從財務視角論資產閉環管理

文/古樹靈 王宏 ，.廣東德賽集團有限公司；.惠州工程職業學院

資產是指由企業過去的交易或事項形成的、由企業擁有或者控制的、預期會給企業帶來經濟利益的資源。資產按照流動性可以劃分為流動資產、長期投資、固定資產、無形資產和其他資產，資產管理是財務管理的重要環節。

1 資產管理概述

早期--如何保障貨幣型資產的安全為內控重點。

轉變--從防范資金挪用、非法占用、資產被盜拓展到重點關注資產效能、如何充分發揮資產資源的物質基礎作用。

當今，財務管理職能中資產管理總體目標為：全面梳理各項資產的管理流程，及時發現資產管理中的薄弱環節，采取有效措施及時加以改進，不斷提升資產管理水平，確保資產安全，提高資產效能。

2 資產閉環管理的環節

資產閉環全過程應當貫徹取得、使用、淘汰“從進入到退出”各個環節，各個環節的流程都必須經過適當的審批，各項表格及資料符合業務運行的要求和符合內部控制的規定，能夠達到既符合業務高效運行的要求，又能達到監管的要求、并且能夠充分競爭、節約成本。

2.1 資產的取得

資產的采購需求經過合理計劃與權限審批（產能效益、成本分析、投資回報等）； 資產到貨后經過充分的交付驗收程序，驗收結果得到適當審核； 資產入庫后，相關的登記內容需真實、完整，及時更新相關臺賬。

2.2 日常管理

資產物資需統一制定命名編碼規則；定期開展資產物資的日常檢查工作，及時發現故障、貶值、毀損、閑置等異常情況并上報；公司資產的利用充分，各業務部門定期協同長期閑置、低效運轉和超標準配置資產的調劑工作； 資產的合理調撥使用；低值易耗類物資實行“以舊換新、定額定量管理”。

2.3 資產的清查

資產物資的盤點計劃編制合理，盤點工作按計劃執行； 盤點結果得到恰當分析，盤點差異得到恰當審批與處理。

2.4 資產的處置

確保資產物資的處置清理程序規范、合理，經過適當申請與審批，以保障資產安全；制定健全資產處置方案，區分資產不同的處置方式，采取相應控制措施，確定資產處置的范圍、標準、程序和審批權限；定期對資產物資進行檢查，及時、充分了解資產物資的存儲狀態。

2.5 資產的監督檢查

建立和完善公司資產信息系統，搭建全過程管理的信息平臺，實現數據信息的及時采集、準確規范和資源共享，對公司資產實行動態管理。

3 資產管理存在的普遍存在問題

根據財務人員參與資產管理經驗，企業資產管理方面存在的問題歸納起來主要表現為：

3.1 流程問題：對照內控流程規范，資產管理普遍存在流程缺失有：

（1）請購計劃性較弱，對請購物資缺乏必要的說明，資產重復建設多；

（2）缺乏設備調撥、外租（借）申請單，沒有及時更新臺賬獲取借條；

（3）自制設備監管存在盲區；

（4）成品出庫后調撥頻繁，無法獲得準確位置；

（5）經常性采購未統一招標管理；

（6）流程缺少監控，通常來說，采購較為頻繁的低值易耗品存在采購監控的盲區，例如：工裝夾具及輔料、配件采購。

3.2 數據零散：主要是指資產管理的數據可能分散到不同部門，例如，設備名稱存在無統一命名的情況，同樣東西各部門的名稱不一致（如：工程部與 IE 部的名稱經常性存在差異）；還有普遍存在資產管理基礎數據零散，分散在各部門維護；供應商檔案資料、資產臺賬、采購價格、考核評價等信息系統化程度不夠。

3.3 缺乏規劃：普遍存在各項資產臺賬格式不一現象，存在信息缺失的潛在風險；普遍存在土建工程規劃前瞻性不足，由于土建工程工期較長，會導致工程倉促上馬，預算等工作不充分，工程變更、增補簽證失控。

3.4 資源單一：非壟斷資源供應商不足，會導致競爭不充分，采購價格虛高、質量以次充好、供應風險大等問題。

3.5 職責不清：審核職責不分離，資產管理部門既當運動員又當裁判員的現象比較普遍。

3.6 信息缺失：例如，采購報價明細程度不夠，缺乏有效市場行情對比。資產的編碼可能存在缺失的情況，或者編碼內容存在不全的現象。

3.7 生產性輔料監管普遍存在盲區：生產性輔料是資產管理的難點之一，也是發生浪費或舞弊的高發區，主要可能存在的問題：

（1）輔料使用壽命無標準用量，導致批量浪費；

（2）缺乏以舊換新制度；

（3）采購總額高，品種繁多且雜亂；

（4）無法歸類分析；

（5）部分輔料每月申請固定且量大，普遍存在無法判斷消耗是否合理的情況。

4 資產閉環管理的對策

4.1 制度完善

財務部門要動態跟蹤與檢查各項制度，對相關制度提出修訂意見，完善適應公司組織戰略變革的資產管理制度； 更新供應商評估準入與管理規范，制定資產管理綱要（涵蓋資產的取得、日常管理、清查、處置、監督檢查、損失問責）。

4.2 流程優化

（1）全面梳理資產采購流程，優化審批表單，精簡審批環節。如：重點控制請購環節，對各項資產請購單進行檢查。

（2）加強內部控制水平，明確公司各類資產采購及管理責任人。

（3）量化可行性評估報告，固化項目申報表述，提高申請書的可理解性。

（4）資產驗收標準化、參數化，必要時引進第三方驗收。

（5）各項表單優化，表單是內控的重要內容，表單內容的設計必須全面、合理，以達到內部控制的監管、審批的要求，例如，超預算，要統一標準化申請，不能由各部門自行格式上報；項目可行性量化，加入風險分析內容，充分分析效率、品質、訂單風險，使購置更具可行性。設備驗收量化，資產驗收標準化、參數化；行政流程優化，行政后勤、飯堂勞保用品、辦公用品計劃入 ERP 采購管理，目前正區分類別；資產外借流程閉環優化，資產外借須有專門表單，各項內容全面、完備，以控制外借資產的風險。

（6）對各類采購資源分類管理，經常性采購分類招標（例如分為標準、自制、定制、工裝夾具、儀器儀表、后勤辦公、行政辦公、其他低值易耗品）等。

（7）從流程上保證充分競爭，非壟斷資源型資產有效供應不少于 3 家。

（8）規范用量管控管理，規范標準用量、每月用量分析等。

4.3 分類資產閉環管理措施

4.3.1 工裝夾具管控

（1）完善夾具報價模式： 規范夾具設計、驗收標準的統一性；規范夾具的規格、材料及工時。

（2）夾具報價區別對待： 區分低精度與高精度夾具，按照不同的精度來進行價格評估； 區分普通型與創新型，分別進行價格評估。

（3）動態檢查夾具管理實時監控是否到位： 關注管控夾具的請購資料是否合理； 重點管控夾具的維護、存管。

4.3.2 生產性輔料管控

生產性輔料是資產監管的重點、難點之一，財務人員要通過現有生產性輔料采購、存儲、領用等各個環節，加強生產性輔料的管控：

（1）制定《輔料倉儲管理與使用規定》；

（2）區分類別，按價值規定時間以舊換新處理；

（3）完成用量靠前輔料的定額制定，使用部門根據實際情況（實地試用、問卷調查等方式），制定消耗周期標準；

（4）定期抽查現場輔料使用壽命；

（5）培養物盡其用、開源節流的良好行為規范。

4.3.3 自制設備的管控

（1）自制設備也是資產管理容易忽視的地方，普遍存在的問題：無統一命名口徑：自制設備申請部門容易與工具房存在采購名稱差異；由于自制現場需要現場，設備經常移動，無法及時定位某臺設備，難追溯。

（2）管理應對措施： 規范梳理、統一命名； 統一設備名稱、編號、編碼，納入資產管理系統管理；

4.3.4 推動設備國產多元化

國外進口設備，價格昂貴，而且很難招標比價，近年來國產設備發展較快，可以根據實際情況，推動國產設備試用，DEMO 驗證，開發國產標準設備資源，達成充分競爭、降低成本的目的。

4.3.5 設備配件管控

設備配件是低值易耗品，主要由生產使用部門提出采購意見，數量難于監控。此項管控需要財務通過實地參與了解設備原理及保養過程，并根據實際需要采取替代方案及訂制化加工，以達到充分競爭、降低成本的目的。

5 資產閉環管理實踐-EAM 固定資產系統

某大型電子企業引入了 EAM 固定資產系統，主要是基于企業資產規模擴大，公司意識到資產管理的手段和工具必須跟上，需要有比較適合的資產管理系統才能對資產進行有效的管控，并提升管理效率，EAM 固定資產系統是比較適合大型企業的資產閉環管理。

5.1 EAM 固定資產系統特點

EAM 資產管理系統是以實物管理為特點，以計算機為操作平臺，以快捷、精準和功能全面為優勢的管理類系統。 該系統通過先進的條形碼技術對資產實物從購置、領用、清理、盤點、借用歸還、維修到報廢進行全方位準確監管，結合資產分類統計等報表真正實現帳物相符。既有利于業務部門對資產進行有效管理，提升工作效率，也有利于財務人員通過系統對資產進行有效動態管控。

5.2 EAM 資產管理系統的作用

公司在現有的資產管理臺賬及其他數據基礎上，過渡到以 EAM為主要管理模式，全面覆蓋工程設備、信息技術資源、倉庫數據庫等管理，，統一公司資產信息采集及披露口徑，全面打造資產管理信息數據平臺。

（1）對設備進行規范化和標準化管理；

（2）為管理設備故障、維修工作提供信息共享平臺，有效降低設備停機時間；

（3）全面提高設備排產計劃準確性、時效性；

（4）及時、合理的庫存配件供應及管理，提升請購合理性；

（5）提高工作效率，增加效益，降低成本，有助于真正實現厲行節約的原則；

（6）原來耗時耗人耗力的資產盤點工作，現在只要較短時間就可以輕松完成；

（7）大量的重復購置和閑置浪費情況現在得到及時解決。

5.3 EAM 資產管理系統使用成效

公司通過 EAM 資產管理系統，加強了資產的管控水平，落實了資產的閉環管理措施，整體的資產管理水平有了明顯的提升，同時也達到了大幅降低成本的目的，實現管理水平及直接經濟效益的雙提升。在年銷售增長 36%的情況下，設備、工裝夾具、生產性輔料、自制設備、設備配件采購成本平均降幅 22%。

6 結束語

財務部門通過推動資產閉環管理，有利于加強資產的管控，減少浪費與損耗，提升資產使用效率，降低采購價格，同時也可大大提升財務管理水平。通過引入 EAM 資產管理系統，大大提升公司的資產管理水平，同時也有助于提升公司整體經營管理水平，總結出較好的資產管理經驗。