戶籍檔案管理存在的問題及對策

摘 要 目前，我國戶籍檔案管理存在的主要問題是：戶籍檔案分類的有序性和完善性比較差;檔案設備水平參差不齊，安全措施不完善，沒有有效的補救措施;幾乎所有派出所甚至分局市政局都未能確定戶籍文件和文件銷毀系統的年度保留限額。戶籍文件包括計算機磁記錄文件的安全保障，它只能通過戶籍警察的意識來維持。戶籍文件的使用效率不高，無法發揮人口信息的作用。建議：理順戶籍管理制度，采用以派出所為基礎的管理模式，派出所—分局—市級局3級（農村2級），開展分工與不同層次的合作;建立戶籍檔案存放期和粉碎制度;加強戶籍登記檔案的分類和歸檔制度化，戶籍和內部警察的責任教育和業務培訓;加強戶籍檔案的查詢和使用管理。

關鍵詞 戶籍檔案管理 問題 對策

一、我國戶籍檔案管理中存在的問題

（一）制度設計滯后

首先，戶籍登記文件的管理符合戶籍制度。基本上，它主要由基層派出所管理。全市實行“市局—分局—派出所”三級管理制度，實行農村“中（縣）局—派出所”二級管理系統，全職或兼職皆可。派出所（在職）負責整個辦公室。檔案的管理和使用相對寬松，在當前的經濟體制下，它無法滿足人們日益增長的需求。

（二）管理權屬不明確

根據《中華人民共和國戶籍登記處》，中國戶籍由各級公安機關、事業單位、組織、學校、企事業單位管理。可以看出，機構、團體、學校和其他機構有管理房屋登記的權利。隨著市場經濟的發展，一些組織和機構沒有明確的管理水平。隨著機構整合和組織結構調整，它已成為一些非公共組織，包括私人和私人組織。目前還不清楚這些公司是否可以管理戶籍文件。派出所編制的戶籍登記文件一般按照《公安派出所管理辦法》，機關組織、學校、機構和管理機構進行集中管理。

（三）戶籍檔案查詢利用效益不高，未能發揮人口信息應有的作用

由于沒有統一的查詢標準、方法和規章制度，地方派出所一般在公安系統和計劃生育委員會等其他政府機構內進行調查，提供更好的合作。對于許多科研和經濟單位，一般查詢沒有提供，這是國家行政部門為了促進服務意識，尤其是社會主義經濟建設，服務于人民群眾的努力。這顯然很難滿足人民生活和經濟發展的需要，遏制了公安人口信息服務于經濟生活和社會的巨大優勢。因此，如何正確規范戶籍檔案查詢，擴大所在的服務范圍（個人隱私和國家機密除外），尤其是服務于社會主義市場經濟建設，并與統計等機構進行協調，已經成為我們面臨的重要議題。

二、戶籍檔案管理解決對策

（一）創新戶籍檔案管理的體制與機制

創新戶籍檔案管理的制度和機制必須首先明確機構的關系，并建立一個從分散到集中管理的長期機制。其次是實現戶籍檔案的社會管理。檔案的社會管理是現代社會發展的必然趨勢。我們可以借鑒發達國家的經驗，建立集中的房屋登記管理制度。政府將提供該中心的具體行政職能，以實現在某些地區集中管理和整合戶口登記檔案。之后，它將逐步擴展到周邊地區，建立國家房屋登記管理中心。這種管理模式可以解決傳統房屋登記管理中反復管理和重復歸檔的問題，有效避免了“死文件”的現象。

（二）建立戶籍檔案保管年限及銷毀制度

文件的存儲期通常分為3種類型：永久保存，長期保存和臨時保存。需要永久保存的戶口登記檔案主要是永久居民登記表，死亡和出國，失蹤人員和出生證明。現有人口通常存放在戶籍登記處。事件發生后，往往會從現有人口名單中提出死亡、出國和失蹤人員。與出生證明一樣，應將其永久存放查詢，但經過一段時間，各種認證材料和文件存根，保存身份證底卡等。

（三）加強戶籍檔案信息化建設

要加強戶籍檔案信息化建設，首先，實現新生成檔案的信息管理，完善戶籍檔案數據庫，通過內部信息網絡共享區域內各種戶籍檔案資源，加強戶籍管理信息化。這不僅可以緩解文件手動傳輸速度慢的問題，而且可以有效減少不同地區居民的居住檔案，使居民可以往返港口。其次，加快戶籍文件的數字化。對于一些利用率高、參考度高的紙質戶口登記文件，應通過掃描和記錄將其轉換為電子賬戶登記文件。對于大量收集的文件，“早期建設優先”和“資格優先”的原則可用于科學篩選和分類，并分批數字化。最后，積極提供戶籍信息使用服務，使用戶信息被用作公眾的社會信息資源，使戶籍登記文件不再顯示，而是由人民充分利用和服務。

三、結語

對中國戶籍檔案發展中存在的問題和解決方案的分析，是為了使戶籍管理更好地完善戶籍檔案，更好地滿足社會對戶籍檔案使用的需求，促進社會和經濟發展。因此，在戶籍管理過程中，要結合現行戶籍改革意見和區域發展狀況，制定戶籍管理制度;同時做好頂級設計和相關政策，建立長效制度和機制，自頂向下。戶籍管理工作更注重文件價值的實現和服務理念的更新，最終促進戶籍管理，更好地為經濟社會發展服務。

（作者單位為湘潭大學公共管理學院）

[作者簡介：樂貞紅（1993—），女，重慶忠縣人，碩士研究生，研究方向：檔案管理與檔案信息化。]

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