重點工程檔案與工程建設的同步管理

王娜

摘 要：本篇文章首先對加強重點工程檔案管理的意義進行闡述，從繁瑣性、多樣性、持續性三個方面，對重點工程檔案管理基本特點進行解析，并以此為依據，提出重點工程檔案與工程建設的同步管理對策。

關鍵詞：重點工程檔案;工程建設;同步管理

工程檔案管理作為企業工程建設管理中不可或缺的一部分，因為企業重點工程項目比較多，自身具有參與企業數量多、建設周期比較長、組織管理機構臨時、管理主體多樣化、施工現場繁瑣等特性，所以，加強工程檔案管理將直接影響工程檔案質量和效果，對保證工程檔案的完整性和真實性有著重要意義。

1 加強重點工程檔案管理的意義

在重點工程項目建設完成以后，將會形成兩個實物，一個是建筑工程實體，另一個是工程檔案。通常情況下，建筑企業、施工企業和其他參與建設的企業都會把工作重心放置在工程質量上，沒有注重工程建設中形成的檔案信息[1]。建筑工程檔案作為建筑工程建設中主要部分之一，其記錄了工程項目從立項到竣工整個環節實際情況，是工程項目建設的真實記錄所在，更是對工程項目建設質量驗收和后期應用評估的依據。所以，做好重點工程項目檔案管理工作是非常重要的。

2 重點工程檔案管理基本特點

1）繁瑣性。重點建筑工程檔案的特點往往受到重點工程項目自身特點影響。所以，針對一個重點工程項目來說，根據基本建設活動，可以形成一個相對配合的重點工程項目檔案，一同展現該工程所有情況及面貌。針對重點工程項目來說，并非由一個企業來建設施工，需要的大各個部門的支持和配合，這就導致在進行工程項目建設過程中，將會產生大量數據，并且數據范疇廣泛，分布較為分散。重點工程項目檔案并非為一般紙質檔案，而是利用照片、膠片等方式進行記錄的實體檔案，這給檔案收集和管理提出嚴格標準。

2）多樣性。一個重點工程項目從立項開始到工程建設結束，包含了工程決策、工程設計、工程施工、工程建設質量驗收等諸多內容和部門，并且部分工程也涉及了一些海外企業和政府部門。例如境內的部分中外合作工程據包含了海外企業及政府部門，將會形成諸多文件信息，這給信息采集、管理工作開展增添了難度[2]。重點工程項目需要參考其他國家成功經驗，部分情況下還要進行國外考察，或者引進現代化建設設備和材料，甚至要求其他國家專業人士進行技術指導，在此過程中，將會產生諸多重要信息，需要檔案管理人員掌握更多的專業技能。

3）持續性。重點工程項目檔案數據形成具有階段性特性，大致劃分成前期準備階段、工程設計階段、工程建設階段、工程驗收階段及工程應用階段等。結合各個階段特點和要求，對重點工程項目檔案集中整合和管理。針對重點工程項目來說，投資規模比較大，建設周期長，需要經過多年的努力才能竣工，其中文件形成將會隨著工程發展而變化，并且延續到工程竣工驗收等環節中。正是受到該因素影響，導致重點工程項目檔案在管理上具有延續性特點。

3 重點工程檔案與工程建設的同步管理對策

1）建設檔案管理體系。在完成重點工程項目立身審批工作投入到建設過程中，應該結合工程項目實際要求，組建專業的指揮引導部門，便于協調各個部門之間關系，疏通管理通道，保證工程項目建設工作有序進行。并且，指揮部門需要在內部設定專業的檔案管理機構，并且配備專業的檔案管理工作人員。檔案人員不但需要做好工程建設形成檔案信息采集、整合及管理工作，同時還要加強對各個參與工程建設、設計、施工、管理等部門的監管。在工程項目建設過程中，通過收集各項檔案信息，給后續業務指導提供支持[3]。與此同時，各個參與工程建設的企業，需要配備專業的檔案管理人員，并定期開展組織培訓工作，對工程建設過程中產生的各項數據進行整合和處理，保管好重要信息。在工程建設完成以后，需要根據合同要求及時向建設企業移交。各個部門檔案人員需要和指揮部門檔案室及時交流、合作，形成統一的檔案管理體系，不斷加強業務上的交流和配合。

2）加強檔案信息管理。在進行重點工程項目施工建設時，將會嚴格按照施工圖紙要求進行。加強施工圖紙及數據管理是非常必要的，一旦施工圖紙數據管理不到位，臺賬記錄不具體，將會給工程施工建設進度帶來直接影響，更阻礙檔案管理工作的落實。所以，加強日常臺賬記錄管理，可以有效保障檔案數據的完整性和全面性，給后續工程建設工作順利進行奠定基礎。臺賬登記一般包含收發登記、數據核實登記、歸檔文件登記等。臺賬內容通常涉及收發企業名稱、收發時間、收發數量、收發資料名稱以及經辦人等。檔案人員在整合各項數據信息過程中，需要預留存檔，之后下發給各個部門，做好臺賬記錄工作。除此之外，指揮部門在工程項目建設過程中形成的各項信息，如會議記錄、和設計部門交流的設計變更呢信息等，都要一一記錄。針對不滿足歸檔要求的數據，如復印件現象、簽字蓋章不全等數據，應該及時安排相關部門處理和完善。

3）嚴把工程資料質量關。工程項目建設檔案管理部門需要安排專業的技術人員在工程現場指揮部指揮辦公，其工作重點在于做好工程建設環節中對各個參與建設企業檔案管理引導工作。一般情況下，重點工程項目建設參與企業數量諸多，并且來自于不同區域，在檔案管理標準和要求上會存在一定差異，業務水平各不相同。要想保證工程建設數據的完整性，檔案管理人員不但需要定期進行各部門情況核查和指導，同時還要及時找出數據檔案形成過程中面臨的各種問題，定期對相關部門檔案、施工技術以及管理人員組織培訓，對檔案管理過程中可能出現的問題進行分析和解答，讓其掌握規范的管理標準，了解更多工程檔案在接收、整合過程中質量要求和管理方法，根據新的竣工圖章式樣統一格式。除此之外，在采集工程建設信息時，應該把重心放置在完善工程項目簽字手續上。針對大規模重點工程項目，外地企業數量較多，在工程建設完成以后，將會立即撤離工程現場，并參與到其他工程建設中。如果檔案人員沒有及時對工程檔案信息采集和審核，根據存在的問題提出對應改進建議，一旦企業撤離工程現場，要想讓施工企業中技術人員、施工人員負責整改或者簽字，難度比較大[4]。這樣不但會消耗更多的資金用于手續補辦，同時也會給工程資料保留帶來直接影響，影響檔案信息的完整性和真實性?；诖?，要想保證重點工程項目信息齊全、真實，要求工程檔案和工程建設工作進行同步管理，從根源入手，把檔案管理工作貫徹在整個工程建設環節中，保證檔案數據的全面性，提升工程檔案質量。

4）做好檔案信息整理工作。聲像檔案作為工程項目檔案中重要組成部分，其包含了視覺、聽覺為一體的特殊檔案，真實、精準的記錄著整個工程建設過程。要想讓工程檔案更具全面性和完整性，施工企業需要把聲像檔案方式運用其中，通過采集和整合聲像檔案信息，跟隨施工進度盡心拍攝，對每個施工流程、環節采用的施工工藝、技術等進行記錄，特別是重點工程，如地下工程、隱蔽工程等，應該保證拍攝的詳細性，隨后整合和剪輯一個完整的聲像檔案。

4 結束語

總而言之，因為在重點工程項目建設過程中，根據工程檔案和工程建設同步管理方式進行檔案管理，可以保證檔案數據的完整性和真實性，給后續相同項目建設提供數據支持。通過實現工程檔案和工程建設同步管理，可以給其他工程項目管理和應用提供保障，給其他重點工程項目建設檔案管理積累經驗。

參考文獻

[1]李繼紅.淺談企業重點工程建設檔案管理[J].辦公室業務，2017（03）：104.

[2]林梅娥.淺談建筑工程檔案管理存在問題及對策建議[J].福建建材，2017（09）：110-111+124.

[3]喻德雯.淺談重點工程檔案的收集[J].城建檔案，2016（02）：24-25.

[4]牛繼來.淺談檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業務，2018（03）：45.