計算機技術在辦公自動化中的應用分析

李莉 王燦燦

摘 要：當今信息技術與科技手段日益進步，人們相應的也對計算機技術有了更高的需求，辦公自動化越來越成為目前很多單位普遍使用的辦公方式，它的應用在帶來及時準確信息的同時也極大的提高了辦公效率和速度。

關鍵詞：計算機；辦公自動化

1 引言

辦公自動化是指利用先進的科學技術方法，比如計算機技術等，基于以人機信息服務為目的的處理系統，實現自動化辦公。這種辦公模式能充分利用各種信息資源，加快辦公速度，提高工作效率，獲得最佳的工作效果。目前的辦公自動化系統是以計算機系統為核心，集文本處理、數據收集、音頻整合等為一體，正朝著網絡化、數字化、無紙化、智能化方向發展。從某種程度上來說，它也是一種多媒體技術，由通信技術、計算機技術、視聽技術與產品的開發結合而成，毫無疑問，計算機技術的發展與應用水平也會隨之得以擴展。

2 辦公自動化概述

辦公自動化是一種把現代化辦公和計算機技術相結合的辦公方式。傳統辦公靠人力和傳統交通工具完成，把各類新技術、設備與傳統辦公方式相結合，即辦公自動化。

3 計算機技術應用現狀

3.1 計算機的現狀

當今的世界已經離不開信息技術，也離不開計算機的強大功能，他們使我們的生產與生活得以便利化、多樣化，而且開始逐漸運用在我們的日常生活之中。隨著人們需求的日益廣泛，計算機技術的發展也日新月異，網絡系統開始智能化，操作系統也逐漸化繁為簡，不僅如此，其性能也不斷優化，應用程序的開發呈多樣化的趨勢，這些都使得計算機越來越流行。總之，計算機技術的不斷完善與發展，進一步促進了其在辦公自動化中的應用。

3.2 員工的整體水平不高

雖然辦公自動化的發展更新速度日益加快，但現在的一個問題是參與辦公的員工并不能很好的掌握計算機技術，這樣會導致無法充分利用計算機的相關功能，甚至還可能增加員工的工作量，降低其工作效率。除此之外，員工操作的不規范還有可能導致單位私密數據的泄露，造成經濟虧損，影響其長遠發展，因此員工的計算機素養對于實現辦公自動化至關重要。

3.3 辦公管理水平不夠

單位要有好的發展前景，需要實現辦公自動化，而且這方面相應的技術也得到了迅速的發展，但是目前并不能有效、合理地管理計算機，因而無法充分實現辦公自動化系統的所有功能，相關的應用程序也得不到有效的控制，在某種程度上來說，也是計算機技術的浪費。因此，如何提高辦公管理水平，充分利用計算機自動化的特點，是目前需要解決的重要問題之一。

4 計算機技術在辦公自動化中的應用價值

4.1 拓寬辦公區域范圍，改善辦公環境

與傳統辦公方式相比，計算機技術在現代辦公中的應用將會引起相關領域的巨大變革。計算機網絡覆蓋面之廣，使得不同地區乃至全球各地之間的人民都能實現信息的交互，也令辦公人員擺脫了之前埋頭苦干的單一工作方式，取而代之的是借助計算機技術而實現彼此之間的溝通協作，多樣化便利化水平都得以提高，極大的提升了工作效率。同時，計算機技術的出現促進了不同行業、不同領域之間的合作交流，成為其連接樞紐。隨著科技的進步，信息化社會的到來，計算機技術在單位辦公中的應用勢必將成為不可逆轉的時代潮流。

4.2 降低管理成本，改善工作效率

除此之外，辦公自動化系統的應用還能大大減少單位的運營成本，節省不少的人力、物力、財力。先總結其主要優點：首先，它能縮減辦公所需的材料，減少辦公開銷；其次，它能簡化辦公流程，提高工作效率；而且它還能夠降低管理成本投入，比如能夠縮減部分辦公人員，在降低用人成本的同時，提升辦公效率及辦公收益。現以惠普（中國）公司及美國微軟公司為例進行說明，惠普公司在借助計算機技術進行辦公自動化管理后，在辦公經費上相比之前降低了1/3；相應的，美國微軟公司每年則節省了約4000萬美元，同時還發現在應用該系統后，人際事務處理時間明顯降低。以上充分說明，計算機技術在辦公自動化中的應用可以有效降低管理成本，改善工作效率，從而促進實現更好的發展。

4.3 調動單位個體創造力，促進單位發展

計算機技術在辦公自動化系統中的引入，還能規范自身的管理，使辦公靈活化自由化，也促進了員工之間以及各部門之間的協調性，使得原本枯燥繁雜的辦公生活變得活潑輕松了許多，從而調動單位個體創造力，促進單位發展。畢竟創造力、創新水平是一個能否實現長遠發展的關鍵因素，不過計算機技術的引入，也在一定程度上對于辦公人員的專業素養提出了更高層次的要求，在辦公自動化管理中，需要每一位辦公人員的自覺參與，積極主動的為之貢獻自身的力量，不然單位將在這偌大的市場中毫無競爭力可言。總之，辦公自動化管理中計算機技術的引入，在調動辦公人員創造力的同時也對其提出了嚴格的要求，也促使單位朝著更加健康有序的方向發展。

5 具體應用措施

5.1 信息發布平臺的完善

網絡信息平臺一大優勢就是能在辦公自動化中實現及時的信息共享，無論是人和人、信息和信息間互動交流通過網絡予以實現，通過網絡信息平臺的建立，不僅能實現內部的及時溝通協調，還可以有效避免溝通中的口誤。而且，由于網絡通信具有性能強大的收集、分享、交流、流通等特點，在此基礎上建立的網絡信息平臺也會同時擁有這些特點，而具有簡化工作流程、有效利用辦公數據的作用，從而便利單位、客戶、政府之間的交流，從而推動網絡信息平臺的建立。

5.2 遠距離信息傳輸

在遠距離信息傳輸方面上，現在辦公自動化系統主要依靠BWV軟件。通過安裝該類軟件，再根據不同實際，比如在網絡出現連接不暢狀況下使用傳真機，從而實現傳真收發及文字的轉換，這將在辦公中大大節省時間，從而提高工作效率及工作質量。

5.3 利用計算機的多方面功能完成辦公自動化工作

計算機技術是一個大范圍，其包含種類繁多的各種不同功能，可由于自動化辦公的不同方面，為其提供更全面的服務，從而相應提高辦公效率。比如，圖片處理功能能夠在一些非常規性照片的使用權限上做一些調整；而其文字處理功能則能對文檔，比如檔案等進行及時的分類、編排、閱讀及印發等，相比傳統辦公而言大大節省了時間；至于其電話會議功能，則能使不同地區的辦公人員在無法到場參加會議的情況下，保證會議的正常進行，實現重要會議的順利召開，從而確保單位的健康長遠發展。總之，就是要充分利用計算機的多方面功能完成辦公的自動化工作。

6 結語

近年來，隨著當今信息技術與科技手段日益進步，各行業所要處理事情、單位內辦公人員所要搜集和處理信息不斷增加，傳統辦公方式已無法滿足現代發展的需要，在這種時代發展的背景之下，辦公自動化產生了。計算機技術發展也為辦公自動化打下基礎，文字圖像處理、數據整合、網絡技術等在自動化，定量和不定量和辦公中資料處理等方面均發揮著重要作用，基于此，才能得出需要的資料，提高了辦公人員處理相關信息的能力，保證了其工作質量及效果。在一定程度上也促進了社會經濟、社會科技的發展步伐，促使計算機技術朝著更精準的方向發展，進而實現單位的健康長遠發展。

參考文獻：

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