試述辦公自動化中的計算機技術的應用

劉宣華 艾雙雙

摘? ? 要：進入新時代后，隨著企業規模與業務的不斷增加，辦公人員的工作量也越來越多，這也就很容易出現失誤，從而給企業帶來不良影響。因此，企業必須加強對文字處理技術、數據處理技術、多媒體技術以及網絡技術等先進計算機技術的應用，促進辦公質量與效率的提高，提升辦公自動化水平，從而推動企業在新時期更好更快發展。

關鍵詞：辦公自動化;計算機技術;應用

1? 前言

在傳統的辦公系統中，在對數據進行處理的時候總是會存在很多的弊端，一旦信息量和數據結構較為復雜，就會給辦公系統帶來非常繁重的工作壓力，并且處理的結果也會差強人意。這時，辦公自動化就運勢而生，辦公人員可以通過先進的計算機技術和辦公設備，將信息和數據以音頻、圖像、文字以及視頻等形式呈現出來，這樣一來可以更好的實現對數據的處理，達到辦公的需求，形成人機一體的、綜合性較強的辦公系統。辦公自動化可以有效的提升工作的效率，減輕人們工作的壓力，達到最佳的工作效果，進而有效的提升企業的經濟效率。因此，加強對計算機技術在辦公自動化中的應用是非常必要的。

2? 辦公自動化的概述

現如今，隨著信息技術和科技水平的高速發展，信息技術不斷的向辦公領域滲透，給傳統的辦公理念和辦公模式帶來了巨大的變化，人們逐漸的提出了無紙化辦公和數字化辦公，并在實際的工作中取得了非常好的效果。其中無紙化辦公和數字化辦公能夠得以實現，主要還是要依賴于局域網的技術支持。并且，目前很多辦公系統功能的實現都離不開局域網中的內部網，人們可以通過企業的內部網絡及時的傳遞辦公信息，這樣還能夠有效的確保信息傳遞的安全性和準確性。在辦公自動化系統當中，內部網絡起著非常重要的作用，內部網絡采用的是統一的操作模式，管理者可以通過中央網絡來向各個部門發布信息，這樣的操作方式具有安全、高效、便捷和統一等特點，進而有效的提高了企業辦公的效率和水平。內部網絡在辦公自動化當中的應用就是計算機技術在辦公自動化中應用的具體表現。

3? 計算機技術在辦公自動化中應用的優勢

3.1? 降低企業管理成本

（1）能夠有效的減少辦公過程中一些不必要的環節和材料，使得辦公的效率得到大大的提升，進而有效的降低材料的成本，提高企業的經濟效益。

（2）可以將原本幾個人才能夠完成的工作，現在只需要有一個人進行操控就行，這樣一來就能夠有效的減少辦公的人數，降低企業的勞動力成本，進而有效的提高企業的經濟效率。

3.2? 擴大辦公區域，優化辦公環境

由于傳統的辦公模式經常會受到技術條件的限制，在選擇辦公地點時，辦公的區域和環境都不得不要考慮到技術層面的能力。但是，隨著計算機技術在辦公自動化當中的應用，就可以有效的使得辦公區域突破空間的限制，辦公的地點可以是在寫字樓內，也可以是在世界的任何一個地方，這也就使得辦公的環境不會再受到過多的條件限制，辦公人員也可以根據自己的喜好來選擇辦公的環境，這樣也會使得辦公人員的工作心情更加的舒暢。此外，工作人員不再是像以往一樣是一個獨立的工作個體，現在可以利用計算機網絡技術在工作上進行合作和協調，進而有效的提高工作的效率。并且計算機技術的應用還實現了跨區域和跨行業的合作和交流，成為了各行各業溝通交流的一座重要的橋梁。

3.3? 激發企業的創造能力

計算機技術在辦公自動化當中的應用，可以讓企業的交流變得更加的自由化、辦公更加的規范化、管理更加的標準化。并且也可以使得工作人員擺脫以往的枯燥的工作環境和繁瑣的工作事務，讓他們的工作心情變得更加的放松，進而有效的激發他們的創造能力，這樣一來也就能夠有效的提升企業的創新能力，增強企業的核心競爭力。此外，在辦公自動化系統當中對于辦公人員的素質具有較高的要求，這也就要求辦公人員必須要時刻保持自身的優勢，爭取將工作做到最好，充分的發揮出自身的創造力，這樣才不會面臨被淘汰的危機。由此可見，計算機技術在辦公自動化當中的應用可以有效的激發企業個體的創造能力。

4? 計算機技術在辦公自動化當中的具體應用

4.1? 硬件設備和軟件資源

企業辦公業務的主要工作內容就是要對文字進行編輯，對信息進行收集、處理和傳輸等等，計算機信息技術在辦公自動化中應用，就可以更加高效、快捷的完成這些辦公業務。在辦公自動化都必須要在計算機上面完成，這就屬于硬件設備的應用，并且這也是辦公自動化實現的核心。與此同時，辦公自動化的實現還需要各種軟件的支持，也就是計算機在運行、管理以及維護過程當中所需要用到的各種辦公程序。

4.2? 文件軟件處理

在辦公過程中可以利用文字處理軟件制作和處理各種工作文檔，文字處理軟件不僅可以對文字進行處理，還可以對表格、圖形等進行處理，并且還可以將這三者進行有機的結合，進而呈現出更好的處理效果。文字處理軟件操作簡單，功能齊全，一般的文字處理軟件都會提供各項命令和功能，辦公人員只需要直接進行操作就行了，比如：文字編輯功能、列表排序功能、數據計算功能、郵件列表功能、圖像處理功能等等，通過文字處理軟件辦公人員可以更加高效、快捷的完成工作任務，提高工作的效率。

4.3? 建立信息發布平臺

企業內部需要有自己的信息發布和交流的平臺，隨著計算機技術在辦公自動化當中的應用，改變了傳統的用紙質只在辦公室內部進行交流的方式，現在可以利用企業的內部網絡，以電子公告、企業郵箱、企業內部交流群等形式進行信息的發布和交流，企業可以利用計算機網絡技術，建立一個公共的信息發布平臺，這樣一來就能夠使得企業內容的各種事項以最快的速度進行發布，并準確的傳達給每一位員工。由于這個平臺是開放的、共享的，所以公司的員工也可以直接通過平臺來獲取到企業最新的信息，了解到公司的實時動態，并且員工也可以通過這個平臺來表達自己對于企業的意見，提出自己的想法，促進企業的不斷完善。此外，企業也可以在這個平臺上發布對外的信息，外界也可以通過這個平臺來對了解到企業的發展情況以及招聘信息等等，讓平臺成為企業的對外門戶，幫助外界更好的了解企業，樹立企業的良好形象。

4.4? 其他方面的應用

計算機技術還可以在人事管理當中被得到廣泛的應用，尤其是對于勞資人事這一方面的管理當中，利用計算機技術，可以將員工的資料和考勤等進行高效的處理和管理，并且也可以快速的將員工的薪資管理和人事管理相結合，進而大大的提升了人事管理的工作效率，降低了管理的成本。此外，不論是企業還是機關單位，都需要召開各種工作會議，在以往召開會議之前都需要進行大量的事前準備工作以及事后的總結工作，但是自從有了辦公自動化之后，這些工作就會變得輕松很多，在會議之前，可以先將會議資料利用網絡發送給每一位參加會議的員工手中，在會議結束之后，可以將會議的具體內容和記錄進行整理，然后再發送到每一位參與會議的人員手中。此外，還可以直接采取視頻會議和網絡會議，進而有效的突破時間和空間的限制，真正的實現自動化辦公。

5? 結語

綜上所述，目前，計算機辦公自動化系統已經被廣泛的應用與各個領域和行業當中，并在很大程度上提高了辦公的效率，打破了時間和空間的限制，實現了無障礙的信息化交流。辦公自動化是辦公系統的必然趨勢，是社會信息化發展的必然選擇。由此可見，辦公自動化未來將會在更多的領域發揮出積極的作用。因此，我們必須要加強對計算機技術在辦公自動<<上接117頁化當中的研究，進而不斷的提高辦公自動化的水平，促進我國信息技術的不斷的發展。

參考文獻：

[1] 李志君.計算機技術在辦公自動化中的應用分析[J].經濟技術協作信息，2009（22）：143.