淺談造船企業供應商管理

顧堅 余清 李立中

摘 要：船舶企業物資供應商上千家，企業60-80%的費用都屬于采購費用，都與供應商有關。企業在采購物資、服務過程中，容易滋生腐敗，所以供應商管理屬于公司運營中的高風險管理環節，是體系審查、巡視監察重點關注部分，同時，供應商也是企業生產經營中非常重要的組成部分。所以如何管好供應商，對于企業降低成本、提高效率、控制質量起到至關重要的作用。

關鍵詞：造船企業;供應商管理;信息化

一、目前造船企業供應商管理問題分析

（一）供應商管理系統化不夠，管理不夠全面

在造船業高速發展的過程中，過多關注的是與造船主業相關的供應商，而忽略了其他供應商。從質量管理體系到職業健康安全管理體系，體系認證過程對供應商管理的要求也越來越高，覆蓋面越來越廣，原有管理模式已經捉襟見肘，漏洞百出。

（二）跟不上信息化發展步伐，效率低下，風險較大

（1）供應商名單未數據化、查詢不便。在計算機應用尚未普及時，企業習慣于紙質管理，給人工檢索帶來諸多不便，如果財務人員敷衍了事，甚至還會給公司運營帶來一定風險。

（2）供應商系統未與其他系統關聯，管理失控。隨著計算機應用的普及，企業開始開發應用管理軟件，由于網絡應用不夠，管理軟件大多以單機版為主，主要用于單個節點數據的錄入、匯總和分析。此類系統只解決了供應商名單的管理問題，至于合同節點、請款節點均未涉及。

（3）供應商準入申請流程不透明，效率低下。工作流協同辦公未普及時，許多企業的表單實施紙質流轉、專人傳遞。這種模式下，審核進展情況不夠透明，表單發起者經常搞不清目前審核進度，流轉過程中，表單丟失的情況也時有發生。

（三）供應商準入、復審標準不詳細，客觀性不夠

在準入、復審過程中，企業一般都專門成立審核組，審核組成員來自各職能部門。如果審核標準制定地不夠詳細，這些企業的審核就會流于形式，僅憑主觀臆斷，很難準確反映供應商的實際供貨能力與管理水平。

（四）供應商過程管理不夠精細

在供應商管理中，容易“重準入評審、輕過程管控”，對退出機制、優秀供應商評選等環節關注度不夠。公司一般都設置供應商的退出機制，但由于過程管理不夠精細，所以主動清退供應商的情況不多，公司的供應商數量越來越龐大。在評選優秀供應商時，大多是找物資配套、生產、質量管理等部門人員一起開會，憑經驗決定哪些供應商優秀，評選過程不夠客觀，公允性不夠。

二、造船企業供應商管理模式探討

（一）基本思路

企業可通過梳理現有供應商管理的規章制度和業務控制流程，制定工作標準，同時加快信息化系統開發做支撐，逐步形成規范化的供應商管理體系，促進管理運作的順暢和效率的提升，最終形成長效管理機制。具體做法可按照“建章立制、培訓宣貫、信息技術支持、持續改進”的操作步驟實施。

（二）建立規章制度，明確供應商分類管理標準

為解決目前供應商管理中存在的問題和短板，進一步完善和規范供應商管理工作，制定相關供應商的管理辦法，針對造船企業實際經營范圍，可按照“船用、非船用”對供應商進行分類，由于船用供應商提供的物資材料直接影響產品質量，船用供應商應實施重點管控，而非船用供應商可實施分權管控（可根據企業實際業務歸口部門進行管控）。

（三）識別風險，完善供應商管理機制

企業應按照不相容職責分離原則，識別出與供應商管理不相容的職責，就如造船業務外協外包管理，為降低廉政風險，應將供應商管理和外協外包職責分開設置，由生產管理部門負責外協外包管理，綜合管理部門負責供應商管理。此外可由質量保證部門負責建立供應商評審標準，成立審核組，組織開展供應商評審工作，公司質量負責人進行準入審定;非船用供應商可由相應業務歸口部門開展能力評價與準入審查。

（四）理順管理流程，為信息化管理奠定基礎

為利于供應商過程管理信息化，企業要對供應商的管理流程進行梳理與優化，可按照準入、變更、復審等階段，組織繪制流程圖，并優化相關細節。比如隨著軟件系統的應用，可優化“編制供應商名錄”的工作，通過供應商數據庫的實時維護，替代人工編制供應商名錄，提高了工作時效性，減少了重復勞動。

（五）建立評審標準，強化供應商考核

為更好地標準化評審工作，可按供應商類別有針對性地設計了評審標準，按照不同維度對供應商進行準入評審打分，這樣可改變原有“主管臆斷、隨意給分”的狀況，評審人員嚴格參照標準進行打分。

（六）宣貫培訓，建立持續改進機制

供應商管理制度制訂后，應加強宣貫培訓，比如由制度制定部門組織各相關部門人員，開展培訓，講解制度要點，告知各部門日常準入申請、信息變更等過程中的注意事項。通過制度培訓，讓各部門負責人員掌握操作方法。同時，在日常管理過程中，不斷收集問題，商量解決辦法，建立持續改進的長效機制。

（七）構建供應商管理系統，實現過程管理信息化

為進一步提高供應商管理的效率，在前期問題梳理和流程優化的基礎上，打造開發“供應商管理系統”，提供供應商數據錄入、信息查詢、考核評分等功能。同時可配合引入“工作流“協同辦公平臺，逐步實現供應商管理全過程信息化。

（八）通過系統關聯，強化供應商過程管控

企業還能將供應商管理系統與企業的審價管理、合同管理、質量外檢等其他系統進行數據關聯，解決信息孤島問題。為規避簽合同的廠商未經評審的風險，企業可將合同系統與供應商系統進行了關聯，在系統錄入合同時，無法手工輸入供應商名稱，只能選擇供應商數據庫中的供應商。這樣，就保證了合同錄入時的廠商肯定是公司經評審合格的供應商。在體系外審實踐中，通過系統串行測試與驗證，大大提高了審查效率。

三、小結

供應商管理是企業采購管理中的重要組成部分，特別是在船舶制造企業，采購成本占據了近60～80%。供應商從準入、挑選到后期日常維護管理，在企業經營管理中是企業提升核心競爭力的重要環節之一。通過規范供應商管理，從供應商準入審核出發，明確供應商分類，管理過程信息化，制定標準的評價機制，合理地維護好企業的供應商，從而使企業的生產更趨于穩定，盡可能得減少配套物資的質量問題，提升企業物資配套保證能力。同時借助信息化實施過程管控，更有效地提升管理效率，從而保證企業的可持續發展。

參考文獻：

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