信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

任忠萍

摘 ?要：檔案管理機構必須要緊緊把控當今社會的發(fā)展節(jié)奏，利用核心技術資源來提升檔案管控工作的效率水平，當前檔案管理中的問題也需要加以重視。雖然信息技術給檔案管控工作提供了必要的支持，通過構建信息化平臺可以提升檔案管理與使用工作的原有效率。但是，一些檔案機構并未結合信息技術做出必要的改進，現(xiàn)探討相關問題，并給出信息化改進對策。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

信息化系統(tǒng)可以支持檔案管理機構將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，簡化檔案使用過程，提升歸檔效率，形成新的信息化平臺后，管理者需要去積極地解決一些新的工作問題，信息化系統(tǒng)使管理者可以機構內部快速傳遞檔案信息，但是安全問題等新的檔案管控問題卻降低了檔案管控活動的合理性。現(xiàn)針對檔案信息化系統(tǒng)使用的情況，研究相應的問題，并探討應對檔案信息管理問題的可行方法。

1 檔案信息化概述

檔案管理也就是將相關部門的有關檔案在一定的規(guī)律下進行組織規(guī)劃，目前我們已經開始運用一些現(xiàn)代化技術對檔案信息進行收集整理，并合理保存，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實就是將傳統(tǒng)的紙質信息改變?yōu)殡娮有畔ⅲ４嬖谟嬎銠C或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數字化管理的運用在我國還處于初步階段，所以也出現(xiàn)了許多問題。信息時代，檔案管理工作雖然幫助我們提高了信息管理的效率，但是在管理工作中也逐漸出現(xiàn)一些問題，這些問題不但影響著檔案管理的工作進度，還有許多其他不利因素，成為了信息管理工作上的當務之急。

2 新時期管理檔案工作中的問題

在當前的信息化時代中，檔案管理工作全面升級，工作效果改進的同時，一些新的管理問題也隨之形成，現(xiàn)剖析幾個已經影響到檔案信息質量的問題，給優(yōu)化管理的相關工作指明方向：

2.1 檔案的保密性問題

檔案管理的新形式是將信息直接錄入到計算機中。這樣雖然方便查找和保存，但是也無形中增加了安全性風險和保密性風險，有可能被不法分子通過網絡入侵信息，從而盜取重要信息。這也是目前檔案管理工作中最需要注意的問題，也是困擾我們很久的問題。現(xiàn)在網絡上存在許多黑客。這些黑客通過遠程操作可以直接竊取重要信息，一旦信息遭到破壞，想要恢復是十分困難的，而且信息一旦泄露，這就很可能造成嚴重的后果，甚至無法彌補。所以信息安全性與保密性上還存在著很大問題。

2.2 檔案管理者的業(yè)務能力問題

隨著檔案管理的信息化，傳統(tǒng)的信息管理方法已經不再使用，但是相關管理人員沒有專業(yè)知識，造成管理上的缺陷。在我國各大高校都還沒有展開對相應專業(yè)人員的技術培訓，導致這方面的人才嚴重缺失。再加上目前相關管理人員的培訓工作并不受到重視，沒有強大的管理能力自然會給檔案管理發(fā)展帶來很大困擾。可以說專業(yè)能力是非常重要的一個管理技術。管理人員已經不能再用傳統(tǒng)的管理辦法進行新形式管理，一定要引起重視。

2.3 檔案應用價值鑒定問題

檔案價值鑒定的意義在于對檔案的真假進行辨別，這包括對檔案的來源、載體以及標志等指標進行檢查，從而判斷檔案信息真實性。但是現(xiàn)如今的檔案管理是完全信息化的，可以輕而易舉對檔案信息進行復制，這就導致信息來源丟失，沒有可靠性，而檔案的載體都是一樣的，所以檔案不光失去了信息來源，也失去了唯一性。給檔案價值鑒定增加了很大難度。

3 信息化時代中可用的檔案管理方法

種各樣的信息都需要進行檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理也是為了將信息保存得更加有序，為事件提供依據，所以完善信息時代檔案管理工作是非常有必要的。

3.1 形成新的檔案管理理念

檔案管理者應當結合現(xiàn)有的檔案管理平臺與工具形成新的管理工作理念，傳統(tǒng)化的管理模式逐漸被各類檔案管理機構摒棄，新的管理平臺依托網絡技術、計算機技術以及信息技術而存在，因此管理者也要改變固化的管理理念，圍繞新的平臺來調整自己使用的管理方法，制定新的檔案管理工作規(guī)劃，通過新的管理理念來指引檔案應用工作，檔案管理機構也需要在檔案管理行業(yè)范圍內宣傳新的管理理念，使更多的機構都能夠積極地參與檔案信息化平臺優(yōu)化工作中，最大程度地改進平臺中的問題。

3.2 培養(yǎng)新型檔案管理者

檔案管理機構引進大量的計算機等檔案管理輔助設備之后，應當引導管理者學習相關設備的操作方法，使其能夠在比較短的時間內適應新的檔案管理系統(tǒng)，與此同時，管理者還需繼續(xù)學習檔案管理工作中需要的辦公軟件的使用方法，進而達到高效運行檔案管理系統(tǒng)的工作目的。管理機構還可以邀請相關專業(yè)的專家給管理者提供講座交流活動，保障檔案管理工作的專業(yè)化。除此之外，檔案管理者必須改變工作方式，不僅要按時完成檔案材料的歸檔與整理工作，針對應用檔案信息的分享與應用等方面的新需求，管理者應當將服務理念融入到檔案管理環(huán)節(jié)中。

3.3 完善相關規(guī)章制度

信息化平臺可以使當前的檔案管理工作更加高效方便，但是信息泄露等安全層面的問題始終威脅著管理者與檔案的擁有者，因此應當結合信息管理方面的新的工作需求，改變制度的內容，增加與信息安全保障相關的條例，使檔案管理者也能夠形成法制意識，利用制度來規(guī)范與限制檔案管控工作，提升公眾對于檔案信息安全保障工作的關注程度，在檔案機構內外都形成安全的網絡防護系統(tǒng)。

3.4 構建檔案信息安全保障系統(tǒng)

制度與人員培養(yǎng)方面的工作做好之后，管理者可以與技術人員積極配合，給檔案管理機構構建風險防范系統(tǒng)，消除檔案管理工作范圍中的信息風險問題，在日常的檔案管理中就要注意消除信息隱患問題，技術部門可以定期檢查管理者使用的電腦設備，備份重要的檔案信息，清除病毒，加固防火墻，把控網絡技術與信息資源之間的關系，強化網絡監(jiān)督工作，限制網絡系統(tǒng)的訪問權限，避免有病毒或者不法分子入侵。

4 結束語

信息技術帶給現(xiàn)代檔案管理工作的便捷度值得肯定，但是管理者也必須明確存在于管理環(huán)節(jié)中的各種新問題，本文集中分析了信息系統(tǒng)在檔案管理工作中存在的使用問題，管理機構應當通過培養(yǎng)能力高的管理者來化解新的管理平臺的不足之處，利用信息資源來提升檔案管理工作的效率水平，同時也保障檔案材料的質量，使檔案的應用價值被有效放大。

參考文獻

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