數(shù)字化時(shí)代檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本路徑

李映紅

摘 要：伴隨數(shù)字化信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)也被廣泛用于信息資源管理、檔案管理等領(lǐng)域，為單位長期保存檔案提供了新工具。與數(shù)字化信息技術(shù)密切相關(guān)聯(lián)的數(shù)字檔案建設(shè)是當(dāng)前各個(gè)單位檔案建設(shè)的重點(diǎn)工作，事關(guān)單位檔案服務(wù)實(shí)效。為此，如何將數(shù)字化信息技術(shù)融入到檔案服務(wù)領(lǐng)域，成為單位檔案管理專責(zé)的研究重點(diǎn)。本文立足于數(shù)字化時(shí)代，對(duì)檔案服務(wù)工作予以探究，提出自己關(guān)于檔案服務(wù)創(chuàng)新的相關(guān)建議，以期能夠?yàn)閱挝粰n案建設(shè)提供新思路，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與檔案的有機(jī)融合。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè);檔案服務(wù);電子檔案;信息技術(shù)

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的概念

檔案管理本質(zhì)上屬于一種信息資源管理，即對(duì)各種種類的信息資源進(jìn)行分類處理、整合以及歸檔的一項(xiàng)工作。隨著單位各項(xiàng)工作不斷深化，每個(gè)單位所產(chǎn)生的檔案資源隨之增加，單純通過人力資源，難以應(yīng)對(duì)日漸復(fù)雜的檔案管理工作。因此，檔案管理學(xué)學(xué)界以及檔案實(shí)務(wù)領(lǐng)域提出了檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。所謂檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，將其與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理的一種新型檔案管理模式[1]。也就是說，檔案數(shù)字化建設(shè)包含兩個(gè)層面的內(nèi)容，第一，對(duì)原有以及將來產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的形式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理的基本目標(biāo)。第二，對(duì)原有以及將來產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行管理。

2 數(shù)字化時(shí)代檔案服務(wù)存在的主要問題

2.1 檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作薄弱

數(shù)字化時(shí)代檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)是一種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及技術(shù)化的服務(wù)。然而，當(dāng)前部分單位檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)存在相關(guān)問題，具體表現(xiàn)如下：第一，紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理欠缺規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性以及技術(shù)性[2]。對(duì)于不同類型紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為何種格式的電子檔案，單位并沒有予以詳細(xì)規(guī)定，導(dǎo)致實(shí)踐中出現(xiàn)格式不統(tǒng)一的問題，影響檔案統(tǒng)籌管理。第二，檔案資源整合利用欠缺規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性以及技術(shù)性，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為電子檔案后，如何與電子檔案進(jìn)行整合，單位并沒有加以規(guī)定，難以為工作人員提供明確指引，不利于數(shù)字檔案管理實(shí)效的提升。

2.2 檔案服務(wù)協(xié)同能力差

數(shù)字化檔案資源以數(shù)字化的形式表現(xiàn)出來，這就意味著其在傳輸過程中可以突破時(shí)間、空間的界限，這是其與紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別。當(dāng)前，我國在檔案服務(wù)協(xié)同領(lǐng)域基礎(chǔ)薄弱，許多單位并未開展檔案共享工作，不利于單位檔案管理成本的縮減[3]。第一，部分地區(qū)上下級(jí)單位檔案管理系統(tǒng)之間仍然處于較為封閉的狀態(tài)，上下級(jí)單位檔案管理部門之間存在重復(fù)工作的問題，不利于單位檔案管理實(shí)現(xiàn)專業(yè)化以及集成化。第二，部分地區(qū)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間檔案共享工作仍處于空白階段，難以最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

2.3 檔案安全建設(shè)缺乏創(chuàng)新

從辯證法的視角來看，檔案數(shù)字化建設(shè)并不是沒有任何缺陷的，其雖然能夠提升單位檔案管理實(shí)效，但也容易發(fā)生安全問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源在傳輸過程中容易遭受木馬、黑客等病毒程序的攻擊，進(jìn)而導(dǎo)致檔案泄密、檔案損壞、檔案惡意加密等問題的發(fā)生。當(dāng)前，部分單位檔案安全建設(shè)缺乏創(chuàng)新，具體表現(xiàn)如下：第一，檔案安全管理機(jī)制存在漏洞，沒有分別從事前、事中以及事后三個(gè)階段對(duì)數(shù)字檔案安全管理予以規(guī)定。同時(shí)，部分單位檔案安全管理規(guī)章制度中關(guān)于安全管理的內(nèi)容較為原則化，導(dǎo)致檔案安全管理流于形式。第二，檔案安全管理技術(shù)滯后。部分單位仍然是單純通過防火墻、殺毒軟件對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行安全管理，無法適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的變化。

3 數(shù)字化時(shí)代檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本路徑

3.1 加強(qiáng)檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源在單位決策參考、信息參考、政策法規(guī)研究等領(lǐng)域的作用，最大限度地發(fā)揮檔案功能，單位必須要推動(dòng)檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。第一，單位要進(jìn)一步完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，營造數(shù)字化建設(shè)環(huán)境，確保紙質(zhì)檔案能夠被處理成相應(yīng)格式的電子檔案。同時(shí)，對(duì)于不同類型的紙質(zhì)檔案，要明確相應(yīng)的格式，便于檔案統(tǒng)籌管理。通常而言，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為pdf格式能夠更好地確保相關(guān)文件的清晰度、可識(shí)別度以及安全性，便于在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)籌管理。第二，單位要加快檔案資源整合利用創(chuàng)新，創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)。單位可以根據(jù)檔案類型，在檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)不同的檔案管理模塊，明確不同類型檔案的管理流程，確保紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為電子檔案后，能夠及時(shí)錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。

3.2 探索檔案服務(wù)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)檔案共享

檔案服務(wù)協(xié)同最早起源于日本的“MLA協(xié)作”方式，即日本各個(gè)地區(qū)檔案館對(duì)館內(nèi)檔案資源進(jìn)行有機(jī)整合，形成資源優(yōu)勢(shì)后對(duì)檔案進(jìn)行共享的一種模式。近些年來，檔案服務(wù)協(xié)同成為各個(gè)單位檔案建設(shè)的新目標(biāo)。基于此，單位有必要探索檔案服務(wù)協(xié)同，進(jìn)一步延伸單位檔案服務(wù)的價(jià)值鏈，打造通力合作的互贏模式。第一，上下級(jí)單位之間要加強(qiáng)檔案服務(wù)協(xié)同，通過數(shù)字化技術(shù)打通單位檔案管理系統(tǒng)之間的技術(shù)壁壘，夯實(shí)檔案共享的基礎(chǔ)。例如，上下級(jí)單位之間可以通過物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案共享，實(shí)現(xiàn)政策法規(guī)、業(yè)務(wù)文件之間的自由傳輸與共享。第二，單位要探索與其他業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位進(jìn)行協(xié)作，防止各自為政問題等問題的出現(xiàn)，創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益。所謂業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位，即在單位職能、業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在交叉、重合的相關(guān)單位。業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間加強(qiáng)檔案服務(wù)協(xié)同，可以減少本單位的檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)檔案溢價(jià)的基本目標(biāo)。第三，單位要加快與本區(qū)域檔案館的合作，助推本區(qū)域檔案館建設(shè)。

3.3 重點(diǎn)關(guān)注檔案安全，創(chuàng)新安全管理模式

檔案安全是檔案服務(wù)的基礎(chǔ)和起點(diǎn)。單位只有確保數(shù)字檔案安全，保證數(shù)字檔案資源的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，才能體現(xiàn)數(shù)字檔案的價(jià)值。第一，單位要健全數(shù)字檔案安全管理機(jī)制，打造事前、事中以及事后全方位管控的安全管理模式。首先，事前防控則是要著眼于流程優(yōu)化，通過規(guī)章制度對(duì)各個(gè)崗位的安全管理職責(zé)予以明確，提升檔案管理專責(zé)的安全管控意識(shí)。其次，事中防控則是要著眼于實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案安全管理中存在的問題，并采取更有指向性的措施，減少數(shù)字檔案安全管理的死角。最后，事后防控則是要著眼于應(yīng)急管理領(lǐng)域，出臺(tái)相關(guān)的應(yīng)急辦法，及時(shí)應(yīng)對(duì)檔案安全事件。第二，單位要進(jìn)一步利用新型檔案安全技術(shù)。單位可以綜合利用數(shù)字水印、云加密、云儲(chǔ)存、訪問權(quán)限、系統(tǒng)密鑰、區(qū)塊鏈等新型安全技術(shù)對(duì)本單位的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全管控，實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

作為信息資源的集合體，檔案既是一種歷史憑證，也是單位各項(xiàng)工作的證明，其重要性不言而喻。數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程日益加快的現(xiàn)階段，單位檔案服務(wù)面臨著新的挑戰(zhàn)以及要求。一方面，如何利用網(wǎng)絡(luò)傳輸工具、信息智能檢索工具以及檔案管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，需要檔案管理人員加以思考。另一方面，如何進(jìn)一步突破數(shù)字化信息技術(shù)，推動(dòng)數(shù)字化信息技術(shù)與單位檔案管理工作的深度融合，彰顯檔案服務(wù)的價(jià)值，成為檔案管理人員需要加以探索的問題。綜上，檔案管理人員必須要養(yǎng)成全局思維、網(wǎng)絡(luò)思維以及創(chuàng)新思維，結(jié)合本單位檔案管理種類、內(nèi)容以及職責(zé)，有意識(shí)地將數(shù)字化信息技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)工作跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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