加強和改進中學檔案管理的思考

文/湖南省邵陽市第四中學 王芳玲

加強和改進中學檔案管理的思考

文/湖南省邵陽市第四中學 王芳玲

本文主要是針對中學檔案管理現狀以及具體的中學檔案管理改進措施展開分析，希望能為教學工作者提供參考。

中學；檔案管理；優化措施

中學檔案作為一種載體，詳細記錄著教學實踐中有價值的數據信息，對于教學活動的開展和學校自身的發展具有重要意義。但是，如今的中學檔案管理還存在一些問題，限制了檔案作用的發揮。因此，有必要加強和改進中學檔案管理，提升檔案管理水平，充分發揮出檔案應有的價值。

一、中學檔案管理現狀分析

（一）檔案意識不夠強，思想認識不到位。在中學檔案管理過程中，學校領導缺乏足夠的認識和重視，尤其是在人員配置方面。很多學校均沒有配備專門的檔案管理人員，即便是安排的專職檔案員，但是也是屬于專職的性質，還需要負責其他學校事務，而沒有足夠的精力展開檔案管理工作，更不用說細致的研究檔案工作。此外，檔案員自身缺乏檔案意識，思想覺悟較低。由于學校領導和教師對檔案工作不夠重視，檔案員自身也會放松思想，工作較為懈怠，由此使檔案管理處于較為混亂的狀態中。

（二）工作機制不夠健全，制度落實不到位。首先，檔案工作機制不夠完善?，F如今多數中學尚沒有構建完整的檔案工作機制，檔案管理工作比較隨意，沒有實施統一的方式管理檔案資料。還有一些檔案資料，分散在學校的其他部門中，缺乏專人管理，長此以往很容易造成一些重要的資料丟失。其次，管理不夠嚴格。在檔案交接或者是檔案查閱過程中，由于沒有嚴格地執行檔案管理制度，檔案入庫沒有認真記錄，檔案借閱沒有做好登記工作，由此常會出現檔案丟失的情況。

（三）學校檔案工作人員的業務水平低?，F如今，很多中學檔案管理人員專業水平較低，均不是檔案專業畢業，檔案管理相關方面知識比較匱乏，缺乏系統性。由于專業素質和業務能力有限，由此影響到檔案管理效果。

（四）現代服務理念不強，服務手段落后。當今時期處于信息技術時代，因此中學檔案管理也需要邁向全新的階梯，緊跟時代發展的步伐。但是很多中學檔案管理方式依舊是采取傳統的人工操作方式，沒有充分發揮出信息技術的作用，影響了檔案查閱的效率，不僅費時費力，還會影響到檔案的利用價值。

二、如何提高學校檔案管理工作水平

（一）增強檔案管理意識。為了最大限度地發揮出檔案的價值，中學領導人員以及檔案管理人員，必須及時轉變理念，對檔案管理工作提高重視程度。管理人員需要收集散落到各個部門的檔案，同時中學領導人員做好配合工作，有計劃地展開檔案管理工作，加大資金投入力度，并建立完善的措施和制度，為提升檔案管理水平提供有效的保障。

（二）完善管理制度，規范檔案管理。無規矩不成方圓。在中學檔案管理工作中，同樣如此，如果檔案管理沒有嚴格的制度支持，必將會導致檔案管理工作過于混亂，無法實現檔案管理的規范性和秩序化。所以，有必要建立健全檔案管理制度，推動中學檔案管理工作的順利開展。比如說，可以結合《檔案法》以及中學自身的檔案管理需求，制定《檔案庫房管理制度》《檔案利用制度》《專兼職檔案人員工作職責》，以及《綜合檔案室工作職責》等等規章條例，以此使檔案管理工作規范展開，提升檔案管理水平。

（三）提升管理人員的素質。作為檔案管理的最直接接觸人員，提升檔案管理人員的專業素質和工作能力至關重要。首先，提升檔案管理人員的專業技能，開展專業培訓屬于最有效的手段。管理人員可以在檔案館中，或者是向其他專業人員學習，也可以自學檔案管理方面的知識，在實踐工作中總結經驗，提升自己。其次，中學學校可以引入專業的檔案管理人才，提升管理水平。此外，注重檔案管理人員的計算機操作能力，通過使用現代化管理技術以此提升檔案管理能力，與時代發展接軌?？紤]到檔案管理屬于一種服務型工作，所以檔案管理人員自身必須具有良好的服務意識，以及較高的職業道德和責任感，為學校教職工提供優質服務?？梢哉f，檔案管理人員的整體素質，對于檔案管理工作的水平具有直接影響。只有檔案管理人員能夠堅實學習，不斷提升自身的專業能力和技能，加強先進管理理念和技能的掌握，才能夠提升檔案管理的質量。

（四）全面強化現代化手段的應用。中學檔案管理實施現代化管理，是時代發展的必然趨勢。因此，各個中學有必要結合自身規模和條件，利用計算機和多媒體技術展開檔案管理，以此提升檔案管理效率。并且，在檔案管理過程中，必須對改進和完善工作流程提高重視程度，構建自動化管理平臺，加強對學校信息的產生、處理、傳遞和使用等環節的監控工作，完善檔案信息管理模式，以此使檔案管理在中學教務中更好地發揮作用。

三、總結

總而言之，做好中學檔案管理工作，對于學校的發展具有深遠的影響。針對現階段的中學檔案管理工作存在的問題，需要學校領導及時轉變理念，對檔案管理提高重視程度，構建合理的檔案管理制度，實施現代化管理模式，同時檔案管理人員注重提升自身素質和能力，切實提升檔案管理水平。

[1]韋珍秀.新時期如何加強學校檔案管理工作的思考[J].經濟期刊,2015(3)：24.

[2]畢強梅.新時期關于加強學校教務檔案管理工作的實踐與思考[J].現代交際,2016(22)：102-103.