淺談阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程建設檔案管理

張 娟

隨著知識經濟時代的到來，檔案管理工作呈現出新的變化，對治淮工程項目檔案管理工作提出了更高的要求。近年來，治淮工程建設蓬勃發展，投入的治淮建設資金大幅增加，工程質量要求越來越高，治淮工程檔案的管理愈來愈重要，工程竣工驗收之前必須進行檔案專項驗收，檔案驗收不合格的，工程就不能竣工驗收，治淮檔案的收集、整理、信息化和規范化意義更加重大，因此做好治淮工程檔案的收集與整理勢在必行。現以阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程為例，就治淮工程檔案收集整理及管理工作中的一些問題進行探討。

一、治淮工程檔案管理的特點和難點

1.建設周期長

治淮工程前期審批需要經過項目建議書、可行性研究報告、實施方案、土地預審、環境影響評價、移民安置、初步設計報批等諸多環節，受國家宏觀政策等因素影響多，前期審批工作歷時時間長。阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程批復概算總投資40604.56 萬元，2008年，國家發改委對該項目的項目建議書進行了批復；2010年3月，國家發改委對該項目的可研報告進行了批復；2010年6月，水利部淮河水利委員會提出項目初步設計審核意見；2010年7月，安徽省發改委對該項目初步設計進行了批復。工程于2010年10月開工建設，2017年7月完成，從開始到竣工整個建設周期歷經10年時間。

2.涉及范圍廣

世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程涉及阜陽市八里河、焦崗湖、西淝河下游3 片洼地，基本情況如下：八里河流域面積479.7km2，總人口38.2萬，耕地43.1 萬畝；焦崗湖流域面積480 km2，總人口39.3 萬，耕地46.7 萬畝；西淝河流域面積1621 km2，總人口125.7 萬，耕地171.4 萬畝。

3.工程建設內容復雜

世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程主要有堤防加固工程、河道與排澇干溝疏浚工程、泵站工程、涵閘工程、橋梁工程等五個方面。

（1）堤防加固工程：加固堤防總長25.66km；（2）河道與排澇干溝疏浚工程：疏浚河道總長38.64km，疏浚排澇干溝總長79.04km；（3）涵閘工程28 座；（4）泵站工程3 座；（5）橋梁工程30 座。

4.參建單位多

參建單位有工程建設管理、勘測設計、施工、監理等，還涉及交通、通訊、消防、市政、電力、生態環境建設等領域。

5.檔案要求高

治淮工程建設過程中，工程檔案是質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可代替的重要依據，也是工程建設后，進行運行、維護管理中不可缺少的重要參考資料，對于資料的完整性、準確性、規范性、系統性都有很高的要求。

基于上述特點，治淮工程檔案管理還面臨著許多亟待解決的難點：檔案數量愈加龐大，給日常保管帶來困難；治淮工程持續周期時間跨度大，不利于檔案資料的系統收集、存儲；檔案管理信息化應用水平低，不便于檔案的提供運用等等。

二、治淮工程檔案資料的收集

1.科學確定收集范圍

凡是記錄和反映阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程全過程，包括從項目提出、可行性研究、勘測設計、決策、招投標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的，具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的原始記錄材料，都屬于收集歸檔保存的范圍。主要有前期批文、合同協議、來往文件信函、各類記錄、完整圖紙、聲像檔案等等。

2.明確收集工作相關責任

（1）建設單位：首先應制定統一的管理制度和業務規范，將項目文件的形成、收集、整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責任制，實行全過程質量管理。再者應按歸檔范圍負責收集、整理本單位各部門在項目建設活動中形成的文件，如項目前期文件、合同、招投標文件、竣工驗收文件等。

（2）勘察單位：負責勘察測繪文件的收集匯總，并按合同規定的要求和時限向建設單位移交。

（3）設計單位：負責初步設計、技術設計、施工圖設計文件和圖紙等的收集匯總，并按合同規定向建設單位移交。

表1 阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程分類及編碼表

（4）監理單位：按照規范規定和合同約定，對項目監理活動中形成的文件進行收集、整理，向建設單位移交。應該將設計、施工等單位形成文件的質量和案卷質量納入工程質量監控范圍，對參建單位項目文件收集、整理和移交的竣工檔案質量情況進行審查，并簽署審查意見。

3.設定收集時間

項目文件收集應與項目建設同步進行。為了確保阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案資料的齊全、完整、準確，檔案收集整理工作基本做到與工程建設同步進行，并給以足夠的經費支持，配備電腦、復印機、空調及各類辦公設備等，保證了工程檔案資料整編工作的順利進行。

4.保證收集工作順利開展應采取的管理措施

（1）對項目文件形成、積累進行全過程控制；（2）確定項目文件收集范圍；（3）項目文件在辦理完畢后應及時收集，并實行預立卷制度。

三、治淮工程檔案資料的整理

1.分類依據

分類是檔案整理的核心內容，也是整理的第一步，分類是否科學決定檔案的整理質量、利用效率，所以分類要清晰，方便檢索。阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案資料管理工作的主要依據有：水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦〔2005〕480 號）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）以及安徽省水利廳關于水利基本建設項目檔案資料整理的有關規定。

2.分類原則

以阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程所產生的全部文件材料為對象，結合工程實際內容，在遵循文件材料自然形成規律和保持文件材料之間的歷史聯系原則下，編制檔案實體分類方案。各級類目根據阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程的實際情況和檔案管理的實際需要來確定，并按照編制要求進行排列。

3.分類方案及檔號的標注方法

檔案的分類編號應體現概括性、包容性(合理性)、唯一性、相對的穩定性和擴充性。在遵循文件材料自然形成規律和保持文件材料之間的有機聯系的原則下，按照合理性、簡單性原則，在便于保管和利用的前提下，建立阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案。

檔號結構分為：項目（工程）號、類別號、案卷號。類別號與案卷號中間“—”連接。

分類編碼：阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案為一個項目，代碼FYSHWD 表示阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程。分類方案原則上按綜合管理類、施工類、監理類三類進行。詳見表1。

為了便于工程檔案的管理與提供利用，案卷順序號采用以每個類別為單位，用阿拉伯數字1、2、3……編制流水號。

為醒目易讀和便于區別分類號上下位類的關系及識別分類號與案卷號，在分類號間用間隔號“· ”隔開，在分類號與案卷號間用連接號“-”作為間隔符號。

四、結語

治淮工程建設周期長、投資大，在整個工程建設中，形成的檔案數量大、種類多、專業性強。需要參建各方高度重視，緊密結合治淮工程建設實際，健全檔案管理制度，建立檔案管理網絡，加強檔案機構隊伍建設，配備既懂工程技術又懂檔案管理的復合型專職檔案管理人員，實現過程控制和全程跟蹤有效，切實提升工程建設檔案管理工作的整體水平，以最大限度地滿足治淮建設發展的要求■