作好天然氣工程資料歸檔，推進項目可追溯化管理

孫迎暉

摘要：由于天然氣易燃易爆的特性，以及城市工程建設(shè)的發(fā)展，道路、橋梁、地鐵都在規(guī)劃建設(shè)中，作為華中地區(qū)重要的燃氣供應(yīng)商，為適應(yīng)社會的進步和發(fā)展，不斷作好天然氣工程資料歸檔提升工作，推進項目可追溯化管理，已越發(fā)重要，本文就天然氣工程工程資料檔案歸檔的重要性、資料歸檔中存在的問題，資料歸檔的方法和措施進行論述，以提升天然氣工程項目精細化管理的水平和能力。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔;項目可追溯化管理

1天然氣工程資料歸檔的重要性及其意義

由于市場經(jīng)濟的多樣性，企業(yè)在投資過程中，往往存在周期長、環(huán)節(jié)多、易發(fā)生突發(fā)等情況，面臨著各種風(fēng)險，稍一疏忽就可能造成無法估量的損失。如果項目管理到位，就可以有效避免一些損失，項目檔案管理也是如此。良好的檔案管理能提供工程建設(shè)的原始記錄，查到問題癥結(jié)所在，保證項目的順利進行，在遇到法律糾紛時，還能夠提供有效的證據(jù)，維護企業(yè)的利益。

2天然氣工程資料歸檔中存在的問題

2.1同步資料缺失、問題多

我公司在審查監(jiān)理和施工同步資料發(fā)現(xiàn)問題多，資料缺失多，從工程施工許可、施組設(shè)計、圖紙會審、吹掃等14項關(guān)鍵工序的安裝、質(zhì)量、安全及進度和成本控制的日志記錄情況進行評核，并逐條提出整改意見。通過檢查反映出監(jiān)理日志、施工日志的內(nèi)容過于簡單、不連續(xù)，對于重要施工工序及關(guān)鍵節(jié)點無檢查結(jié)果、無詳細的記錄、無工序同步驗收記錄表等，工程施工與工程資料不同步，給工程質(zhì)量的追索帶來困難。

2.2竣工資料提交遲延，竣工資料內(nèi)容缺乏，問題多

由于天然氣工程項目眾多，施工單位資料人員缺乏，各單位提交的竣工資料問題較多，如：記錄的焊縫數(shù)量與實際不一致，無焊道圖、無隱蔽工程記錄、承建商施工人員報驗程序不規(guī)范：如缺少年度報驗手續(xù)，報驗人員不齊、管理人員資質(zhì)材料檢查不嚴謹、監(jiān)理未嚴格審查承建商施工組織設(shè)計，施組內(nèi)部分內(nèi)容無法滿足施工要求。

3工程資料歸檔的方法和措施

3.1建立標準化的歸檔資料目錄清單，統(tǒng)一工程資料歸檔要求

我公司按照城建檔案館工程資料的有關(guān)要求，統(tǒng)一執(zhí)行武漢市燃氣質(zhì)量監(jiān)督管理站制定的燃氣工程竣工資料目錄清單，從工程管理資料、施工技術(shù)準備文件、施工現(xiàn)場準備文件、設(shè)計變更洽商記錄、設(shè)備材料出廠質(zhì)量合格文件及試驗報告、施工試驗記錄、施工記錄、功能性試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量事故及處理記錄、竣工圖及其他等十二個方面進行了規(guī)范，統(tǒng)一了工程竣工資料的管理，保證工程竣工資料的標準化。

3.2堅決執(zhí)行三同步、作好工程資料質(zhì)量歸檔管理

由于項目建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多及關(guān)系協(xié)作比較復(fù)雜，因此產(chǎn)生的檔案材料內(nèi)容涉及面廣、數(shù)量多、形式多樣，檔案收集過程面對的部門和單位也很多，檔案管理具有一定的復(fù)雜性，周期較長，很容易出現(xiàn)遺漏，為今后項目的后續(xù)建設(shè)和運營埋下隱患。這就要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)和豐富的實踐經(jīng)驗。檔案管理人員需要深入了解工程建設(shè)的全過程，堅決執(zhí)行“三同步”：項目設(shè)立與提出文件歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查文件形成情況同步;驗收鑒定項目成果與驗收檔案同步。

隨著各項工作的迅速展開，檔案管理人員要找準檔案工作在投資項目工作中所處的位置，抓住時機開展工作，保證檔案及時收集、系統(tǒng)完整，檔案組卷邏輯分明、條理清晰，便于查閱。企業(yè)檔案管理部門要做好這項工作，科學(xué)制定檔案管理流程至關(guān)重要。檔案管理人員應(yīng)從企業(yè)實際出發(fā)，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范項目檔案管理，有效控制項目檔案質(zhì)量，降低由于項目檔案管理不到位而給企業(yè)造成的投資風(fēng)險。

在投資項目合同簽訂及項目計劃制定過程中，要明確檔案資料提交的綱目和時間，要求相關(guān)方在項目執(zhí)行過程中提交不同形式的項目文檔資料，分階段將收集的項目文檔資料、設(shè)計圖樣及聲像資料等向檔案管理部門移交，改變過去建設(shè)工程檔案在竣工后再算總賬的現(xiàn)象，避免發(fā)生檔案缺失、責(zé)任不明的情況，從而確保建設(shè)投資項目檔案管理的質(zhì)量，有效降低項目的未來風(fēng)險。

3.3完善工程資料歸檔審核，作好流程管理，保證歸檔資料質(zhì)量

分階段檔案收集是項目檔案管理的工作重點，確定合理的檔案收集時間點，檔案部門要在這一環(huán)節(jié)中做好與主管部門的溝通，盡早讓主管人員了解項目檔案收集的內(nèi)容和工作要求。項目檔案的收集在很大程度上要依賴項目主管人員的積極配合，因此必須使他們充分認識到項目檔案完整的重要性，認識到項目檔案管理是項目管理的重要組成部分，并為項目的現(xiàn)在和未來提供支持服務(wù)。

3.4做好工程歸檔資料的檢查，持續(xù)提升工程資料歸檔的責(zé)任意識

（1）各單位的所有過程管理資料放在各公司辦公室以便隨時檢查。（2）各單位每周對各項目人員記錄的日志及過程資料進行檢查評定。（3）各單位在進行工程請款時，將每項工程的資料作為付款評核依據(jù)。

4結(jié)束語

綜上所述，投資項目風(fēng)險的防范在于投資決策和項目管理，項目檔案管理是項目管理的重要組成部分。項目檔案的質(zhì)量體現(xiàn)著項目管理的水平，因此檔案管理部門要特別關(guān)注可能影響項目投資安全的檔案收集，盡可能多地了解項目整體運作過程，與相關(guān)部門多溝通，管理上變被動為主動，創(chuàng)建科學(xué)規(guī)范的項目檔案管理流程，使項目檔案管理成為提高投資項目管理水平的重要因素。