談企業(yè)檔案管理工作存在的問題及創(chuàng)新思路

孟健健

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是一項基礎性的工作。在企業(yè)生產、經(jīng)營、建設過程中會產生諸多檔案信息，檔案管理人員應對各類檔案信息實施有效管理，為企業(yè)的生產、經(jīng)營、建設等提供有效參考依據(jù)。現(xiàn)階段，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作水平得以提升，但是仍然還面臨著一些問題。基于此，應對新時期企業(yè)檔案管理工作面臨的形勢和任務進行綜合分析，同時制定有效措施，以推進新時期企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案;存在問題;創(chuàng)新思路

1 引言

在檔案管理過程中，由于受到多方面因素的影響，或多或少還存在一些問題，包括檔案專業(yè)人才缺乏，檔案人員整體素質有待提高;檔案管理制度不健全;收集、整理、歸檔等基礎業(yè)務性工作不規(guī)范等。這些問題不僅會影響到檔案管理效果，還會影響企業(yè)的生產、建設水平。這就需要檔案工作者對新時期企業(yè)檔案管理工作實施有效分析，并從檔案的收集、整理、組卷等基礎性工作出發(fā)，積極優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理水平，為企業(yè)的生產、經(jīng)營、基本建設等提供可靠依據(jù)。

2 企業(yè)檔案工作面臨的問題

2.1 專業(yè)人才缺乏，人員素質有待提高

俗話說“鐵打的營盤流水的兵”，這句話如今經(jīng)常被用在了檔案工作上，來形容人員的流動性。檔案部門被稱為“清水衙門”，檔案人員的職級待遇普遍較低，從而導致人才的流失。從檔案人員來源分布上看，有體弱多病型、有養(yǎng)老型、還有打擦邊球型。有的做一天和尚撞一天鐘，業(yè)務生疏，不熟悉館藏，抵觸學習和了解新事物，缺乏責任感和使命感，充當著“倉庫保管員”的角色，企業(yè)管理的整體水平就會滯后。因此，檔案管理人員素質的高低，對于企業(yè)檔案管理工作整體效能的發(fā)揮起著舉足輕重的作用。

2.2 管理制度不健全

俗話說，無規(guī)矩不成方圓。沒有制度的約束，企業(yè)就如同一盤散沙。文件的歸檔范圍、時間、分類、整理規(guī)則;庫房的管理、溫濕度控制標準;企業(yè)檔案突發(fā)事件的應急預案;檔案崗位工作程序、職責及獎懲;檔案的鑒定與銷毀;電子文件及特殊載體檔案管理等，這些檔案管理的基礎性工作，都需要制度的剛性約束。

2.3 業(yè)務基礎性工作不規(guī)范

筆者在對有些企業(yè)進行業(yè)務檢查時，發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)對檔案工作不重視，檔案基礎性的工作沒有進行規(guī)范化的操作。如文件材料收集不齊全，造成這種現(xiàn)象的根本原因是檔案人員業(yè)務不精通，對于哪些文件需要歸檔，哪些文件只是做資料保存，一頭霧水。檔案人員對收集來的文件，沒有進行細致地檢查就存檔，有用圓珠筆書寫的文件材料、有用熱敏紙的傳真件、還有的文件材料金屬物都沒有拆除;卷內文件的排列順序混亂，收發(fā)文處理單裝訂順序不正確等。同時還存在著檔案管理經(jīng)費少，設施落后，信息化水平低的現(xiàn)象。如果在檔案管理工作這些最基礎的環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題，將會導致企業(yè)檔案資源無法實現(xiàn)其價值。

3 推動企業(yè)檔案創(chuàng)新發(fā)展的對策和措施

3.1 提升檔案管理人員素質，激發(fā)創(chuàng)新潛質

首先企業(yè)要將那些政治素養(yǎng)高，愛崗敬業(yè)，有奉獻精神的人員充實到檔案隊伍中。要關心愛護檔案人員，調動起檔案人員的工作積極性。要為他們的成才搭建學習和提升的平臺，多層次、全方位加強對檔案管理人員的檔案理論知識與信息化技術培訓，讓他們能夠學到本行業(yè)的新技術，不斷更新他們的知識結構，提高檔案人員的整體素質和專業(yè)技能。同時，要建立合理的人才考核激勵機制，激發(fā)檔案人員的創(chuàng)新精神，發(fā)揮工匠精神，使其各盡其能、各展其長。檔案人員要動腦筋、想辦法，改變舊的“重藏輕用”的觀念，用主動超前的服務，為企業(yè)專業(yè)人員、為社會公眾服務，如利用館藏檔案編研企業(yè)史志、舉辦照片展、企業(yè)文化展等，營造全員走進檔案、關注檔案、理解檔案、支持檔案的良好氛圍，同時，可以增強企業(yè)員工愛企如家的意識。

3.2 建立健全完善的制度體系，實現(xiàn)管理制度創(chuàng)新

建立健全檔案管理制度是提高檔案管理水平的重要保障。檔案部門要結合本企業(yè)發(fā)展的特點，制定科學、合理的規(guī)章制度。要將檔案工作納入企業(yè)的年度工作計劃，納入領導議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責任制和崗位責任制，要實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督。檔案人員要按照標準化的制度要求及時、準確、完整的進行歸檔工作，遵循“門類齊全、材料完整、手續(xù)完備、應收盡收、應歸盡歸”的原則，使檔案管理工作真正做到有章可循、有據(jù)可查。同時，應對傳統(tǒng)的管理方式進行創(chuàng)新性變革，將管理方法與管理流程進行對應，使各個環(huán)節(jié)相互牽制，相互呼應，提升檔案管理的嚴肅性和可操作性，真正實現(xiàn)企業(yè)檔案的標準化、規(guī)范化管理。

3.3 建立高效的檔案管理網(wǎng)絡，推動檔案數(shù)字化建設

隨著數(shù)字化技術和網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展和成熟應用，電子文件大量出現(xiàn)，推進檔案數(shù)字化建設，是時代發(fā)展的迫切需要。企業(yè)檔案管理工作要跟上時代發(fā)展的步伐，將檔案信息管理的事后模式，提升為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)活動中應有的支柱性作用。檔案數(shù)字化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，加大資金的投入，選擇檔案數(shù)字化最優(yōu)方案，包括最優(yōu)化的工作流程，最合理的數(shù)字化信息存儲格式，以及先進、高效、經(jīng)濟的數(shù)字化加工設備，通過計算機技術、網(wǎng)絡技術、多媒體技術，構建綜合完整的檔案數(shù)據(jù)庫。同時，還應完善網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，使檔案提供利用更加安全、高效，可以減少利用者對檔案原件的直接接觸，尤其是對于那些歷史久遠而珍貴的檔案資料可以降低檔案被損壞的風險。同時，通過目錄查詢、關鍵字檢索、全文檢索等多種方式快速準確地查找到所需檔案，極大限度地節(jié)約人力、物力、財力，提高工作的質量、效率和查檔人員的滿意度，更好地發(fā)揮和提升檔案工作在信息化時代背景下的作用和地位，從而推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設的進程。

4 結語

綜上所述，新時期，企業(yè)檔案管理部門要尋找創(chuàng)新檔案工作的思路和方法，完善檔案管理制度體系，積極提升檔案管理人員的綜合素質，提高業(yè)務能力，增強檔案人員的責任感和使命感。充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的整體優(yōu)勢，并積極探索和體現(xiàn)觀念、制度、管理的創(chuàng)新，開創(chuàng)新時期企業(yè)檔案管理工作新局面，促進企業(yè)發(fā)展進入快車道，從而不斷提升企業(yè)的綜合競爭力和影響力。

參考文獻

[1]王淑芬.關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2016，3（22）：134-136.