現代企業檔案管理工作的信息化建設探析

楊瑩

摘要：企業在生產經營過程中，檔案管理是十分重要的一項工作。以往，企業在開展檔案管理工作的過程中，采用的主要是人工管理的方式，但是，隨著時代的發展，這樣的管理方式也出現了諸多問題。本文就針對企業檔案管理信息化建設的相關策略進行了研究，希望能有效提升企業檔案管理工作的質量。

關鍵詞：現代；企業；檔案管理；信息化建設

前言

檔案管理是企業管理工作的一個重要的組成部分，主要針對的對象是企業在生產經營過程中形成的各種文件資料，通過合理的保存方式以及使用方式，提升企業管理者決策的質量，使企業能夠具有更強的市場競爭力。本文主要針對現代企業檔案管理工作信息化建設的策略進行了研究，希望能有效提升企業檔案管理工作的質量，促進企業長遠發展。

一、深化企業管理者對檔案信息化的認識

做好企業檔案管理工作，不僅能夠使企業在生產經營過程中形成的重要文件資料得到更好的保存，而且能夠輔助相關人員對企業現有資源進行全面的規劃與統籌，在此基礎上，實現企業市場競爭力的提升，為實現企業持續健康發展打下良好的基礎[1]。因此，企業管理者在開展管理工作以及組織運營工作的過程中，對于檔案管理信息化建設的相關工作，必須從思想上加強重視，不斷更新自己的管理理念，提升企業管理的信息化程度，為企業檔案管理工作的開展營造良好的環境。現階段就有很多企業管理者的已經認識到了企業檔案管理的信息化建設的重要性，將相關工作納入到了企業的中長期戰略管理范圍之中，從企業檔案管理信息化建設的系統支持角度、組織建設建設角度出發，企業檔案管理信息化建設取得了非常好的成效，無論是從企業發展戰略制定合理性的角度來講，還是從企業整體發展的角度來講，都起到了非常積極的推動作用。

二、提升企業檔案信息化建設的規范性

在開展企業檔案管理工作的過程中，要想實現信息化水平的提升，就需要加強檔案管理工作的升級和優化，以國家針對檔案管理工作制定的相關法律法規為基礎，加強對企業檔案管理工作開展的指導和規劃，不斷對企業檔案管理信息化管理系統的結構進行優化[2]。具體可以嘗試從以下兩個方面著手，一方面在檔案管理體系和檔案管理政策制定方面，需要充分考慮到企業現階段的運營情況和資產情況，確保企業進行檔案管理信息化建設的過程中能夠有明確的方向，在充分發揮信息技術優勢的基礎上，提升企業檔案管理的信息化程度，另一方面，在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，不僅要重視細節方面的問題，還需要從宏觀的角度出發對相關問題進行綜合的考量，使企業檔案管理的信息化建設能夠具有更強的規范性。

三、建立完善的企業檔案管理信息化制度

企業檔案管理信息化建設工作的開展過程中，管理者必須要有清醒的認識，即檔案管理信息化建設并不是一項一蹴而就的工作，而是一項需要長期開展的工作，必須要以國家相關的法律法規為基礎，建立完善的企業檔案管理信息化制度。具體可以從以下兩個方面出發，首先，要考慮到信息時代對于企業發展提出的要求，以現代檔案管理信息化的基礎理論為前提，建立完善的企業檔案信息化制度[3]。在保證企業檔案保存完整性的基礎上，提升檔案管理工作開展的效果。其次，在檔案管理工作的開展過程中，相關部門需要加強監管，明確每一個崗位需要具體負責的工作，當發現檔案管理工作中存在問題的時候，要給予采取有效的措施予以解決，最大限度的降低因企業檔案管理工作開展的不合理性而給企業發展帶來的不利影響。現階段，很多企業在檔案管理信息化建設方面已經取得了非常不錯的成績，尤其是在檔案管理制度的建設方面，已經形成了十分完善的體系，具體包括檔案保密制度、檔案登記制度、檔案保存制度、檔案使用制度等，此外，在電子檔案的建設與管理發方面也形成了十分完善的制度，在防止檔案泄密的基礎之上，充分發揮了檔案在企業發展中的積極作用，對于氣壓企業來說有著十分重要的借鑒價值。

四、重視企業檔案管理信息化人才的培養

現階段，企業檔案信息化建設的推廣過程中，部分企業之所以會遇到瓶頸，一個十分重要的原因就是專業人才的缺乏，因此，從長遠的角度來看，企業要想提升檔案管理信息化程度，專業人才的儲備是最基礎的條件。具體可以從以下幾個方面著手，首先，可以采取人才引進的方式，企業可以給予優厚的待遇，吸引相關人才到企業中工作。企業可以與當地高校結成戰略合作伙伴，鼓勵高校根據企業的實際需要進行人才培養，確保企業在檔案管理信息化建設過程中能夠有足夠的人才支持。其次，可以對企業現有的檔案管理人才進行培訓，提升他們的信息素養，使他們能更好地適應未來檔案管理工作的需要的，解決企業檔案管理信息化建設人才欠缺的問題。最后，針對企業人才管理的相關問題，需要建立完善的平臺，在了解企業發展需要的基礎上，對企業人員引進以及人才培養相關方面的工作進行合理的優化，保證企業檔案管理信息化建設人才培養的科學性。

結語

綜上所述，信息技術的快速發展，對于企業檔案管理工作的開展來說既是機遇也是挑戰，借助檔案管理信息化建設來實現檔案整理質量、檔案收集質量的提升，是現階段主要需要解決的問題。因此，就需要企業管理者加強對相關問題的重視，加強研究，不斷優化企業的檔案管理信息化建設措施和建設制度，提升企業檔案管理信息化建設的質量，從而實現企業更為長遠的發展和進步。

參考文獻

[1]黃欣欣.現代企業檔案管理工作的信息化建設探析[J].蘭臺內外，2019（19）：79-80.

[2]韓繼紅.現代企業檔案管理工作的信息化建設淺談[J].辦公室業務，2018（16）：63.

[3]謝佳辰.現代企業檔案管理工作的信息化建設探析[J].財會學習，2018（05）：127-128.