然趨勢。因為我國社會經濟體制正在不斷轉型，所以傳統檔案工作也逐漸朝著信息化的進程邁進，怎樣對檔案進行管理和利用，已經成為了檔案工作者需要不斷探索的問題。

參考文獻

[1]朱鳳嬌.信息化環境下的檔案信息資源共享研究[J].電子技術與軟件工程，2019（17）：257-258.

[2]賀福梅.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019（16）：106.

[3]趙磊.檔案信息化建設現狀、問題與對策分析[J].辦公室業務，2019（16）：89.

[4]張慧.淺談信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2019（16）：116.

[5]徐燕.大數據時代加強合同檔案信息化管理的有效措施[J].辦公室業務，2019（16）：93-94.

[6]蔣茜.淺析以信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理[J].辦公室業務，2019（16）：171.