公立醫院人事檔案管理現狀研究

楊輝

摘 要：關于人事的檔案管理其實就是對人才資源進行整合，其對人才的流動和培養具有十分顯著的作用和影響，人事檔案所記錄的個人檔案，是企業單位在招聘時做出抉擇的重要條件。確保檔案信息真實可靠，以便在查找和利用人事檔案的時候提供切實可靠的憑證且不隨意外泄。我國人事檔案管理工作歷史久遠，但目前隨著社會的快速發展，無論是從政策還是人們的生活需求都在呈快速發展狀態，但是我國的人事檔案管理工作并沒有緊跟社會進步的步伐，人才流動也是火熱狀態。檔案管理工作與社會發展的不同步意味著我國的人事檔案管理工作正處于“水深火熱”之中。如何適應新的社會發展速度成了每一位檔案研究者值得思考的問題。這邊文章就目前人事檔案管理工作改革的問題進行思考，主要以醫院人事檔案管理和高校人事檔案管理為例進行漏洞和策略的提出。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;社會發展

前言

檔案工作在我們的日常生活中擔任著十分重要的角色，檔案以實質載體的形式用來記錄和永久保存的信息資源，檔案不僅可以成為我們日常工作中需要的憑證和依據，在某種意義上來說，這也是造福我們的子孫后代，在若干年后可以成為他們學習歷史或者有依可尋的重要保障。無論是從機制、政策黑暗是設備，其結果都導致社會對檔案工作的需求與實際檔案工作能力相悖。針對目前我國的社會發展和新的市場經濟的形勢下所產生的與檔案管理工作相矛盾的地方，我們需要具體問題具體分析。簡言之就是，就目前不斷增加和形成的檔案而言，我們需要加強收集力度，提高檔案收集管理工作的效率。而對于正在損毀的檔案資源，我們則需要加大保護力度。

一、公立醫院事檔案管理現狀

公立醫院的人事檔案管理工作是一項十分復雜且繁瑣的工作，但是作為一名檔案管理工作者必須對于每一個環節都認真對待，為了將人事檔案的作用發揮的淋漓盡致。例如檔案內容要精簡，檔案歸檔要規范，在檔案資料的前期收集和整理工作就需要付出大量的努力。

作為公立醫院的人事檔案，大部分是記載醫生護士所獲榮譽以及學術技能認證、政治思想和醫德醫貌等。例如在醫護人員的職業生涯中若想要評定職稱或者申請后期培訓或者是轉正時都是作為重要的憑證，人事檔案決定了醫護人員能否在職業生涯中有所依據，在醫院這樣的環境下更為明顯。

①專業性是醫院人事檔案管理工作的特點。醫院的檔案工作人員必須嚴格按照國家檔案局發布的有關如何進行檔案管理的文件中的相關規定對醫護人員的檔案進行合法合規的收集和整理。檔案工作要考慮到后期單位對個人檔案的查閱的作用，管理人員不僅要擁有牢固的檔案管理的理論知識，更需要一直以專業的心態認真仔細的對醫護人員的檔案進行妥善的收集和保管工作[1]。②服務性也是醫院人事檔案管理工作的特點。由于醫院的人事檔案信息是貫穿于醫護人員的整個職業生涯中的，所以醫院的人事檔案收集范圍十分廣泛，檔案收集不僅僅是收集醫護人員的基本信息，還要包括醫護人員的主要工作經歷、政治面貌、醫德醫風還有所獲得的榮譽等等，這為醫護人員以后無論是對職業的需求還是生活的需要都會起到重要的憑證作用。③人事檔案管理工作的及時與否跟人事檔案管理工作的效率緊密相關。檔案管理工作者所收集的資料屬于原始資料，在進行鑒別、整理、歸檔后，由于每個人的工作經歷和個人信息等都會有所變動，所以對于檔案工作者而言，及時更新檔案信息，做好新舊檔案的交替，防止檔案信息的陳舊和遺漏是非常重要的，必須保證人事檔案信息和個人現實狀態是一致的。

二、公立醫院人事檔案管理工作所面臨的挑戰和問題

人們對檔案的認識普遍是停留于檔案是什么這一層概念上，這就導致檔案管理工作者的工作在開展過程中不會得到人們的主動的支持，檔案工作者的管理方式都比較陳舊，就會出現幾個問題：①管理滯后。社會大眾對醫療設備和醫療能力的要求越來越高，所以醫院無論是在設備的短板還是醫生的能力上都在不斷改善和提高，許多醫院在醫療設備和醫療技術上目前都獲得了較好的口碑，卻忽略了人事檔案。現在許多醫院的人事檔案管理仍然使用的是以紙質文檔存檔為主，當對所需要的檔案進行檢索和查閱的時候，耗費的時力物力較多，并且效率不高。再者，由于紙質的檔案資料，自經過多次查找翻閱之后便會有所損壞，且不利用長久保存，管理方式的滯后是人事檔案管理工作停滯不前的重要因素;②人們對檔案管理工作的人事較為淺顯，認識力度不足。由于檔案工作相對于其他一線工作而言屬于幕后工作，由于不能帶來明顯的經濟效益，所以在日常生活中并不為人們所熟知。很少有人會知道人事檔案管理工作的重要性和艱難性，使得管理只流于表面，而導致目前人事檔案所能提供的服務遠遠落后于人們對人事檔案的需求。醫療機構的目前的檔案材料主要有：學歷學位證明、專業技術證明、衛生科技成果等等，因此醫院的人事檔案管理工作是極為重要的，不容輕視。

三、優化公立醫院的人事檔案管理的基本策略

戴南人民醫院于2008年建立，是南京醫科大學第二附屬醫院的分院。當我問及醫院的醫護人員他們是否提交過自己的檔案資料時，他們都會給我否定的回答，結果就是該醫院并沒有專門的檔案管理部門，所謂的“檔案工作人員”其實就是醫院的醫護人員一個職稱擔任多種職位。針對這一現象，我覺得應該采取的措施如下：①加強上層領導對檔案管理工作的支持。檔案的管理工作首先是要得到醫院領導的看重，應該提倡工作人員學習有關《檔案法》的工作內容。倡導大家對檔案進行學習和宣傳，加大社會大眾對檔案的了解程度。

結論

經過不斷地實地調查和查閱資料，將整合的信息資源進行整理分析，我們可以看出，目前我國的人事檔案管理工作整體來說主要存在的問題有：①領導不重視;②未成立完美的檔案管理機制;③缺乏有經驗有意識的檔案管理團隊;④檔案管理缺乏一定的科學原理;⑤檔案管理硬件設備不完善。不僅是醫院和高校，膽敢在我們的日常生活中無處不在，只要有人的地方就會有檔案，最重要的是，我們人人都必須做到心中有檔案，積極配合檔案管理工作，在提交檔案時要抱有如實及時的態度。希望我們所有人從即刻起將檔案視為我們生活中的一部分，為了促進檔案管理事業的發展而共同努力，將檔案信息資源發揮應有的作用，這對社會發展和人才管理具有極其重要的作用。

參考文獻：

[1]張炎敏，淺談醫院人事檔案管理工作的特點和改進措施[M].辦公室業務，2015（9）.

[2]胡魁海，高校人事檔案的管理是辦好學校的基礎之一[M].行政論壇，1996（6）：19-20.