企業檔案管理中的難點及對策分析

陳杏

摘 要：在企業發展過程中，檔案管理工作非常重要，檔案管理都能夠有效地促進工作效率，同時也能夠更好的為公司各項工作服務。為了更好的解決檔案管理中的難點，我們首先要探討現階段企業各部門中檔案管理具體存在著哪些問題，分析并提出相應的解決措施，才能夠探索出正確的檔案管理解決對策。

關鍵詞：檔案管理;難點;對策

改革開放以來，很多企業都在進行改革，使企業的發展能夠順應時代發展的潮流，這對企業的檔案管理提出了新的要求。因此，企業應該加強自身的檔案管理工作，順應新時期的發展形勢，做到有效推動企業可持續發展，提升企業生產經營的效益和質量。

1 企業檔案管理工作的重要性

無論對哪個企業來講，檔案管理工作都是其必不可少的管理內容之一。歷史資料證明，檔案的梳理能夠比較準確的反映一個企業的成長經歷，是其發展的重要的標本。所以，檔案工作是一項保密性和專業性較強的工作，所以它對于工作人員的職業素質要求比較高，同時，也因其內容的重要性，需要工作人員經過專門的培訓，才能夠掌握檔案工作的要領。具體來講，對于一個企業而言，它從建立到今天，所進行的一切行政業務、生產活動、組織宣傳等活動中所形成的具有一定保存價值的文字、圖片、報表、榮譽等記錄，這就是指這個企業的檔案。在企業的檔案中，所包括的內容非常的繁雜，所以，檔案工作的整理在一個企業綜合管理中占據著舉足輕重的地位?？傊梢哉f，一個企業要發展，要追趕時代的步伐，其規范化的檔案管理是其必不可少的推動力。

2 檔案管理中的難點

2.1 檔案分類規則不統一

在檔案管理的過程中我們要對不同的檔案進行分類處理，在檔案數量如此巨大的情況下，只有對于不同類別的檔案進行分類管理，如此才能夠提高工作效率，同時也能夠便于檔案的保存和檔案的查找。但是無論是企業還是政府部門，在檔案管理的過程中總是存在檔案分類不統一的問題。比如說政府部門在對人事進行管理的過程中，要保存各種各樣的人事信息，而相關這些信息還要進行分類處理，這樣才能針對每個人的特點進行不同的分類，也能夠保證每個人的事情都得到合理的處理。但是如果沒有一個統一的分類規則，不同的工作人員會對檔案進行不同的處理，在整個部門工作的過程中出現偏差，必然會影響到檔案的管理。在企業中更是如此，一些企業對員工的個人信息進行保存的過程中，不同部門的員工要進行不同的處理，如果說整個企業中檔案的分類規則都沒有進行統一的話，必然會影響到員工的檔案管理工作，進而影響到公司的人事管理。

2.2 檔案管理的設備不夠完善

目前企業主要是通過計算機和網絡去實現現代化、科學化的檔案管理，所以對檔案管理的設備要求就很高。因為檔案管理是伴隨著企業的發展而一直存在的，有著很長的管理周期，因此就要求企業必須要定期對管理設備進行維護和更新，這樣才能保證檔案管理的工作效率。然而現在很多企業為了節約成本，檔案管理的設備基本上就沒有更新過，只要是設備還可以用就繼續使用。但是，像計算機這種電子設備是會隨著時間而不斷進行更新換代的，如果企業長期不對設備進行更新，就會嚴重地影響檔案管理工作的進度。

2.3 企業檔案管理工作的制度不完善

由于企業檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對于其工作步驟的控制往往也會出錯。一般來說，大部分企業并沒有建立一套完善的企業管理工作制度，對于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實缺乏一定的系統性和科學性。有的甚至會在資料整理的過程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對于檔案的收集不全面，這些現象的發生都表明了我國大部分企業的檔案管理工作制度并不完善，是一個亟待解決的嚴重問題。

3 解決企業檔案管理中難點的對策

3.1 建立統一的管理規則

為了更好的解決檔案管理中存在的一系列問題，攻克檔案管理中的難點，就要制定相應的解決措施，才能夠完善相關部門的檔案管理工作。首先要建立一個統一的管理規則，比如說在政府等有關部門管理相關檔案的過程中，一定要對不同的檔案做出不同的歸類，而這就要求有一個統一的管理規則。具體要按照什么標準分類的要弄清楚，是按照不同工作的標準進行分類，還是按照不同人的信息做出分類，這一點在政府部門中要有一個統一的標準。這樣不同的工作人員在工作的過程中也能夠根據相關制度來進行檔案管理，提高檔案管理的效率，同時也能夠保障檔案管理實現正規化。對于企業而言更是如此，由于不同員工的個人信息需要分類保存，相關檔案的管理要根據一定的標準才能夠進行分類，建立一個統一的管理規則，可以實現企業檔案管理的正規化，保證員工更好地進行檔案管理工作，避免檔案管理出現規則不統一的問題，給檔案的分類造成一定的影響。

3.2 強化檔案工作的管理與檢查

在進行檔案工作的管理過程中，由于檔案內容的繁多和存檔環節的多樣，出錯率就會增多，在這樣的背景下，加強對檔案工作的檢查環節是非常有必要的，這能在很大程度上提升檔案工作的效率，減少出錯率，促進檔案管理工作的科學化和規范化。具體來講，就是在做好檔案的資料收集、整理、分類等一系列工作的基礎上，做好檔案資料的補充、利用等工作，在這些前期工作完成之后，對其進行定期的檢查，強化檔案的管理工作。根據目前所收集到的眾多企業的檔案管理案例來看，采取嚴格的檔案檢查和定期進行考核的方式，能夠極大的推進檔案管理工作的效率，提高檔案管理人員的工作積極性和責任心，并且在很大程度上促進檔案管理機制的良性運營。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

1）檔案管理人員應該多了解檔案管理方面的專業知識，緊跟時代發展的潮流，學習先進的管理方法和管理手段。而且還要對檔案管理工作進行深刻的認識，明確檔案管理工作的內容以及服務的對象，除此之外還應該具有一定的專業素養和專業技能，這樣才能順應時代發展的要求，提高工作效率。2）要懂得謙虛，經常向他人學習，取長補短。因為在檔案管理人員工作的過程中總會遇到一些難題，在這時候就體現出了合作的重要性，管理人員可以向優秀的管理人員學習，并與優秀的管理人員進行溝通和交流，共同解決遇到的難題，這樣不僅能提高自己的專業水平，還可以將自己的檔案管理工作做得更好。

3.4 實現企業檔案管理現代化

新形勢下，信息社會對檔案工作的要求時檔案管理的數據化、信息化，這也是檔案管理人員發展的必然方向。在這種大趨勢下，就要求企業的檔案管理人員必須具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，以及運用新興的科技手段和先進的管理方法管理檔案的技能，在不斷提高自身專業業務素質的同時，熟練運用計算機，并且注重信息文化方面的理論知識的學習，努力使自己成為新形勢下的綜合性的現代檔案管理人才。

4 結語

如果檔案管理中出現了各種各樣的問題，很有可能會給相關部門的工作帶來一定的困擾，尤其是對于一些國家機關而言，如果檔案管理存在一定的問題，就會給人力資源管理造成阻礙，不能有效發揮人才的作用，不利于社會的進步和企業的發展。所以說，探索一個正確的檔案管理方式，才能促進相關企業向正規化發展。

參考文獻

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