論提高檔案科學管理化的有效途徑

白牧仁

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，檔案科學管理越發得到重視。檔案資料是社會發展沉淀下來的真實記錄，也是社會不可缺少的信息資料。所以檔案資料的管理非常重要，對于檔案管理來說，提高管理水平，提高檔案管理的服務意識，對檔案管理中遇到的缺點進行有效處理，才能更好地讓檔案管理科學化。本文就檔案科學管理等一系列做出相關論述。

關鍵詞：檔案;科學管理;途徑

隨著社會經濟的進步和發展，不同領域的發展已經逐漸完善并且規范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應當緊跟時代發展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規范化水平。

1 檔案管理科學化的意義

1）推動我國信息化發展水平。信息技術給人們的生活帶來了便利。隨著信息化的不斷發展，不科學和低效率的檔案管理已經不能適應社會的發展，應創新檔案管理工作的形式、內容、模式、載體、平臺、檔案收集、整理等。先進的信息技術是進行科學化檔案管理的關鍵和前提，所以，應該合理的利用，促進檔案管理向著系統化和規范化的方向發展。可以說檔案管理和信息技術之間的關系是相輔相成和密不可分的，同時信息化程度的高低直接影響著檔案管理的水平。

2）提升我國文化軟實力。檔案是國家、企業和個人的重要資料。在進行檔案記錄的過程中，應該堅持真實性和簡潔性的原則，不僅記錄國家、企業和個人的發展歷程，同時能夠發現其中的發展規律及其重要意義。

3）方便工作開展。檔案主要對過去發生的事情進行記錄，如不及時整理，將無秩序，阻礙工作的順利展開。在進行檔案整理的過程中應該堅持一定的原則，即科學性，只有這樣才能保證檔案管理的系統性和整齊，以方便工作中快速查找，提高工作效率。

2 檔案管理工作存在的常見問題

1）工作人員整體素質不高。對于檔案管理人員來講，大多數在上崗前并沒有受過專業管理的訓練，一般都是老人帶新人，缺乏專業性。以至于欠缺一定的工作能力和正確的工作態度。而且老一代工作人員的管理理念與方法都太過于傳統化，與現代行業的科學化相去甚遠，所以并不能將科學化管理手段順利地進行下去，從根源上阻礙了管理工作的效率問題。還有部分人員并沒有對科學化管理有一個全面的認識，也沒有意識到工作創新的重要性，在檔案管理工作當中還在用傳統管理模式進行工作，以至于工作當中出現了眾多瑣碎的問題，不能符合當下的社會發展需求。

2）管理制度不完善。眾多地區的檔案管理制度基本已經成為擺設，工作當中“人情風”盛行，管理人員不到迫不得已基本不會運用制度來得罪人。此現象嚴重形象到了工作的進行。在檔案管理工作中，如果不能完善落實制度管理，那檔案管理工作就不可能得到良好的保障。

3）缺乏檔案的管理認識。在檔案管理工作中，首先工作人員嚴重缺乏對檔案管理工作的重視程度，其次是沒有對檔案管理投入過多資金進行硬件與軟件的建設與管理。以至于檔案管理一直都是實行邊緣化政策，工作人員也只是單單進行著本職工作，不但對工作的質量完全不上心，也根本不了解工作的意義。對于檔案管理當中出現的問題，相關人員并沒有用心處理，甚至都沒有解決，讓檔案管理工作流于表面形式。傳統的檔案管理工作還是以紙質檔案為主體，這不但會造成大量的資源浪費，而且保存也是一個非常嚴重的問題。同時還對科學技術的改革造成很大的影響。

4）檔案管理效率低下。伴隨著社會經濟的發展，各種檔案的信息量越來越龐大，特別是近幾年來因為網絡技術的快速發展，信息也越來越多樣化，復雜化，系統化。在這種情況下，我國的檔案管理仍然采取傳統的管理方法，這就使我國檔案管理效率十分的低下，不能夠滿足人們對檔案管理的需求，不能更好的適應時代發展。

3 提高科學化管理檔案的有效措施

1）運用現代化技術對檔案進行科學管理。檔案管理工作雖然不能讓其完全與紙質進行脫離，但是讓檔案實現信息化建設是完全沒有問題的。首先建立起一個完善的檔案信息數據庫，將所有檔案資料進行有效的整合。這樣的方法不但能夠促進檔案搜索效率，還能提高檔案收集效率。除此之外，還需要建設網絡服務平臺，讓有需求的人們可以通過平臺的渠道進行在線查詢，讓業務辦理以及檔案管理更加便捷。

2）加強對人才的培養力度。“打鐵還需自身硬”，當下想要檔案管理不斷加強，不但要提高科學技術的應用水平，還要不斷對管理人才進行有效的培養。總體來說要從以下幾個方面開始入手：（1）從檔案管理的體系出發，積極開展培訓工作。培訓工作的內容不但要提高檔案管理人員的責任意識，還要全面加強檔案管理人員的管理技巧與技術手段相結合。（2）引進專業型人員來從事此項工作。人才引進的時候，要考察其專業技術，而且要能夠接受科學技術的應用，這樣才能讓其對檔案管理工作進行全面管理。（3）對現有的管理人員的業務能力進行有效的提升。對原有的管理體系進行全面改革，防止傳統檔案人員流動量較大的問題。

3）制定全新的管理制度。為了避免工作當中“人情風”盛行的情況，需要對制度進行重新定義。加強檔案管理質量，創新制度才是最重要的保證。制度的重新制定要規劃出管理流程、檔案工作的各項責任和任務、任務的管理范圍與管理要求。讓各個部門重視檔案材料在工作的應用，使工作有據可依。當下所有的檔案還是紙質為主的，但是檔案的轉交與歸還工作還是特別繁重，所以在配備具有專業技術的檔案管理人員之外，還要招聘檔案管理的兼職人員進行協助，做到層層落實、層層管理的工作網。制度制定中，要對管理人員賞罰明確，對于工作態度嚴謹、工作效率高的員工要給予一定的獎勵;對于工作態度不認真、坐吃山空的員工給予一定約束性的懲罰。沒有規矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案管理制度一定要在工作中完全落實，只有制度完善才能更好地約束人的行為，規范人的行為，檔案管理才能規范。

4）改善檔案管理工作的服務方法。隨著社會各個方面需求的不斷增加，現下社會檔案資料的應用面也不斷擴大，應用人數也逐漸增加，在這種情況下的檔案管理工作不應該只局限在檔案管理部門之中。檔案管理應該改進服務方式。檔案管理可以由單純意義上的提供給使用資料的供應者轉變為信息咨詢服務工作者。同時還可以順應現代網絡信息技術發達的現狀，將檔案管理的一部分權限進行下放，這樣可以減少相當一部分的工作壓力。

4 結束語

隨著社會經濟的發展，檔案管理工作需要采取現代化和規范化管理方式，不斷提高檔案管理規范化水平。在實際檔案管理工作中，需要借助新技術和新設備，開展綜合性培訓工作，加強檔案管理培養。檔案管理工作需要緊跟時代腳步，應當革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設，完善檔案服務方式。不斷克服打破傳統管理模式的不足和缺點，積極開拓創新，不斷努力，完善日前的檔案管理工作，采取科學的措施提高檔案管理的科學化水平。

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