淺談檔案管理數(shù)字化建設(shè)

劉桂華

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，社會(huì)形勢(shì)潛移默化的發(fā)生變革。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已然成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)，有利于保障檔案資料的安全性、準(zhǔn)確性，提高檔案管理工作產(chǎn)出，完善傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及效率的提高。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化建設(shè)；問題；對(duì)策

檔案管理是事業(yè)單位工作體系中不可或缺的重要組成部分。檔案指的是經(jīng)過立卷歸檔，具有查閱價(jià)值的各種文件資料。事業(yè)單位是社會(huì)服務(wù)性組織，而事業(yè)單位要提高社會(huì)服務(wù)質(zhì)量，完善社會(huì)服務(wù)功能，檔案管理在其中扮演著重要的作用。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量要求更高，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以適應(yīng)社會(huì)需求，因而，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)變得十分必要且迫切。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，數(shù)字化、信息化已然成為社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，然而在事業(yè)單位的檔案管理工作中，仍未樹立科學(xué)、客觀的檔案數(shù)字化建設(shè)理念。有的事業(yè)單位，在具體運(yùn)行中缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切性認(rèn)真，認(rèn)為當(dāng)前實(shí)施的檔案管理模式十分成熟，且具有良好的工作效益，因而不需要加以改變。有的事業(yè)單位，在檔案管理工作引進(jìn)了檔案數(shù)字化運(yùn)行的設(shè)備儀器，但在具體的工作思維及管理理念中，并沒有真正實(shí)踐數(shù)字化檔案管理。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)虛有其表，在這樣的狀況下，工作效率自然難以得到顯著提高。數(shù)字化檔案建設(shè)，是現(xiàn)行檔案管理工作發(fā)展的時(shí)代潮流。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，可突破傳統(tǒng)檔案管理工作中，資源消耗量大，工作產(chǎn)出效益低等短板，利用數(shù)字化系統(tǒng)靈活度大、便捷性高及運(yùn)輸速度快的特點(diǎn)，可有效降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，并輕松實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。社會(huì)在不斷的發(fā)展變化中，固步自封，閉門造車不利于檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。作為檔案管理工作人員，應(yīng)全面考量檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展之間的關(guān)系，積極嘗試新理念、新事物，從而才能在檔案管理工作中，對(duì)數(shù)字化檔案管理建設(shè)有著正確的認(rèn)識(shí)。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)投入資金有限

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅需要較長(zhǎng)的建設(shè)時(shí)間，而且需要投入足夠的建設(shè)資金。客觀而言，在現(xiàn)行社會(huì)的各行各業(yè)中，因工作所需的數(shù)字化或信息化建設(shè)不斷增加，事業(yè)單位在數(shù)字化建設(shè)方面，也呈現(xiàn)不斷提升、強(qiáng)化的發(fā)展趨勢(shì)。然而，在事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中，仍存有不少投入資金不足的現(xiàn)象。檔案管理數(shù)字化建設(shè)，資金投入不僅局限于引進(jìn)硬件設(shè)備及開發(fā)軟件系統(tǒng)建設(shè)兩個(gè)方面，還需要時(shí)時(shí)更新系統(tǒng)，維護(hù)系統(tǒng)，以此保障檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)期性及科學(xué)性。在設(shè)備儀器等物質(zhì)層面得以保障之后，檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)更加迫切。十年樹木，百年樹人。現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)，并非一早一夕所能速成，要提高人才的專業(yè)素養(yǎng)及綜合能力，需要長(zhǎng)期的開展培訓(xùn)工作，而人才培養(yǎng)無疑需要大量的資金供給。現(xiàn)行事業(yè)單位檔案管理工作人員，信息技能普遍難以有效滿足檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。由于資金投入不足，在客觀上導(dǎo)致了部分事業(yè)單位，缺乏完備的檔案管理數(shù)字化運(yùn)行條件，管理體系時(shí)有漏洞，高素質(zhì)檔案人才的匱乏，均不同程度的導(dǎo)致了檔案管理數(shù)字化建設(shè)無法真正落實(shí)。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)措施

（一）明確檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)

在現(xiàn)行事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)工作中，其首要前提是明確檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)及方向。樹立目標(biāo)，選定方向，才能圍繞目標(biāo)主體，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧而有的放矢的開展檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。二十一世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的大時(shí)代，眾所周知，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)，已然全面而深入的滲透于社會(huì)運(yùn)行的多個(gè)領(lǐng)域、環(huán)節(jié)，而隨著社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)的整體運(yùn)行中將變得舉足輕重，作用巨大。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)以檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化及高效化為方向，立足于完整、準(zhǔn)確、高效、有序開展檔案管理工作的原則，在運(yùn)行中切實(shí)提升檔案管理工作效率及更好的服務(wù)于人民群眾。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)無疑是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，而事業(yè)單位建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系及運(yùn)行模式，將最大限度凸顯出檔案管理的功能效應(yīng)，以此滿足社會(huì)多角度服務(wù)的需求。

（二）建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

事業(yè)單位建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，是提升檔案管理工作效率的必要條件。現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理工作是否能為人民群體提供高效、便捷的檔案信息服務(wù)，已然成為衡量檔案管理工作產(chǎn)出效益的重要指標(biāo)。在具體工作中，要行之有效的提升檔案管理工作效率，適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展，高度契合廣大人民群眾的實(shí)際需求，就需要在數(shù)字化檔案建設(shè)工作中優(yōu)化調(diào)節(jié)管理系統(tǒng)。檔案管理工作不是一成不變的檔案收集、記錄，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，旨在打破傳統(tǒng)檔案管理中“重藏輕用”的管理理念。收集、記錄、加工檔案資源固然不可或缺，但通過數(shù)字化檔案建設(shè)的運(yùn)行，不但能有效提升檔案整理工作效率，還能在此基礎(chǔ)上有效挖掘檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案發(fā)揮出更大的社會(huì)效益。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)無疑對(duì)檔案價(jià)值發(fā)揮至關(guān)重要，管理系統(tǒng)通過對(duì)汗牛充棟的檔案進(jìn)行分類管理，使其條縷清晰而具有高度的指向性、針對(duì)性，輸入與輸出之間可實(shí)現(xiàn)良好的信息對(duì)稱，無縫銜接。完善的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可從檔案屬性進(jìn)行合理的設(shè)置，比如說，對(duì)于一般的檔案資料，可通過數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，事業(yè)單位內(nèi)部工作人員，在用戶登陸后，即可自由查閱所需的檔案資料，并自由的進(jìn)行下載。資源共享，互通有無，有效提高了工作效率，節(jié)省了不必要的時(shí)間浪費(fèi)。對(duì)于機(jī)密性較高的檔案資料，則進(jìn)行加密管理，由檔案管理工作人員進(jìn)行管理。機(jī)密檔案需通過管理系統(tǒng)實(shí)施維護(hù)、安全升級(jí)等管理工作，防止機(jī)密檔案資料的向外泄露。

（三）完善檔案數(shù)字化管理制度

俗話說：“不以規(guī)矩，不能成方圓。”事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，離不開完備的數(shù)字化檔案管理制度。管理制度，是在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中，興利除弊，去糟留精而不斷形成的，具有高度習(xí)慣化、成熟化的運(yùn)行機(jī)制。工作實(shí)踐表明，高效而有序的工作體系，無一不需要完備的制度支撐。事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理制度，因其檔案管理的工作方式、運(yùn)行模式與數(shù)字化檔案管理之間存有較大的差異性。為此，在數(shù)字化檔案管理工作中，需立足于事業(yè)單位的具體情況，推陳出新的完善管理制度，以提升管理制度對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的保障性、適應(yīng)性。不同的管理工作，其管理制度側(cè)重點(diǎn)有所不同，作為管理工作人員，在把握管理主體屬性、特點(diǎn)的前提下，可因地制宜的構(gòu)建管理制度。檔案管理工作由于涉及到大量的檔案資料，多種類型的檔案資料相互輸入與輸出，再加上甄別、整理、加工、存儲(chǔ)等工作，從而決定了檔案管理工作具有高度的專業(yè)性。而檔案管理部門除了內(nèi)部運(yùn)行之外，還需要與其他部門進(jìn)行工作對(duì)接，因而檔案管理工作在客觀上也較為復(fù)雜。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，管理制度也具有層次性，但管理制度需突出核心重點(diǎn)所在，抓住關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，才能確保檔案數(shù)字化管理制度的有效性。

結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然選擇，十分必要且迫切。在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過程中，作為管理者應(yīng)提高思想意識(shí)，提高對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，從而樹立科學(xué)的管理理念。立足于檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度，擴(kuò)大對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的資金投入，整合及優(yōu)化配置資源，以此保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)的可行性、有效性。在事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，需要設(shè)置完善的管理體系，分門別類進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，資源共享，提高工作效率。強(qiáng)化檔案管理的安全性，重視信息化人才培養(yǎng)，制定出合理的管理制度，采用正確有效的路徑來進(jìn)行事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設(shè)。