做好計劃生育檔案管理工作淺析

徐杰

摘 要 在當前計劃生育政策總體上在我國取得一系列進展的同時，其關于檔案的管理工作仍然存在著一些問題，對我國計劃生育政策進一步的實施造成了阻礙。為了更好的完善計劃生育檔案管理工作，充分認識到工作中的不足之處，進而通過有效措施解決檔案管理中所面臨的問題，才能確保計劃生育政策更好的為人民服務。

關鍵詞 計劃生育 檔案管理 問題 對策 分析

中圖分類號：C924.21文獻標識碼：A

計劃生育檔案是計劃生育過程中所形成的具有保存價值和利用價值的各種文字、圖表、音像制品等不同形式的記錄，是制定計劃生育政策重要資料，是做好計劃生育工作的基礎。最近幾年，我國計劃生育系統各個單位認真貫徹和執行檔案法規，計劃生育檔案管理工作有了一定的發展，但是計劃生育檔案管理工作還存在很多不足，發展不平衡，在個別部門這項工作得不到切實重視，計劃生育檔案管理工作處于混亂無人管理的狀態，檔案現代化管理水平不足，嚴重阻礙了計劃生育檔案功能的進一步發揮。

1計生檔案管理工作中存在的問題

（1）存在認識上的偏差。在實際工作中，有許多同志包括個別領導干部仍然沒有認識到檔案管理的重要性：認為計生檔案無實際意義，檔案與計劃生育工作無直接關系，只要職工不違反生育政策就行了，檔案管不管無所謂;加上計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時的現象時有發生。

（2）內容存在弄虛作假情況。由于實行計劃生育“一票否決”，少數單位在計生檔案中將單位內部用臨時工的情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員計劃生育情況沒有管理，出現漏管漏檔、報喜不報憂的現象。極個別單位有造假資料、假文件、假證明現象，損壞了檔案資料的真實性。

（3）監督檢查流于形式。檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認真解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

（4）人員素質偏低。大部分單位計生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔，文化素質不高、檔案專業知識缺乏、實際操作能力差等現象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。

（5）檔案立卷不規范。目前計生檔案管理大多是室藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則;再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多;二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍;三是部分特殊案卷缺少卷內目錄，以至于有部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用;四是組卷混亂現象比較多，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權限組卷的，還有按文種組卷的;五是案卷厚薄不一，有的一兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷;六是保管不統一，分散在各部門科室現象較嚴重。

2加強計劃生育檔案工作的對策

（1）加強學習培訓，提高思想認識。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規的宣傳教育，全面提高基層計生工作人員特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識，計生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予保證。加強檔案工作人員的理論業務學習，尤其是要掌握計算機知識，以便管理檔案。同時，檔案工作人員要有責任心，要愛崗敬業、腳踏實地、敢于開拓創新，科學地保管好檔案。

（2）建立有效機制，規范管理制度。基層計生檔案工作是一個系統工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計生檔案管理特點的管理制度，讓計生檔案管理工作有章可循;要把檔案管理工作列入基層計生干部年度目標責任制，與計劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計生檔案管理的長效機制，形成一個相互配套的規章制度和政策，促進基層計生檔案管理規范化、制度化建設。

（3）適應形勢需要，創新管理模式。計生檔案管理要適應新形勢發展的需要，必須與時俱進，用創新的思維對待計生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，建立計生檔案室，配齊人員，實現計生檔案統一管理。要嚴格要求，加大檢查力度，推動其業務工作的開展，使檔案管理與計生業務良性互動，收到實效，不斷提高管理水平。

（4）加大經費投入，改善保管條件。在財力上要給予大力支持，把計生檔案管理經費作為計劃生育事業發展的基礎性投入列入財政預算，以便改善基層計生檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內應安裝適宜的照明，以便有利于保護好檔案資料。有防潮措施，安裝排風扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調、去濕機等，還要用計算機管理檔案。

（5）強化服務觀念，拓寬服務渠道。計生檔案管理人員要用發展的眼光積極拓寬服務領域和范圍，靠優質高效的服務，爭得理解和支持，求得發展的空間。要對計生檔案實行動態管理，注意材料積累，及時收集材料歸檔，建立完整準確的計生檔案，善于利用檔案材料為各項工作服務，為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。還要重視計生檔案的證據作用，通過檔案材料總結經驗教訓，分析規律指導實踐。在推進計算機管理的過程中應先根據檔案的重要程度進行排隊，將那些利用率較高的檔案進行優先加工整理，提高計生檔案的利用率，計劃生育工作的深入開展和社會經濟的加快發展作出貢獻。

3結語

總之做好計生檔案管理工作，進一步提高計生檔案管理水平，對更好地開展新時期計生工作，促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用。