Excel教學(xué)中的高級篩選問題

劉婷婷

Excel的篩選功能可以幫助我們從已有的復(fù)雜數(shù)據(jù)表中輕松得到所需數(shù)據(jù)，篩選功能有兩種方式：自動篩選和高級篩選。其中“自動篩選”只能用于條件簡單的篩選操作，不能實(shí)現(xiàn)字段之間包含“或”關(guān)系的操作;“高級篩選”則能夠完成比較復(fù)雜的多條件查詢，并能將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置。科學(xué)設(shè)置高級篩選中的條件區(qū)域，能夠?qū)xcel高級篩選功能發(fā)揮到極致。

一、高級篩選的操作要點(diǎn)

（一）條件區(qū)域的設(shè)置

高級篩選的重點(diǎn)和難點(diǎn)就是條件區(qū)域的設(shè)置。在高級篩選時，我們必須在工作表的空白位置建立條件區(qū)域。這個條件區(qū)域和要進(jìn)行高級篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域一樣，也有字段名，但沒有記錄。條件區(qū)域的第一行是字段名，第二行開始就是條件。

1.字段名

舉例說明，數(shù)據(jù)區(qū)域如圖1所示。

在圖1中，A1：A6是字段，A1的內(nèi)容是字段名。

圖2中，“姓名”“數(shù)學(xué)”“英語”“生物”就是字段名。

條件區(qū)域的字段名，順序可以和數(shù)據(jù)區(qū)域的一樣，也可以不一樣，但字段名必須和數(shù)據(jù)區(qū)域的一樣。所以，最好就是從數(shù)據(jù)區(qū)域把字段名復(fù)制過來，而不要自己去錄入，以免出錯。

2.條件

（1）條件的邏輯關(guān)系

條件是高級篩選的條件區(qū)域的關(guān)鍵。條件區(qū)域的第二行開始就是條件行，用于存放條件式，同一條件行不同單元格中的條件式互為“與”的邏輯關(guān)系，即其中所有條件都滿足才算符合條件;不同條件行單元格中的條件式互為“或”的邏輯關(guān)系，即滿足其中任何一個條件式就算符合條件。

（2）實(shí)例

條件1：篩選出“數(shù)學(xué)”<60，且“英語”<60的所有記錄（包含字段名：數(shù)學(xué)、英語）。

條件2：篩選出“數(shù)學(xué)”<60，或“英語”<60的所有記錄（包含字段名：數(shù)學(xué)、英語）。

條件3：篩出“數(shù)學(xué)”成績?yōu)?0（包含）和95（包含）之間的記錄（包含字段名：數(shù)學(xué)）。

條件4：篩出“數(shù)學(xué)”成績?yōu)?0（包含）和95（包含）之間的“陳”姓的學(xué)生記錄的記錄（包含字段名：數(shù)學(xué)）。

條件5：篩出“數(shù)學(xué)”成績?yōu)?0（包含）和95（包含）之間或“陳”姓的學(xué)生記錄的記錄（包含字段名：數(shù)學(xué)） 。

說明：

條件1和條件2容易理解，條件1是“與”的邏輯關(guān)系，兩個條件式在同一行;

條件2是“或”的邏輯關(guān)系，兩個條件式在不同行，或者說兩個條件式占兩行;

條件3 數(shù)字80（包含）和95（包含）是一個數(shù)據(jù)區(qū)間，也是“與”的關(guān)系，條件式在同一行;

條件4本身“數(shù)據(jù)區(qū)間”就是一個“與”的關(guān)系，再和“姓名”是“與”的邏輯關(guān)系。三個條件式都是“與”的邏輯關(guān)系;

條件5“數(shù)據(jù)區(qū)間”是一個“與”的關(guān)系，再與“姓名”是“或”的邏輯關(guān)系，三個條件式，兩個“與”的邏輯關(guān)系，一個“或”的邏輯關(guān)系。

它們的條件區(qū)域如下：

通過以上可知：在Excel高級篩選中，最關(guān)鍵的就是對條件區(qū)域的設(shè)置，條件區(qū)域中最關(guān)鍵的是條件式的設(shè)置，條件式中各是“或”還是“與”的邏輯關(guān)系，“或”的條件式不在同行，“與”的條件式在同行。

（二）打開“高級篩選”對話框

單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“排序與篩選”功能區(qū)的“高級”命令按鈕，打開“高級篩選”對話框。

（三）設(shè)置篩選方式

（1）在“方式”下，選中“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”的單選按鈕（如圖5所示）;

（2）單擊“列表區(qū)域”右側(cè)的拾取器按鈕，進(jìn)行單元格區(qū)域選取;

（3）單擊“條件區(qū)域”右側(cè)的拾取器按鈕，選取輸入的篩選條件單元格區(qū)域;

（4）單擊“復(fù)制到”右側(cè)的拾取器按鈕，設(shè)置顯示篩選結(jié)果的單元格區(qū)域;

（5）單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)會自動將符合條件的記錄篩選出來并復(fù)制到指定的單元格區(qū)域。

注意：若要通過隱藏不符合條件的行來篩選區(qū)域，請單擊“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”，系統(tǒng)會自動將符合條件的記錄篩選出來并復(fù)制到指定的單元區(qū)域。

二、實(shí)例應(yīng)用

在“第二學(xué)期成績表”中用高級篩選將“數(shù)學(xué)”成績?yōu)?0（包含）和95（包含）之間或“陳”姓的學(xué)生記錄的記錄篩選出來，復(fù)制到以A20單元格為左上角輸出區(qū)域，條件區(qū)是以H1單元格為左上角區(qū)域。完成后以原文件名保存。

操作步驟：

（1）設(shè)置條件區(qū)域：“數(shù)學(xué)”成績?yōu)?0（包含）和95（包含）之間是一個區(qū)間，兩個相同的字段名，姓陳，姓名中第一個字是“陳”，不管是單名，雙名還是三名，都能表示的就是特殊字符“*”。

（2）將光標(biāo)放在A2：F13的任一個單元格中，在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)/篩選/高級篩選”，就會彈出“高級篩選”的對話框，如圖8所示。

方式：有兩個單選項(xiàng)，一般情況下，我們都希望符合條件的結(jié)果另外顯示，所以我們都是選“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”這個單選項(xiàng);列表區(qū)域：是指數(shù)據(jù)區(qū)域，本題就是指A2：F13整個數(shù)據(jù)表區(qū)域;條件區(qū)域：在本題中是指H1：J3區(qū)域;復(fù)制到：在本題中是指A20單元格;選擇不重復(fù)的記錄：如果條件式中出現(xiàn)了“或”邏輯關(guān)系，就有重復(fù)記錄的可能，可以將該復(fù)選框勾上。

單擊“確定”按鈕后，就會出現(xiàn)如下圖所示的結(jié)果。

三、高級篩選中易出現(xiàn)的問題

（一）選擇的條件區(qū)域與原表的數(shù)據(jù)區(qū)域不能嚴(yán)格區(qū)分

填寫篩選條件時，若所選條件區(qū)域和原數(shù)據(jù)區(qū)域緊密相連，則Excel在進(jìn)行篩選操作時不能嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)區(qū)域與條件區(qū)域，從而產(chǎn)生錯誤結(jié)果。所以，條件區(qū)域與數(shù)據(jù)區(qū)域之間至少要相隔一行或一列，這樣才能使篩選得以正確順利地進(jìn)行。

（二）條件字段的格式和數(shù)據(jù)區(qū)域的字段格式不一致

在填寫條件時，若條件字段的格式和數(shù)據(jù)表字段格式不一致，在篩選的過程中，計算機(jī)會把它們視為不同的字段變量名，這樣就不會產(chǎn)生正確的結(jié)果。例如，原數(shù)據(jù)表的字段名文字字體為“紅色隸書加底紋”，而填寫篩選條件時字段名文字字體與此不同，則不能得到正確的結(jié)果。為了方便、快捷、準(zhǔn)確、可靠地填寫篩選條件中的字段名，可以從原數(shù)據(jù)區(qū)將篩選條件所使用的字段名完整地復(fù)制到條件區(qū)的對應(yīng)位置。

（三）條件字段寫法不符合規(guī)則要求

條件字段名稱一定要寫在同一行，條件要寫在對應(yīng)條件字段的下方。若字段名不寫在同一行，或條件不寫在對應(yīng)字段的下方，則Excel無法正確地識別。

（四）條件判斷錯誤

所謂條件判斷錯誤是指對題意分析錯誤，將“或”條件理解為“與”條件，或?qū)ⅰ芭c”條件理解為“或”條件。

利用高級篩選條件區(qū)域中多重條件篩選的實(shí)現(xiàn)，可以查找出滿足多個條件的記錄。高級篩選不僅適用于成績表，而且在工資表、銷售統(tǒng)計表、員工信息表等各個方面都有很強(qiáng)的實(shí)用性。高級篩選就像一塊智能吸鐵石，正確充分地利用好，那么我們所要找的資料，就能統(tǒng)統(tǒng)迅速一網(wǎng)“篩”盡。

責(zé)任編輯 陳春陽