淺談如何化解科技檔案保密與利用的矛盾

程丹丹

摘 ?要：在過去的檔案管理工作中，保密是一項基本要求，但是近年來人們對檔案管理工作有了新的認識。同時隨著檔案形式的多樣化與信息技術的普及應用，人們也開始認識到檔案利用的作用。科技檔案的保密雖然是為了保護企業、單位的利益，但是要加以合適地利用，才能發揮出檔案本身的價值來，用于科研、教學等等工作當中。本文針對科技檔案的保密利用之間的矛盾進行總結和分析，并且說明了一些處理對策。

關鍵詞：科技檔案;管理;保密;利用

我國社會發展水平不斷提高，科學技術對社會進步和經濟建設起到的作用也越來越重要。科研工作中會產生科技檔案，在激烈的市場競爭環境之下，科技檔案的安全重要性不言而喻，其保護工作也是科技企業保持核心競爭力的重要措施。但是科技檔案的保密和利用也就形成了一對鮮明的矛盾，如何將二者的關系處理好、在保護本企業、單位的利益同時也讓科技檔案發揮出應有的作用就顯得非常重要。本文針對這些問題進行分析。

1 科技檔案保密和利用中的問題

1.1 保密意識上的不足

科技檔案承載著科學技術，也可以反映出某單位和企業的科學技術研發能力。但是專利性質的文件和機密科技檔案都是我國科技機密的一種，只能在有批準手續時，基于相應的借閱制度才能進行查閱。但是很多管理人員的保密意識存在一定的不足，甚至不了解保密法的相關內容，片面地認為在市場經濟的環境下并沒有什么秘密可以保守。也有部分從事科技檔案管理的人員并非是專職的檔案管理職務，在平時也開展科研工作，無暇顧及。也有部分檔案工作人員籠統地認為遵守國家相關法律政策就可以做好檔案保密了，但并沒有認識到法規外泄密情況。

1.2 科技保密部門設置不完善

科技檔案保密職能缺失問題主要存在于高校當中。由于保密技術工作人員人手不足，所以就會大大影響到保存和保密技術水平。由于機構部門建設不完善，很多高校都沒有建立專門的保密部門，該職務大多是由學院辦公室主任、教務秘書來擔任的。這種情況加劇了這個問題，這項工作無法落到這實處。

1.3 信息安全漏洞

與信息技術的發展和應用一起到來的是信息安全問題，得益于網絡技術的推廣，人們的生活和工作也因此變得更加便利。誠然，信息技術可以大大提高工作效率，但是信息傳輸也可以經由更多的渠道來實現，也可以有更多的方式來泄漏機密。舉例來說，紅外技術和無線電技術都可以應用于保密內容的竊取上，這也給科技檔案的保護帶來了更大的困難。我國的信息技術和網絡安全防護能力有嚴重的不足，很多檔案應用系統并不具備設防能力，有一定的危險性;對于所引進的檔案信息管理技術也沒有進行有效管理，在應用之前也未經過技術改造環節。最后，我國自主研發的保密技術進展情況并不樂觀，所以也在客觀上造成了信息安全的瓶頸。

1.4 法律監管不當

我國對于科技檔案管理已經分布了具體的法令，高校和其他科研部門雖然也在執行，并且取得了一定的進步，但實際上在法律監管問題上仍然存在一定的不足。舉例來說，不同的學校無論是在規模上還是在主要科研方向上都是有所不同的，但是大多數高校沒有結合自身的情況來制定更為細化的管理制度，并且也沒有采取相應的力度來懲治違反國家檔案法規的行為。對檔案泄密、檔案丟失、損壞檔案、拒不上交科技檔案材料等問題沒有提出具體的解決方案，處理起來可操作性不強，只是輕描淡寫，以批評檢查代替處罰，而不是用法律法規去制約，其結果必然會導致更多的人抱著僥幸的心里進一步違反法律法規。由于科技管理與檔案管理沒有很好銜接，普遍存在著課題已經結題或鑒定，但仍未立卷歸檔，因而導致檔案管理明顯滯后于科研管理，從而限制了檔案管理工作的進行。

2 做好科技檔案保密工作的途徑

2.1 開展保密宣傳教育，增強保密意識

科技檔案保密工作事關國家的安全與穩定，與國家利益息息相關。對一個單位來講，直接關系到存亡與興衰，因為在競爭中，誰掌握了信息、技術和管理，誰就能在競爭中占有優勢地位，能立足發展。如果泄密，損失是無法估量的甚至是致命的。所以，一定要加強全員保密教育，增強保密意識，把法制教育，法規宣傳納入日常管理中來。科技檔案的保密工作是一項長期而又艱巨的任務，要居安思危，把有可能泄密的情況考慮周全，防患于未然。

2.2 健全科技檔案管理體制，完善保密措施

認真實施科技檔案規章制度，建立科技檔案管理制度，從源頭抓起，實行“超前控制”，從而實現科研工作與檔案工作“四同步”管理。即下達項目任務的同時提出科研文件材料的歸檔要求;檢查項目進度的同時檢查科研檔案形成情況;申請驗收、鑒定科研成果的同時驗收、鑒定科技檔案材料;上報科研成果的同時要出具科技檔案整理歸檔材料。科技檔案的立卷歸檔工作是科技檔案管理的重要組成部分，是保證檔案完整性的前提和基礎，因此必須大力宣傳科技檔案立卷歸檔工作的重要性，提高對檔案管理工作的認識，嚴格按照科技檔案規章制度執行。同時還要建立科技檔案管理制度，完善保密措施，使科技人員認識到有義務和責任將自己在科技活動中形成的科研資料加以收集、整理，并按科技檔案規章制度及時歸檔，保證科技檔案的系統性、完整性、正確性，避免應歸檔的材料失控而導致泄密。

2.3 加強網絡信息安全管理，提高技術防范能力

建立健全計算機和網絡系統的各項規章制度，制定嚴密的安全管理制度，是科技檔案安全保存的重要措施。做好計算機信息處理系統保密工作，嚴格計算機網絡的保密管理，嚴禁涉密科技檔案信息上傳，對涉密信息系統應采取物理隔離并按涉密程序分級保護，按照國家保密標準配備保密設施、設備。

2.4 完善相關的法律監督制度

為了維護檔案資源的完整與安全，國家和各行業先后制定了一系列檔案行政管理的法律、法規和管理辦法，高素質的科技檔案人員必須通過認真學習，做到知法、懂法，不斷提高法制意識和法律素質，自覺用好法，實現以法治檔。

3 總結

總之，保密在檔案管理工作中一直處于重要的地位，但是科技檔案的形成之初，目的是在于可以有效利用，如果一味保密則會讓科技檔案無法發揮出應有的價值來。所以，無論是保密還是利用，都需要遵守相應的原則，其目的都是可以讓科技檔案在我國的社會建設中做出貢獻。因此，在工作中，工作人員應該遵守保密原則，積極開發科技檔案，這樣才是最好的化解科技檔案保密和利用矛盾的方法。

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