事業單位檔案管理信息化建設思考

摘 要：當前事業單位的檔案管理工作過程中受到傳統管理體制及管理模式的影響存在著較多的問題，這些問題的出現很大程度上影響著檔案管理有效性的提高，逐漸顯露出較多管理問題的出現，不利于事業單位整體工作效率的提高。隨著信息化發展及經濟水平提高，現階段事業單位在檔案管理的過程中應充分發揮信息化優勢，建設信息化管理模式，通過信息化建設優化事業單位檔案管理形式，提高檔案管理的有效性，減少檔案丟失、篡改現象的出現。為了分析事業單位檔案管理信息化建設的途徑，筆者針對信息化檔案管理的意義及特點進行了分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

事業單位檔案管理屬于事業單位管理工作中較為重要且基礎的組成部分，主要是指直接對檔案實體及檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作總稱，屬于國家檔案事業最為基礎的組成要素。檔案管理主要包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計及利用等工

作[1]，檔案管理的最終目標是為了提供檔案信息促進現代化的發展。在事業單位實施檔案管理的過程中應轉變以往傳統的管理方式，積極利用信息化管理的優勢開展信息化檔案管理模式。

1 信息化檔案管理的意義及特點

在事業單位進行檔案管理的過程中建設信息化管理模式具有較為積極地意義與作用，信息化管理主要是指利用信息化的手段為社會提供現代化的管理服務，轉變以往紙質檔案的管理模式，將檔案電子化，方便輕速地對檔案進行檢索、歸檔及查閱等。此外，通過信息化的管理途徑還能實現檔案的分類、加工及處理等方面的工作，提高工作效率，減輕檔案管理人員的工作強度，縮短工作所耗時間[2]。相對于傳統紙質的檔案管理來說，通過信息化的檔案管理還能實現快速的信息交流及傳遞，將檔案的使用效率提升，減少檔案管理的成本。

現階段事業單位檔案信息化管理過程中存在一定的困難，其一傳統檔案管理主要的媒介為紙質，采用人工錄入的方式對檔案進行整理與記錄，且紙質管理過程中需要占用大量的空間及工作人員的時間;多數事業單位在檔案管理中檔案被集中放置在幾間檔案室內，需要耗費大量的人力、物力及財力;紙質的檔案由于溫度及環境的影響極易出現潮濕、發霉、氧化、紙張上字體模糊及擴散等現象。而檔案管理的信息化主要轉變了紙質檔案的保存方式，其采用的是將紙質檔案轉換為電子檔案，將電子檔案很好的存儲在硬盤中，能很大程度上節約空間，縮短檔案管理人員每天需要整理、分類及分析的時間，減輕了檔案管理人員的工作壓力。此外，電子檔案在查詢及使用方面具備一定的優勢，通過信息化檔案管理模式的實施能有效的實現資源共享，方便需要的單位和個人進行檔案的查詢及使用[3]。轉變以往傳統紙質檔案管理過程中時刻需要翻閱及尋找的現象，最大程度上滿足事業單位的發展需求。因此，在事業單位實施檔案管理的過程中有效的信息化建設及管理方式顯得尤為重要。

2 事業單位檔案管理信息化建設的途徑

2.1 強化事業單位檔案信息網站的完善，重視檔案管理的信息化水平建設

事業單位在實施檔案管理的信息化建設過程中應不斷完善檔案信息網站的服務功能，讓相關單位和個人能在網站中查詢及歸檔相應的檔案資料，為工作人員順利開展工作提供便利。在事業單位管理信息的系統建設過程中主要是檔案管理的操作系統，根據需要不斷更新完善收集、整理、分類、檢索、鑒定、統計、利用、信息資源共享等功能。因此事業單位在實施檔案管理的信息化建設過程中應聘請專業的網絡技術人員完善網站功能，根據信息技術發展的潮流不斷開發及升級網站的服務功能，最大程度上提高檔案管理的信息化水平[4]。此外，事業單位還應結合自己的實際情況強化分析及論證，重視檔案管理信息化過程中硬件與軟件建設的水平，保證檔案管理信息化水平符合自身的管理需求，重視設置組織機構，負責及管理檔案管理信息化建設，規范檔案的管理工作。

2.2 強化信息化建設及專業技術人員的投入

為提高檔案管理工作的有序開展及實施，相關的事業單位應重視信息化進程的建設、專業信息化技術人員的管理和培訓，充分認識到信息化建設對于檔案管理有效的提升作用，加大人力、物力及財力的投入。首先針對檔案管理人員實施定期的計算機操作方面的培訓管理，多數檔案管理人員對于計算機的使用等并不是十分的熟悉，事業單位應定期組織檔案管理人員參與專業的檔案管理信息化建設、計算機使用培訓過程，提高檔案管理人員的管理有效性。事業單位還應更新檔案管理的計算機，增加掃描儀、復印機、傳真機等，要求檔案管理人員熟練掌握使用技巧，提高設備管理的有效性[5]。最后，由于信息化的管理，檔案在網絡上可能存在一些被非法分子利用、篡改等現象，因此在實施檔案管理信息化建設的過程中應強化網絡安全的管理工作，及時的更新殺毒軟件，防止病毒、黑客及木馬等對計算機系統造成的入侵現象，減少電子檔案的丟失、遺漏及不法使用現象。

2.3 規范事業單位檔案管理的信息化要求，提高檔案管理的質量

事業單位在進行檔案管理的過程中要求系統化、科學化及規范化的管理，這是事業單位檔案管理信息化的基本要求，是考核檔案管理工作是否高效及合理運行的主要標準。現階段國家相關部門針對事業單位的檔案管理信息化提出了一些相應的要求，事業單位在實施管理的過程中應結合國家標準、本單位的檔案管理需求及發展特點等，制定個性化的系統管理體系，并在信息化管理過程中不斷進行優化及健全。做到單位建立數據庫應層次分明、嚴格按照檔案的類型進行分類的存儲，保證檔案格式的統一，規范的使用統一的文字軟件，選擇規范的視頻軟件，實現事業單位檔案管理的共享，及時的檢查檔案管理信息化建設的安全性，減少檔案泄露現象的出現[6]。

3 結語

事業單位在信息化的發展狀態下應結合實際情況及信息化管理的需求，通過對事業單位檔案管理信息系統的完善、強化信息化建設、加大對檔案管理專業技術人員的培訓、規范事業單位檔案管理的信息化要求等多元化的信息化建設管理途徑，提高檔案管理工作信息化水平及管理質量，減少檔案管理遺漏、丟失、篡改等現象的出現，促進事業單位管理整體水平的提高。

參考文獻

[1]侯然然.強化事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學，2014，5（7）：196-196.

[2]趙翠芳.事業單位檔案管理信息化建設思路[J].赤子（上中旬），2015，26（15）：189-189.

[3]康明非.有關事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].民營科技，2016，33（4）：74-74.

[4]王愛萍.關于如何推進事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江檔案，2017，21（04）：106.

[5]趙丹.淺談事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].城建檔案，2015，23（11）：23-24.

[6]孫要男.事業單位檔案管理信息化建設問題與解決措施[J].辦公室業務，2018，10（4）：30-31.

作者簡介

周劍鋒（1973-），男，漢族，四川省廣安市人，專科，從事檔案收集、整理、保管、利用、信息化等工作制度和方案并組織實施。