創新檔案管理模式 加快信息化建設

文/劉小艷

檔案信息資料作為企事業單位活動記錄的主要體現，作為實施決策活動的重要依據，對單位發展有著一定的指導、規范和監督作用。隨著檔案資料管理理論的發展，我國企事業單位開始重視檔案資料的開發與利用，并且已經把檔案資料管理看成是企事業單位管理的有機組成部分。筆者探究了加快檔案信息化建設的對策，希望能促進企事業單位的發展。

一、創新檔案管理思想，提升檔案管理地位

加快檔案管理的信息化建設是檔案管理發展的必然要求，要轉變檔案管理思想，給予檔案管理應有的地位和重視。檔案資料的信息化建設需要發揮從業人員的工作積極性和主觀能動性，為此必須正確地對待他們，給予應有的公平待遇。檔案管理工作是比較枯燥乏味和單調無趣的工作，在以往，檔案管理部門被冷落，從業人員也受到一定的歧視，這些都是當下信息化建設需要極力改變的現狀。對檔案資料的重視還需要主管領導給予公平待遇，在檔案資料信息化建設的過程中，在條件允許的情況下給檔案資料管理部門提供相應的檔案管理硬件設施，確保檔案管理信息化建設的順利開展。在檔案管理信息化建設的過程中，要對信息化有一個全面的全新的了解，不能曲解和誤解信息化建設，檔案的信息化建設不是簡單地在管理中使用電腦、網絡、打印機等所謂的信息化硬件，還包括檔案管理、開放和利用的過程中能夠巧妙使用現代信息技術和管理手段，提升檔案開發、管理和利用的效率，做到管理與開發并行，開發與利用同步。檔案管理的信息化建設不僅僅是檔案的有效搜集、整理、保存，還包括開發和利用，管理的目的就是讓檔案資料發揮自身的價值，為企事業單位的發展提供服務和指導。

二、完善硬件配套設施，促進信息化建設

隨著社會的發展，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，從檔案的搜集、整理、歸檔、開發和利用，都需要實現智能化、動態化、自動化和規范化的挑戰，同時隨著檔案資料的增多，需要從業人員借助信息化建設的硬件設施來提高工作效率。隨著計算機技術的普及和網絡的發展，以及打印機、復印機及各種通訊設備等技術的應用，極大地提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案資料的信息化建設，企事業單位的主管部門和相關單位應該購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，真正把檔案管理的信息化落到實處。為此，企事業單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設施，如：電腦、復印機、打印機、照相機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

三、革新人才培養模式，加快人才隊伍建設

在以往，企事業單位的檔案管理人員都是其他科室的人員兼職組成，很多人沒有專業背景，也沒有專業知識，他們只能簡單地處理檔案資料，導致檔案資料的管理局限于檔案的搜集和保存上，很少發揮應有的作用。近些年，隨著人們對檔案資料的重視，企事業單位為了應對較為復雜的檔案管理，也開始應聘一些具有專業背景的人士來開展檔案資料的管理，但是這些人幾乎沒有過多的工作經驗，又加上他們對工作的挑剔，導致檔案管理的信息化建設還停留在理論上，而實踐中老一套的檔案管理方式依然存在。對于檔案管理的信息化建設來說，最重要的是人才，所以對于檔案從業人員來說，如果是新招錄的人員，單位要給予適當的培訓，實現老帶新最好。對于具有一定工作經驗的檔案從業人員來說，要激發他們的工作積極性，培養他們的創新精神，讓其在檔案管理工作中開創新的格局。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

四、統一規格管理，規范檔案管理標準

對于檔案的管理來說，在強化信息化建設的同時一定要確保檔案管理的安全、檔案管理的工作效能，就必須構建相關的管理制度，實現科學化和規范化管理，這樣才能實現責任明晰，權責分明，保障檔案資料信息及數據的安全運行。在管理制度上，按照法治建國的思路，在檔案管理中還需要實現規范化和創新化。在以往的檔案管理中，更多的時候是人為命令管理，制度成為了一種擺設和形式，所以在制度的構建中首先要確立制度至上的原則，用制度約束人為。在加快檔案信息化建設的時候，在制度的建設中要實現同步化和適應化，構建彼此匹配的制度規范：一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟。二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統一檔案管理標準，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設備檔案進行分類和歸檔，所以建立統一的管理標準可以減少相關的工作量，提升工作效率。

現階段，人們對檔案資料的認知進入了一個全新的階段，除了給予一定的重視之外，還開始開發和利用檔案資料，讓其產生一定的實用性價值。實現檔案管理的信息化是社會發展的要求，從業人員應該立足實際，不斷創新工作思路，采取有效的對策加快信息化建設，這樣才能讓檔案管理發揮應有的實效性。