企業管理人員任前人事檔案審核問題分析

楊葉強

摘 要：新官上任對于每個部門來說都是重大的事情，而相應的任前檔案審核更是至關重要的環節，需要人事部門嚴格把關。一些數據顯示，在企業管理人員任前人事檔案審核中存在著諸多問題，影響了企業人事制度的真實性和公正性，也給企業部門的形象帶來負面的影響。就算不是原則性的作弊，也會給部門工作帶來不小的麻煩。為了杜絕這樣事情的發生，企業人事部門應該采取相應的防范手段，實行人事部門和檔案部門齊抓共管的機制，同時采用信息化的檔案管理和檔案建設，確保企業管理人員任前檔案的真實性和有效性。

關鍵詞：人事檔案企業管理人員審核

干部提拔是企事業單位重要的人事變動，尤其是企業管理人員的任免更是常事。在企業部門中新官上任之前，都會有例行的公示期，在這期間有關部門要對他的檔案進行審核。這樣的審核會是很嚴格的，因為人事檔案記載的是當事人信息的原始記錄，是當事人生活面貌和政治面貌的真實反映。任前檔案審核的作用就是杜絕填寫錯誤、隱瞞真相等欺騙和失真的行為發生。在工作過程中確實有檔案失真的狀況的發生。下面就談談這個問題。

一任前人事檔案審核中常見的問題

在企業管理人員任前的檔案審核中，經常出現的問題有以下幾個方面。第一，民族信息和本人的姓名不一致。在檔案管理的實踐中，姓名信息不一致的情況是不多的，但也不是沒有。一旦出現就會給相關工作造成很大的損失，主要表現在增大工作量方面。例如，不同的姓名會出現在檔案里，造成了用戶檔案混亂和失真，已經沒有實際意義。有的還出現“張冠李戴”的現象，造成很大的麻煩。

而民族信息不一樣的情況是經常出現的。比如，檔案資料前面填寫漢族，可到后面的資料又是其他民族了。這樣情況出現，更多的是人為的，當事人為了享受到國家的少數民族的優惠政策，故意改成少數民族。第二，“三齡”有差異。所謂的三齡就是年齡、工齡和黨齡。其中，年齡信息錯誤的情況很普遍，像年齡相差甚遠的也不稀奇，還有入職時間和實際情況不一樣等問題。在三齡的錯誤指數當中，入黨材料丟失的情況不多見，主要問題在前面兩個方面。企業管理人員在填寫檔案時候三齡的錯誤的原因有幾點：第一，這些資料根本不是本人填寫的，而是別人代寫的，代寫者根本沒有用戶的相關信息，只是隨便填寫了年月日;第二，檔案用戶主觀上想造成什么效果，故意把年份填小或者填大;第三，企業方面的疏忽，核對的時候沒有發現其中的錯誤;第四，當事人學籍弄丟了，只能是蒙混過關。以上這些檔案的缺失對以后的影響有幾個方面。第一，有一部分的學籍丟失了;第二是主體部分的學籍還有，只是缺失少部分資料，像是成績單或者畢業登記表之類的;第三是缺少工作履歷的相關材料。這種材料丟失的情況不同程度的存在，其造成的后果是沒法證明自身的工作和任職經歷，人事部門是很重視這方面的情況的。形成管理人員檔案履歷缺失的原因是多種多樣的，其中主要有以下幾種原因：第一，企業人事部門的主觀或者客觀的疏忽造成的。起因是因為人事調動的時候，當事人的相關資料和信息及其不規范，又來不及去彌補，就沒法在入職之前建立好入職者的個人檔案，導致在他的檔案履歷有殘缺。第二，企業在從外單位引進人才的時候，不是當事人的原單位同意的，他的相關資料檔案沒法在原單位調出，無奈之下只得重新建檔，這就導致以前沒有任何履歷的記載。

二任前人事檔案審核問題的解決途徑

（一）怎樣解決姓名和信息不一致問題。填寫的失誤造成的問題，解決起來還是有相應的措施。在當事人的檔案中姓名不一致的現象時有發生，情況是各不相同的。如果是因為使用簡化漢字造成的，處理的方法不復雜，可以用單一處理或者不處理，但需要信息數字建檔的時候就要把簡化字改成漢字。倘若是同音字造成的填寫姓名錯誤，處理的途徑有兩種：如果是因為企業部門造成的失真，那就必須是企業人事部門在檔案當事人的履歷表里標明備注，清晰地標明哪一個漢字是同音字，并要附上正確的文字;如果是檔案當事人自己的失誤造成的，就要經過企業人事部門認真核實后，在經過本人確認，出具材料認定當事人的真實姓名。如果是因為使用了錯別字導致的填寫姓名失誤，也有兩個解決方案：首先認真檢查檔案材料和其他信息是不是有沖突，目的是判斷是不是和別人檔案弄混了。如果認定信息都一致只是名字有誤差，可能是因為檔案的當事人中途改過名字，第二步就是本人提供所在派出所的戶籍機關出示的相關證明，然后企業人事部門在檔案中做出清晰的備注就可以了。如果是當事人檔案里的民族信息不一致，那就需要本人去當地的民宗委開一份證明自己民族身份的證明材料，交給企業的人事部門。（二）“三齡”信息不一致的處理措施。在這三種錯誤中，年齡的錯誤是經常發生的。倘若是檔案上農歷和公歷生日的不一致造成的，解決的辦法就是查日歷做驗證，如果兩者之間相符合，那就可以不做修改。如果是企業方面在某種情況下無意把當事人的年齡填錯，而其他信息都是一致的，那就必須由企業部門進行改正。對于當事人工齡有誤的，解決的辦法自然是要企業部門協助解決，企業應該按照工齡認定的政策，給當事人出具工齡的認定材料，客觀地反映出當事人的真實工齡。對于企業管理人員檔案審核中的黨齡不一致的情況，那證明的材料就是《入黨志愿書》。如果這個志愿書已經丟失了，就學要企業的黨組織和本人合作盡量查找到原始材料作為黨齡的證明。（三）學籍材料的補救辦法。在管理人員任前的檔案核實過程中，學籍缺失的情況也不少見。學籍材料也包括幾個方面的資料，若是當事人丟失的是學生報考登記表，解決的辦法是補辦一份，當事人可以去就讀的學校的檔案管理部門申請復印一份材料，但務必標明“原件復印”的字樣，最主要是要讓學校檔案管理部門蓋上公章。如果丟失的是“學生成績登記表”補辦的措施和上面相同，也是到就讀學校的檔案部門申請復印這份材料，也要標明“原件復印”然后讓學校蓋上公章。另外，倘若就讀的學校檔案部門不能提供相關的證明材料時，當事人還可以找到學校的教務部和其他相關主管部門出具學歷證明。還有一種情況，就是一些學籍材料沒辦法彌補完整的時候，只能用另外的證明辦法，就是對當事人的入學階段、就讀階段以及畢業階段的相關資料進行認證，如果能有辦法證實這三個階段的有效性，即便是學籍材料沒有，當事人也可以找到當地的教育機構所屬的學歷認證中心出具學歷認證書。（四）工作履歷缺失的補辦措施。工作履歷材料缺失也是審核中的常見現象。如果是因為工作調動的原因致使原單位不給履歷材料，那么當事人的現有單位就要通過協商的原則，和當事人的原單位進行協商解決，一般情況下都是可以解決的。如果履歷材料里丟失的是轉干材料或者是任職材料，解決的最好途徑就是查找，倘若是最后真的找不到原材料，那就只能允許當事人出具相關的證明材料代替原有的材料。倘若是當事人的檔案丟失的是任免審批表，也要首先查找審批的原件，如果真的找不到了，也可以憑借任職期間的的其他相關材料來代替。如果最后所有的證明材料都無法提供，那解決的辦法只能是企業人事部門進行調查核實了。

三企業管理人員任前人事檔案審核中失真的相關對策

如果是因為一些客觀的原因造成的檔案缺失，彌補的辦法還是可行的，可是如果是因為主觀的造假造成的缺失，那就是另一種性質的問題了，涉及到被提拔者的人品道德問題，需要嚴肅的對待。總而言之，企業管理人員任前的檔案審核機制，還是有實際作用的。其中最大的效果就是防范了人員“帶病提拔”弊端。但對于檔案的失真問題，補救的手段已經不重要了，問題關鍵是怎樣杜絕和防范。筆者從一些案例分析，應該從問題的源頭抓起，構建起一道防范檔案嚴重失真的銅墻鐵壁，把造假的各種渠道都堵住，真正保證企業人事檔案的公信力。具體的措施應該從以下幾個方面入手。（一）多部門齊心合力的整治。企業人事檔案管理的多元化是杜絕造假的有效措施。對于企業檔案管理的機制是不盡相同的，有的企業是歸組織或者人事部門直接管理;有的企業是檔案部門管理。但這樣的管理體制都有其弊端，最科學的制度是多部門齊抓共管。也就是說，企業的檔案部門和組織人事部門結合在一起，齊心協力把住檔案材料的“入口”。首先是對新進人員的審核要嚴格謹慎，保證填寫信息的真實性，重點審核最容易出現弊端的“三齡兩歷一身份證”的相關資料。同時企業檔案管理部門要嚴格把握好歸檔這個環節，對于新歸檔的檔案重點檢查，發現問題要及時解決，把問題消滅在源頭。（二）企業檔案管理的信息化建設。企業檔案管理的信息化建設，是檔案管理創新化、規范化的必由之路。信息化的管理也可以有效遏制涂改造假。人事檔案信息化管理，對企業檔案管理質量和效益的提高，對紙質檔案的管理和保護，其意義和作用是巨大的，同時也相應減輕了紙質檔案管理人員的工作量，也節省了很多時間。數字檔案大大地提高了管理人員的工作效率，相應降低了檔案管理的成本。而且，數字檔案的安全性是最大的優勢，高科技含量的掃描圖像，可以通過數字信息技術進行加密鎖定，如果不是遇到黑客，安全性是萬無一失的，普通人員是沒法對檔案進行涂改、提取、撤換、添加等作弊手段的，在根本上杜絕了涂改造假行為的發生，確保了企業人事檔案的真實性。（三）利用大數據分析技術識別人事檔案造假。傳統的檔案管理模式也是檔案造假的因素之一。在沒有數據化的人工管理的背景下，管理員要想知道檔案是不是完整，是不是真實，對檔案進行全面的清查，完全需要手工操作，付出了極大的勞動量和寶貴的時間，而且對檔案的保護還不利。所以說，引進大數據作為技術支撐，形成科技的管理模式，對企業的人事檔案進行管理，是企業檔案管理改革的大勢所趨。數據化的檔案管理是傳統模式無法比擬的，企業人事檔案把每一個企業管理者的成長經歷都巨細無遺地載入其中，其信息不會因為任何的意外而丟失，從更廣闊的視野來說，這是一個兼容并蓄的信息鏈，和其他的相關信息相互融合，比如說，醫療信息、交通信息等互聯，還有一些相關的社交網站形成特定聯網。利用多元化的大數據參與的企業檔案管理，完全可以有效識別檔案是不是具備真實性，檔案鏈條的完整可信度，從而推演出企業人事檔案是不是存在造假的隱患，從根本上杜絕了上面檔案審核過程中出現的問題，從而檔案失真的發生途徑也不復存在了。

結束語：

綜上所述，對任前企業管理人員進行檔案審核，是企業人事制度的重要環節。盡管如此，在審核過程中還是暴露了很多問題，諸如當事人姓名和民族信息有差異，“三齡”信息不一致，學籍材料不完備、工作履歷材料缺失等。由于企業檔案管理的機制和水平不同，漏洞隱藏其中，這就需要形成多部門共管的機制，真正把干部檔案管理工作做到萬無一失，有效提高企業檔案管理的質量和效益。以上分析代表個人觀點，僅供參考。

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