石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理優(yōu)化策略初探

王春香

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，對(duì)石油能源的需求量在不斷增加。石油化工建設(shè)項(xiàng)目在國家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中發(fā)揮了不可替代的重要作用。石油化工建設(shè)項(xiàng)目整體建設(shè)過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的項(xiàng)目檔案資料，對(duì)這些檔案資料的管理水平直接影響到石油化工建設(shè)項(xiàng)目是否能夠順利進(jìn)行。目前我國石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容和形式，都有了較為明顯的發(fā)展，從傳統(tǒng)的單軌制紙質(zhì)檔案資料，逐漸發(fā)展成為紙質(zhì)檔案、電子檔案雙軌制，以及紙質(zhì)檔案、電子檔案、影視檔案等多種形式共存，這些檔案資料為我國石油化工建設(shè)項(xiàng)目的有序發(fā)展提供了有力的支持。

關(guān)鍵詞：石油化工;建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;優(yōu)化策略

石油化工建筑項(xiàng)目檔案可以為建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量監(jiān)督、技術(shù)創(chuàng)新、事故查驗(yàn)等提供依據(jù)。石油化工建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理水平，直接影響了我國的石油化工業(yè)的發(fā)展，是當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中需要給與關(guān)注的重要工作內(nèi)容。為切實(shí)有效進(jìn)行石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，需要相關(guān)管理人員不斷進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，優(yōu)化管理模式，從而使石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作能夠更好地為石油化工領(lǐng)域的健康穩(wěn)定發(fā)展服務(wù)。

1 石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)

1.1 石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量龐大

石油化工建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)建設(shè)周期長(zhǎng)、工程施工難度大的綜合性項(xiàng)目。石油化工建設(shè)項(xiàng)目的全過程往往需要經(jīng)歷項(xiàng)目可行性論證、政府對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的評(píng)估、建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行方案設(shè)計(jì)以及施工、結(jié)算等多個(gè)重要環(huán)節(jié)，石油化工建設(shè)項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要相關(guān)工作人員進(jìn)行詳細(xì)記錄和實(shí)施[1]。上述實(shí)際情況使得建設(shè)項(xiàng)目的每一環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的資料和文件，從而導(dǎo)致了現(xiàn)代石油化工建設(shè)項(xiàng)目總體檔案數(shù)量十分龐大。

1.2 石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案來源復(fù)雜

石油化工建設(shè)項(xiàng)目往往需要多個(gè)單位的共同參與。這些參與單位包括了政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)、石油化工建設(shè)單位、工程施工單位、第三方工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位、工程質(zhì)量的監(jiān)理單位以及相關(guān)施工設(shè)備的供應(yīng)商、竣工審計(jì)單位、法律服務(wù)單位等，這些單位會(huì)依據(jù)石油化工建設(shè)項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行參與，相應(yīng)地也會(huì)在石油化工建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生相應(yīng)的工作檔案，導(dǎo)致了建設(shè)項(xiàng)目檔案來源非常復(fù)雜。

1.3 石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案收集困難

石油化工建設(shè)項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)、參與單位多、人員流動(dòng)性強(qiáng)、設(shè)備廠家多樣化等原因，給建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作帶來較大的困難。統(tǒng)稱的石油化工建設(shè)項(xiàng)目是由多個(gè)單元、單位工程所組合而成，并由不同性質(zhì)的多個(gè)參與單位共同參建完成。這種情況導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目整體的完工速度存在差異，給建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門對(duì)檔案收集時(shí)間帶來一定困難[2]。另外，很多施工組成部分需要眾多單位和人員的協(xié)作，容易造成施工檔案管理混亂，職責(zé)不明等問題，也給建設(shè)項(xiàng)目檔案收集帶來一定阻礙。

1.4 石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案作用巨大

石油化工建設(shè)項(xiàng)目投資巨大，在項(xiàng)目建設(shè)的全過程都需要反復(fù)地查驗(yàn)、校對(duì)以往的檔案數(shù)據(jù)，從而給現(xiàn)有工程建設(shè)提供理論和技術(shù)的指導(dǎo)。石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠?yàn)榻ㄔO(shè)單位有效提高經(jīng)濟(jì)效益，降低建設(shè)過程中問題的發(fā)生率。石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案還能夠?yàn)轫?xiàng)目的生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、項(xiàng)目工程技術(shù)改造等提供依據(jù)[3]。石油化工建設(shè)項(xiàng)目涵蓋了多個(gè)特殊性小項(xiàng)目組合而成，其中包含了碼頭、外供電、鐵路、公路、電氣、油氣田、長(zhǎng)輸管道工程等等，而電力供應(yīng)、碼頭靠泊運(yùn)行、機(jī)井管道鋪設(shè)等，為社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供參考依據(jù)，在我國社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了巨大的促進(jìn)作用。

1.5 石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)性較強(qiáng)

石油化工建設(shè)項(xiàng)目施工中需要運(yùn)用大量的專業(yè)技術(shù)，使得相應(yīng)的項(xiàng)目檔案也具備較強(qiáng)的專業(yè)性。在石油化工項(xiàng)目過程中會(huì)運(yùn)用油氣勘測(cè)技術(shù)等多項(xiàng)石油化工領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)，使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要大量具有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的人員才能夠有效進(jìn)行分類、處理和歸檔。

2 優(yōu)化石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的途徑

2.1 完善石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案組織管理體系

組織建設(shè)是規(guī)范開展檔案工作的保障。為充分發(fā)揮業(yè)務(wù)管理部門與檔案管理部門的專業(yè)互補(bǔ)，建立組織管理體系，將文檔管理分為文控管理和檔案管理兩部分，二者有機(jī)結(jié)合，相輔相成。在企業(yè)成立之初就確立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、集中管理的檔案工作模式和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的文控工作模式，并指定檔案管理和項(xiàng)目文控統(tǒng)籌管理部門，建立以檔案部門為核心，各業(yè)務(wù)部門為網(wǎng)絡(luò)成員部門，向外延伸至項(xiàng)目參建所有承包商的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2.2 完善石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系，依法規(guī)范業(yè)務(wù)管理

制度建設(shè)是企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的依據(jù)所在。泉州石化在國家及行業(yè)檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的總體框架下，利用文檔一體化管理理念，結(jié)合泉州石化實(shí)際不斷完善，最終形成了包括泉州石化《檔案管理規(guī)定》、《文件材料收集歸檔辦法》等9項(xiàng)檔案管理制度和《項(xiàng)目文件控制管理規(guī)定》等6項(xiàng)文控管理制度的一系列企業(yè)管理制度，建立了系統(tǒng)、科學(xué)、完整的文檔工作體系，確保檔案工作有序開展，規(guī)范管理。

2.3 完善石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案過程管控措施，確保檔案完整準(zhǔn)確

過程管控是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，特別是項(xiàng)目檔案的管理，過程管控尤為重要。泉州石化在項(xiàng)目建設(shè)中不斷摸索，逐步形成了一些切實(shí)有效的文檔管控方法。

2.3.1 建立管理工作機(jī)制

為達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)，建立了前、中、后臺(tái)互相支持、制約的文件全生命周期管理工作機(jī)制。后臺(tái)檔案管理部門適度向中、前臺(tái)延伸，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專業(yè)管理;中臺(tái)文控管理部門，負(fù)責(zé)文件的過程管理，確保文件過程利用的安全與文件利用完畢的安全歸檔;前臺(tái)各業(yè)務(wù)部門，在業(yè)務(wù)工作中積累文件、形成檔案。同時(shí)文檔管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)，從工程開工至交工對(duì)施工文件的形成、積累、整理、組卷直到歸檔進(jìn)行全過程跟蹤管理，做到事前指導(dǎo)、事中監(jiān)督、事后檢查。

2.3.2 完善培訓(xùn)、檢查、指導(dǎo)機(jī)制

從項(xiàng)目開始就建立了較有實(shí)效的培訓(xùn)、檢查、指導(dǎo)機(jī)制，并與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門保持密切聯(lián)系，了解內(nèi)外部監(jiān)管要求。通過“引進(jìn)來，走出去”的方式，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)交流，提升業(yè)務(wù)水平;為確保歸檔文件在過程控制中的規(guī)范管理，建立了由工程管理部門、項(xiàng)目部、工程質(zhì)量部門、檔案管理部門參加的，按季度對(duì)承包商進(jìn)行過程文檔控制的檢查機(jī)制;借集團(tuán)公司工程稽查的契機(jī)，建立了舉一反三的系統(tǒng)核查、規(guī)范整改核查機(jī)制;為提高歸檔文件規(guī)范整理程度，建立了手把手、面對(duì)面、建立樣板檔案案卷等方式進(jìn)行全方位指導(dǎo)機(jī)制。實(shí)踐證明，通過培訓(xùn)、檢查、指導(dǎo)機(jī)制的落實(shí)，大大提升了檔案的規(guī)范化管理水平。

2.3.3 制定前端控制機(jī)制

按照文件生命周期理論，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的，因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化必須具備前端控制意識(shí)，從文件形成開始就應(yīng)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范控制。泉州石化根據(jù)部門職責(zé)，分解文件材料歸檔范圍并提出歸檔文件管理要求，同時(shí)將文檔工作納入項(xiàng)目合同管理，落實(shí)歸檔責(zé)任。在承包合同中，統(tǒng)一加入文控、檔案管理要求條款，對(duì)交工資料歸檔提出明確規(guī)定。同時(shí)，控制合同價(jià)款支付，在工程施工結(jié)束，支付合同價(jià)款85%，工程結(jié)算并交齊檔案資料后，支付至合同價(jià)款95%。通過這一事前控制措施，形成對(duì)參建承包商的有效約束，保證了業(yè)主事中、事后的及時(shí)干預(yù)并予以規(guī)范。

2.3.4 建立文件“總進(jìn)總出”機(jī)制

對(duì)各類文件分類進(jìn)行“總進(jìn)總出”控制。設(shè)計(jì)、采購、施工文件由文控員負(fù)責(zé)總控，避免多頭管理造成文件管理混亂，從源頭確保文件的準(zhǔn)確與完整。

2.3.5 創(chuàng)新檔案驗(yàn)收審查機(jī)制

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，有其特殊的工作要求和業(yè)務(wù)規(guī)范，為確保進(jìn)室檔案的規(guī)范，泉州石化建立了嚴(yán)格的驗(yàn)收審查機(jī)制。多部門同時(shí)參與檔案審查，制定審查方案，確定審查內(nèi)容，劃分審查職責(zé)、建立審查流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)針對(duì)項(xiàng)目參建單位眾多且工作內(nèi)容交錯(cuò)復(fù)雜，檔案人員根據(jù)單項(xiàng)工程劃分，按參建單位建立詳細(xì)文件歸檔管理臺(tái)賬，對(duì)交工文件歸檔情況，逐項(xiàng)跟蹤、核實(shí)。

2.3.6 納入績(jī)效考核機(jī)制

績(jī)效考核是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的一項(xiàng)重要手段，泉州石化將文檔管控工作納入績(jī)效考核。檔案管理和文控管理部門制訂績(jī)效考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，并通過公司批準(zhǔn)后按公司績(jī)效考核管理辦法，對(duì)各網(wǎng)絡(luò)成員部門文檔管理工作進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果納入部門績(jī)效考核。確保文件及時(shí)規(guī)范歸檔。

2.4 完善石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作開展方式

業(yè)務(wù)管理是檔案工作的根本，是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。為確保檔案規(guī)范管理，泉州石化從公司成立就制訂了文件材料收集歸檔辦法，明確各類文件歸檔部門和歸檔要求，明確規(guī)定公司各類檔案實(shí)行“部門立卷制”。確定整編依據(jù)，分類方法，按規(guī)范要求對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整編，建立完善的檢索工具。

2.5 完善石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案電子文件歸檔模式

泉州石化從成立之初就一直致力于檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。明確檔案信息化建設(shè)總目標(biāo)，通過建立一個(gè)綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理（主要包括機(jī)讀目錄庫的建立和全文數(shù)字化的掃描處理），對(duì)利用辦公軟件直接形成的電子文件通過數(shù)據(jù)中心（接口）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔的無縫銜接，在確保安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上錄入、歸檔、檢索、查詢、借閱檔案，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理全過程的自動(dòng)化，信息數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。為達(dá)到這一目標(biāo)，我們找出檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題，創(chuàng)新電子文件歸檔模式。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立是檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題，這是一項(xiàng)需要耗時(shí)費(fèi)力的工作，平臺(tái)再好，沒有數(shù)據(jù)支撐也毫無用處。通過實(shí)踐我們發(fā)現(xiàn)，檔案信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立最根本的兩條就是檔案目錄的數(shù)字化和檔案實(shí)體的數(shù)字化，這兩項(xiàng)完不成，就不能做到利用網(wǎng)絡(luò)化。針對(duì)這兩項(xiàng)主要工作，泉州石化提前謀劃，確定執(zhí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理規(guī)定，對(duì)利用辦公軟件直接形成的電子文件通過接口直接接收電子文件，并與對(duì)應(yīng)紙版同步歸檔，對(duì)紙版文件在制度中明確要求歸檔部門歸檔文件時(shí)同步提交EXCEL版移交清單，有電子文件的同步移交電子文件，無電子文件的檔案部門負(fù)責(zé)掃描電子文件;在合同中明確要求承包商歸檔紙版文件時(shí)同步歸檔電子文件，提交EXCEL版移交清單，同時(shí)電子文件需采用彩色PDF掃描并經(jīng)過OCR處理。這一措施的實(shí)施，不但避免了重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，還為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

隨著我國石油化工領(lǐng)域的不斷發(fā)展，對(duì)于石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的重視程度也越來越高。石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)我國石油化工行業(yè)整體的建設(shè)有著積極的推動(dòng)作用。為提高石油化工領(lǐng)域的建設(shè)水平，增強(qiáng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)效果，需要石油化工建設(shè)單位不斷完善和優(yōu)化建設(shè)檔案管理方式，更好地發(fā)揮石油化工建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用。

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