加強科室協(xié)同的建議探析

王海法 張秋倫

摘 要：在實際工作中，各公司會根據業(yè)務實際，定期或不定期進行組織架構調整，如果新成立的職能部門與業(yè)務部門崗位職責不明確，有互相交叉現(xiàn)象，工作分工不清晰，科室協(xié)同工作不流暢。某公司根據業(yè)務發(fā)展需要，重新組合成立一個新公司，部門設置有綜合管理部、財務部、技術 部、生產物資部、安全質量部，各部門職責不清晰，業(yè)務開展不流暢，需要重新調整并建立系統(tǒng)性的方案，確保新公司高效運轉。

關鍵詞：科室協(xié)同;建議;管理提升

中圖分類號：F24 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.30.032

1 職能部門

1.1 綜合管理部

新組建的綜合管理部，職責涵蓋行政管理、物資招標、工時核算、薪酬核算、人力資源管理等。

業(yè)務交叉部門：生產物資部、質保部。

業(yè)務交叉主要事項：物資采購計劃接收、招標、供應商評價。

1.2 財務部

新組建的財務部，業(yè)務涵蓋財務規(guī)章制度的執(zhí)行、日常財務工作、監(jiān)督廢舊物資處置等。

業(yè)務交叉部門：綜合管理部、生產物資部。

業(yè)務交叉主要事項：廢舊物資出售、產品分類。

2 業(yè)務部門

2.1 技術部

新組建的技術部，業(yè)務涵蓋技術管理體系建設、科技成果及專利的申報和管理、技術委外和技術檔案管理、技術改造和設備設施管理、工時定額核定、人力資源開發(fā)、供方管理等。

業(yè)務交叉部門：生產物資部、質保部。

業(yè)務交叉主要事項：生產圖紙準備、供方評價。

2.2 生產物資部

新組建的生產物資部，業(yè)務涵蓋生產計劃的編制、下達、推進及按期達成、庫存物資的管控、在產品、產成品的轉運、相關票據的驗收、基礎設施、設備設施管理實施，環(huán)境/職業(yè)健康安全、能源管理實施、物資采購計劃的編制、實施、驗收、入庫、供方管理等。

業(yè)務交叉部門：技術部、質保部。

業(yè)務交叉主要事項：新產品成本核算、供方評價。

2.3 質保部

新組建的質保部，業(yè)務涵蓋質量管理體系、計量管理體系的實施、采購品進廠檢驗、內部質量過程控制、出廠檢驗、內部質量控制、工藝紀律監(jiān)督、供方管理等。

業(yè)務交叉部門：技術部、生產物資部、綜合部。

業(yè)務交叉主要事項：檢查技術、產品檢驗、供方評價。

3 主要問題原因分析

（1）科室職責不明確。新成立的科室，崗位職責沒有及時修訂，形成新科室老業(yè)務觀念，即“新瓶裝陳酒”，業(yè)務分工跟不上科室變化。

（2）科室協(xié)同不流暢。原組織架構業(yè)務分工相對明確，員工習慣原科室分工，跨科室工作協(xié)調機制沒有形成。

4 工作開展情況及建議

4.1 工作開展情況

4.1.1 明確科室職責

各科室根據現(xiàn)有業(yè)務，修訂科室崗位職責，總經理辦公會討論通過后，將本科室崗位職責分解落實到全科室員工，不留死角?？剖覇T工崗位職責內部討論后報綜合部備案，由綜合部在員工績效考核表中進行分解，達到“自上而下，再自下而上”，通過考核督促員工落實到位，取得了工作良性開展。

4.1.2 構建科室協(xié)同機制

綜合管理部牽頭，向各科室征集科室溝通協(xié)作事項，明確發(fā)起科室、發(fā)起人、發(fā)起事項、希望達到的目標、接收科室和接收人員，共征集需要協(xié)調事項18項。綜合管理部組織涉及科室組織召開溝通會，對征集事項進行逐項討論，當場解決12項，并討論業(yè)務流程，固化業(yè)務流轉順序，對不能解決的事項6項明確負責人和進度。

4.2 建議

科室崗位職責的制訂，允許各部門根據實際工作需要進行修改。

5 管理提升工作亮點

通過以上實際操作，我們重點以建章立制為出發(fā)點，以制度約束業(yè)務流程為原則。實行“一征兩討論一公開”決策方式，將科室崗位職責的制定、修改、執(zhí)行固定化，輔助推行“兩單一圖”工作方法，細化工作任務，明確時間節(jié)點，初步達到科室協(xié)同工作，提高工作效率。

5.1 實行“一征兩討論一公開”決策方式

科室崗位職責的修訂，實行“一征兩討論一公開”決策方式?！耙徽鳌奔凑髑罂剖邑撠熑藢Ρ究剖覎徫宦氊煹囊庖?“兩討論”即總經理辦公會討論通過，科室負責人召集科室員工進行討論，通過討論制訂員工個人崗位職責;“一公開”即科室將員工崗位職責進行公開，接受全體員工的監(jiān)督。

5.2 推行“一單一公開一圖”工作方法

制訂科室崗位職責，基本理順了科室間業(yè)務分工，對跨科室的業(yè)務，推行“一單一公開一圖”工作方法?！耙粏巍奔础肮ぷ髀?lián)絡單”，由業(yè)務發(fā)起科室發(fā)起人填寫，“工作聯(lián)絡單”上明確發(fā)起事項、發(fā)起人、接收科室（接收人）、要求完成時間節(jié)點，“工作聯(lián)絡單”由公司領導簽發(fā)后即生效，工作聯(lián)絡單同時發(fā)接收科室負責人和綜合管理部;“一公開”即綜合管理部按完成日期進行核實，核實后將工作聯(lián)絡單內容完成情況進行公開;“一圖”即總經理辦公會討論通過的決議，綜合管理部制訂會議紀要表格，將不同事項的進度用不同顏色表示，直觀地表示工作進度（已經完成、正在進行、完成進度落后），提示科室負責人及時完成。

5.3 監(jiān)督機制的建立

科室崗位職責的制訂、修訂，通過績效考核來貫徹落實，用監(jiān)督來保證職責的實現(xiàn)，確保制度閉環(huán)運行。

5.4 部門負責人考核機制

通過制訂部門負責人考核方案，主要通過五個方面數據的建立，確?？己藘热萑采w。

（1）集團公司下達指標分解到對應的部門;

（2）部門崗位職責內容;

（3）會議紀要涉及事項的執(zhí)行;

（4）臨時性任務的完成;

（5）單位領導考核。

以上考核方案年初制訂，每月考核，下月兌現(xiàn)的方式，調動科室負責人的工作積極性。

參考文獻

[1]王雯馨.差錯管理氛圍對知識型員工主動行為的影響研究[J].現(xiàn)代商貿工業(yè)，2019，（01）.