OA系統在事業單位檔案應用研究

文/劉慶新，聊城市中醫院宣傳科

信息化目前已然成為了檔案管理工作發展的重要促進因素，構建一個高效的、安全的、穩定的檔案管理工作模式，成為了事業單位檔案管理工作的重要任務。大量實踐證明，信息技術能夠構建一個規范的、統一的標準，提高檔案文件管理水平，將傳統的業務化檔案管理模式，轉變為服務化檔案管理模式。事業單位的 OA 系統，就是為檔案管理工作的重要切入點，對于檔案管理工作發展有著至關重要的意義。

1 事業單位檔案管理和 OA 系統集成需求

1.1 OA 系統運作規程和檔案管理工作需求

以往，事業單位在運作過程中，海量的指令、實務通過紙質文書的方式下達、上傳，這種運作模式效率低下，成本較高，指令丟失的情況時有發生。隨著信息技術和事業單位管理工作的相互融合，OA 系統為事業單位辦公提供了可靠的技術支撐，它將工作流作為基本系統定義流程以及表達應用，可實現事業單位中辦公公文的電子檔收發、管理，電子文件直接替代了傳統的紙質行文，解決了上下級之間溝通不暢，問題解決效率低下，公文傳遞查詢不易等等現實問題。由圖1所示，事業單位中的行文收發以及會議材料，經過一系列規范化的流程后，所有文件都能夠形成檔案資料，以便于后期的查閱以及管理。但是，從事業單位 OA 系統應用實際情況來看，OA 系統更注重于辦公流程的管理，在檔案管理方面缺少有針對性的模塊，只有簡單的預歸檔，不符合目前日益復雜的檔案管理工作發展需求。

圖1 OA 系統運作規程

圖2 OA 系統和檔案管理工作的相互銜接

1.2 事業單位檔案管理工作基本流程

組織機構在運作的過程中，會產生諸多有關管理、業務的文件，而檔案管理工作，就是對這些文件進行有針對性的管理，保證組織機構各項行為以及組織機構的發展規程有跡可尋，從而為組織機構未來的運作以及決策提供可靠的數據支撐。在這一點上，檔案管理工作和 OA 系統資料的生成有著共通之處，如圖2所示，企業檔案管理功能模塊可以直接接入企業 OA 系統數據輸出模塊，這就能夠改變傳統的“從 OA 系統輸出文件→二次歸檔”的檔案管理工作模式，解決這個過程中存在的人為失誤問題。

2 OA 系統在事業單位檔案管理工作中的應用難點

根據上述內容可知，OA 系統和檔案管理工作之間其實并沒有直接聯系，而如何實現 OA 系統和檔案管理系統之間的無縫銜接，就成為了提高事業單位檔案管理工作水平，提高企業工作效率，減少人為誤差的關鍵點，這也是許多事業單位檔案管理工作目前亟需解決的一個現實問題，具體如下：

2.1 OA 系統和檔案管理系統的開發基礎不同

目前，許多事業單位中已經應用了信息化技術，構建了檔案管理平臺，而傳統的檔案管理系統、OA 系統二者的開發基礎不同，開發系統相互獨立，其開發人員、開發平臺、開發語言都存在著一定的差異，想要實現兩種不同系統的銜接，存在較大的難度。

2.2 OA 系統和檔案管理系統異構數據的問題

想要將 OA 系統最終產生的資料文件直接輸入檔案管理系統中，因為兩個系統輸出的文件結構不同，所以檔案管理系統不能直接打開 OA 系統生成的文件，必須解決數據不匹配的問題，以 OA 系統為基礎，設置默認值以及文件的必填字段。

3 以消息服務為基礎的技術集成

所謂技術應用集成，是實現不同應用之間信息流通的過程，它能夠實現兩種不同軟件、標準之間的結合，從而讓兩個獨立的系統構建為一個獨立的邏輯整體，并且集成后的系統能夠實現此前兩個系統不具備的功能，應用新的邏輯規則完成整個功能業務流程，可有效解決數據共享、流程整合等問題。以消息服務為基礎的技術集成主要可分為中間件結構、JCA 結構、Web Service 結構，其中，JCA 結構主要用于不同程序以及業務信息之間的交互；中間件結構主要功能是實現不同系統、不同平臺之間的有效通信；Web Service 主要是通過統一的網絡協議，實現有效的業務集成。傳統的 OA 系統以及傳統的檔案管理系統，其開發語言、數據傳輸結構大相徑庭，想要在兩個完全不同的系統之間實現順暢的數據傳輸，就必須要利用中間件來實現數據信息的轉化，保證信息流通的順暢性。中間件消息松耦合以及異步的特征，就是為目前應用整合最為有效的解決方案。

4 以 JMS 為基礎的檔案管理集成方案以及 OA 系統

所謂 JMS 就是上述文章中所提到的中間件結構，它是 J2EE 中的重要構成部分，是目前應用較為廣泛的中間件消息規范。應用 J MS，可實現 OA 系統、檔案管理系統的消息整合，消息發送、接收可同時支持不同格式的消息內容，在實踐中，JMS 呈現出以下幾個方面的特征：①消息的接收、消息的發送只需要進行一次；②發送方在收到消息后，不必等待消息接收方的應答；③消息的發送方、消息的接收方可在對方不了解信息機制的情況下，實現信息數據的流轉；④JMS 是基于 JAVA 語言開發的，它可不進行重新編譯，就從一個平臺直接移植到另一個平臺。傳統的中間件集成結構存在一定的缺點，不同系統之間必須按照實現約定好的發送方式進行消息流轉，且應用在集成的過程中，在應用的過程中，無法靈活的更改消息流轉目的地。而基于 JMS 的應用集成，能夠有效提高應用集成的靈活性，整個集成機構由以下四個部分構成：

4.1 應用系統

本文所提出的 OA 系統、檔案管理系統集成設想，二者有著不同的運作邏輯、數據格式、數據儲存方式、用戶界面，兩個系統不能夠直接進行數據流轉、交互，該集成結構可見圖3。

圖3 以 JMS 為基礎的應用集成結構

4.2 軟總線

軟總線主要是實現異構系統整合的一種交互技術，它借鑒于傳統硬件總線系統的構建概念，不同平臺的軟件能夠和諸多硬件系統一般，直接實現即插即用，呈現出極強的適用性，所有符合軟總線標準的軟件均可通過軟總線實現有效集成、通信。在本次設計構想中，軟總線可分為 MDB Bean、JNDI、JMS，三個部分作為應用集成的核心要素，主要負責應用消息之間的傳輸路由，通過軟總線交互，還能夠解決兩個不同應用系統之間的差異問題。

4.3 適配器

適配器主要是指集成適配器，它主要設置在應用系統中，實現軟總線和應用系統之間的有效連接，OA 系統在生成數據、歸檔數據的過程中，OA 系統首先將請求直接發送至適配器，然后適配器發送至軟總線，軟總線在收到請求內容后，再將最終請求發送至檔案管理系統相連的適配器，從而完成有效的數據歸檔，實現無縫數據傳輸。

4.4 流程管理

流程管理是為應用集成的基礎，本次設計構想中，業務流程定義直接掛接在應用系統定義輸出接口、輸入結構，系統通過軟總線、適配器直接在結構上交互，業務流程則是根據該定義來控制消息的具體走向，從而保證整個邏輯系統的有序運作。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作是事業單位運作體系中的重要構成部分，傳統的檔案管理工作存在一定的局限性，不能實現和 OA 系統的有效聯動，筆者在文中對一種基于 JMS 的應用集成方法進行了闡述，以期為廣大從業者提供有價值的參考。