探析信息化背景下文書檔案管理工作的創新

文/李赫恩

在信息化背景下，加快推動文書檔案信息化管理創新是當前檔案管理中的重點內容。一方面，能夠快速、高效完成文書檔案資料的傳達，提高文書檔案管理工作水平。另一方面，能夠滿足當前社會公眾對文書檔案提出的多樣化需求，充分發揮檔案價值。

從本質上來講，創新文書檔案信息化管理模式就是基于先進網絡技術收集整理文書檔案信息。因文書檔案具有涉及內容廣泛的特征，因此需要做好內容的分析和記錄工作，如果依舊采用以往傳統的人工管理模式，必然會耗費大量時間和精力，同時也難以保證管理質量。而基于信息化背景下的文書檔案管理工作創新，能夠提高檔案管理效率節約人、物等的投入，為用戶提供更為優質的檔案服務。

信息化背景下文書檔案管理創新的意義

提高文書檔案管理效率。將信息技術應用于文書檔案管理工作中，能夠在原有基礎上進一步提高檔案管理效率。與傳統人工文書檔案管理模式比較，計算機技術進行檔案處理能夠縮短檔案處理所需時間，同時也能夠降低錯誤率。在進行文書檔案資料查詢時，只需要通過信息管理系統中的檢索功能，輸入日期、名稱等關鍵詞，即可快速找到所需要的檔案資料。

文書檔案管理更加規范。基于信息化建設的文書檔案管理系統，能夠促使檔案管理模式更規范。傳統模式下的文書檔案管理大多采用“人工+紙質”的方式進行記錄，不僅效率低下，也可能會出現記錄錯誤。而在信息化背景下，應用計算機、大數據等先進技術進行文書檔案管理，能夠有效銜接各種文書檔案，做好檔案數據的定位管理工作，同時還可對非數字文書檔案進行識別和存儲，規范文書檔案管理工作模式。

安全快速完成檔案傳遞。在文書檔案管理創新中，將先進的信息技術應用其中，能夠進一步提高檔案傳遞速度，保證檔案信息的安全性。文書檔案傳輸通過內部局域網即可實現快速傳遞共享，還能夠有效避免文書檔案在傳遞過程中丟失、損毀等情況，確保檔案資料傳遞的安全性和完整性。

信息化背景下文書檔案管理的創新策略

創新檔案管理信息化工作理念。只有意識到創新文書檔案管理信息化工作的重要性，才能從根本上激發檔案管理人員的創新意識和工作積極性，以積極主動的心態做好文書檔案管理工作。可以將信息化管理工作理念作為開展文書檔案管理工作的引導，從根本上轉變傳統管理思想，有目的地開展檔案管理創新工作。同時還要加大對文書檔案管理的資金投入力度，引進先進的信息化管理設備、系統，提高信息搜集、整理、分類、保存等各項工作的效率和質量，發揮檔案管理的信息化特征。

建立檔案信息化網絡管理平臺。以數字化、信息化辦公系統為基礎，建立一套符合文書檔案管理實際的信息化網絡管理平臺，并通過建立網站便于社會公眾獲取相應的檔案信息。一是在網絡管理平臺設置專門用于文書檔案加工的功能，為檔案歸檔、修改等工作奠定良好基礎。二是通過網絡管理平臺，根據檔案價值進行分類整理，并存儲至相應位置，以便進行檔案查詢和使用。

提高檔案管理人員信息化水平。人才是保障檔案信息化管理工作順利開展的根本前提，這就要求檔案管理人員具備信息管理方面的能力。要加大對檔案管理人員信息化培訓力度，組建一支具備專業水平、信息管理能力強的團隊，從根本上提升檔案管理效率和質量。一是對檔案管理團隊人才結構進行優化，既要有具備專業技能的管理型人才，又要有精通計算機、信息技術的復合型人才。二是應定期或不定期地組織專業培訓，不斷提升檔案管理人員信息化水平。

加強檔案資料的保密管理工作。信息時代雖然能夠為人們提供海量的網絡信息，但同時也對信息安全性、真實性產生一定影響，因此必須高度重視信息安全管理工作。對不可向社會公眾開放的檔案資料應做好保密管理工作，針對檔案資料設置訪問、查閱等權限，限制查閱的范圍。檔案資料投放網絡前應實行嚴格檢查，對于等級比較高的檔案資料，通過設置申請驗證、填寫密碼等程序，保證檔案的安全。

檔案信息化管理模式在社會經濟發展中占據著重要地位，因此，應加快創新進程，不斷提高文書檔案信息化管理水平。