電子檔案自動分類鑒定的應用研究

摘 要：檔案文獻資料的儲存異常豐富，使用價值非常高，但是在對各種不同類型的文獻資料進行儲存的時候，需要的人力、物力普遍比較大，同時其中的備份數額也比較多，這樣就無法保證工作效率。本文針對電子檔案自動分類鑒定的具體應用情況進行分析，為電子檔案管理水平提升提供有效保障。

關鍵詞：電子檔案;自動分類;分類鑒定;應用措施

電子檔案管理工作在以往的開展和具體操作過程中，通常情況下都是直接由多位管理人員利用人工操作的方式，對各種不同類型的檔案、文獻、信息數據資料資源等進行分類和整合。這種傳統的人工管理方法，不僅效率非常低，而且以人工的方式來進行，很有可能會由于人為因素的影響，導致檔案管理的水平一直無法得到有效提升，甚至還有可能會留下一些漏洞問題。久而久之，對我國當前的檔案文獻資料信息的管理、整合和鑒定造成了非常大的影響，甚至電子檔案的利用率也無法得到有效提升。尤其是在當前信息技術不斷進步和快速發展的背景下，在對電子檔案進行分類管理的時候，可以利用自動化的方式，這樣不僅可以達到良好的管理效果，而且還可以提高電子檔案的利用率。

1 電子檔案自動分類鑒定現存問題分析

科學技術的不斷進步和快速發展，對社會當前的很多領域發展而言，具有非常重要的影響和作用，所以這些高新的科學技術被廣泛應用在各個地方。電子檔案在日常管理過程中，為了提高管理效率和管理質量，將自動分類技術以及分類系統合理的應用其中，應用效果普遍比較良好。但是電子檔案自動分類鑒定系統在實際應用過程中，也會受到一些因素的影響，導致其自身存在的問題也比較多。由于受到這些問題的影響，不僅無法實現信息資源的共享，而且也無法保證電子檔案資源的時效性。

1.1 硬件設備現存問題

在對現階段電子檔案管理現狀進行結合分析的時候，發現在很多具有綜合性應用特征的電子檔案場所，其內部的組織體系或者是現有的管理人員水平都不是很理想。與此同時，無論是現有的制度或者是人工，都無法實現與電子檔案自動分類管理體系之間建立良好的配合，也無法實現一致性。甚至在很多關鍵性的環節，還仍然處于非常落后的狀態，所以很多場所在對電子檔案進行管理的時候，仍然選擇利用最傳統的方式，也就是利用人工方式與自動分類管理相互結合的方式[1]。但是這種方法在實際應用過程中的效果并不好，甚至還會阻礙電子檔案自動分類系統的構建和利用。

1.2 無法及時轉化紙質檔案資源

部分檔案信息資源在統計和具體應用過程中，通常情況下都只有文獻資料的這種存在形式。這種類型的資料無法直接通過掃描技術就可以直接轉變成為相對應的電子信息，這些資料具有非常嚴重的不健全性，而正是由于這種問題，對檔案資源的信息化建設和發展造成了非常嚴重的阻礙影響。比如，在與實際情況進行結合分析的時候，發現在現階段很多事業單位在日常運作和發展過程中，對檔案資源管理的重視程度普遍比較低。還有很多單位并沒有配置符合實際要求的設備、體系，這樣就很難保證電子檔案自動分類系統可以真正有效的落實到實處。比較常見的日常填寫電子表格，對員工而言必須要進行電子文件備份，但是在具體操作過程中，更多的是以人工的方式來進行。人工長期處于一種高負荷的工作狀態下，很容易出現錯誤，甚至還會導致很多電子信息資源的準確性受到嚴重威脅[2]。除此之外，電子檔案管理工作在開展時，并沒有與其他部門之間建立良好的合作關系。很多文獻資料資源只能通過現實中的采集方式來進行，比如很多紙質資源在搜集和整理時，就很難將這些資源轉化成為電子檔案資源。

2 電子檔案自動分類鑒定的具體應用措施

隨著高新技術的不斷進步和快速發展，越來越多的新型技術被廣泛應用在各個領域中，這些技術的整體應用效果普遍比較良好。電子檔案管理理念的提出以及在現實生活中的合理利用，不僅可以減輕人工的負擔，而且還可以提高電子檔案信息資源的整體利用率。對于電子檔案而言，要想實現自動分類鑒定，就必須要以自動化的方式實現全方位檔案的編輯、制定和管理。尤其是在管理方面，要制定和落實符合實際要求的管理體系，與傳統人工操作方式進行結合，對現有的管理系統進行完善和優化。與此同時，還要對一些高新科學技術手段進行引進和利用，這樣可以在其起到良好的輔助作用，對電子檔案自動分類鑒定效率和水平提升而言，具有非常重要的影響和作用。

2.1 全面協調電子檔案的分類管理

檔案的分類管理一直以來都可以被看作是電子檔案管理工作在具體開展過程中非常重要的環節，同時也是其中必不可少的重要組成部分。所以在日常管理過程中，為了保證管理效率和質量可以得到有效提升，就必須要保證遵循最基本不被改動的原則，同時還要尊重電子檔案原本的發展態勢。對于電子檔案而言，對其開展分類管理必須要與電子檔案管理的各個環節進行協同操作，這樣才能夠達到良好的應用效果[3]。某一類電子檔案的分類或者是編輯，通常情況下都會與其他類電子檔案的管理產生一定的聯系。所以在這種形勢下，必須要結合實際情況，對分類方式進行科學合理的制定和利用，這樣可以促使電子檔案分類的合理性和科學性。除此之外，在對電子檔案管理進行分類考慮的時候，應當從全局的角度出發，對各個門類在其中的影響和作用進行綜合分析，這樣可以從中找到具有系統化、統一化特征的管理分類方式，對檔案分類工作的有效落實具有實質性意義。

2.2 結合具體實踐與電子檔案分類理論

要想從根本上保證電子檔案自動分類鑒定的效果，就必須要保證電子檔案分類本身具有合理性和有效性。在分類時，要經過統一的布局和規劃，在理論的基礎上，還要與實踐進行結合，這樣才能夠保證電子檔案自動分類可以真正有效的落實到實處。其實，電子檔案的分類管理與實踐都是必須要按照規定的原則來開展，所以必須要接受全局的統一協調和規劃，不能夠直接對電子檔案進行一些不正確的分類和鑒定。只有這樣，才能夠在實踐中逐漸建立起符合實際要求，同時具有系統性和嚴謹性特的電子檔案自動分類鑒定體系。

3 結束語

電子檔案自動分類鑒定的提出以及相對應模式的構建和利用，不僅可以對現存問題進行妥善處理，而且還可以實現對電子檔案管理水平的有效提升。在保證電子檔案信息資源利用率得到有效提升的基礎上，可以實現自動分類與鑒定的有效落實。

參考文獻

[1]陳會明，史愛麗，王寧，金文光.人工智能在檔案工作中的應用實踐與挑戰——以北京市市場監督管理局為例[J].檔案與建設，2019（07）：53-56.

[2]陶水龍，薛四新，田雷.電子檔案管理系統通用功能要求研究[J].中國檔案，2019（05）：66-67.

[3]尹愛梅.基于信息化的國庫會計檔案管理電子化研究[J].現代經濟信息，2018（22）：163-164.

作者簡介

吳娜（1980-），女，漢，山西省呂梁市文水縣，本科，館員，研究方向：檔案分類管理保密。