淺談醫院檔案管理中權變管理理論的應用

張晶

摘 ?要：醫院管理各類日常需要應用的檔案材料時，應當考慮到不同檔案的具體用途，對檔案管理平臺進行改進，不少醫院都就現存的檔案管理問題，改變了檔案管理工作方法，將更多樣化的理論應用到管理醫院檔案的過程中，不再使用單一化的管理方法來管理所有的醫院檔案材料。權變理論是比較適合醫院這一環境的管理理論。本文根據對醫院檔案以及權變管理理論的認識，探索管理方法。

關鍵詞：醫院檔案;檔案管理;權變管理理論;應用方法

現代醫院需要有效利用各種資源，除了一般的醫療資源之外，還要對各類檔案資源施加科學化的管理工作。不同類型的醫院檔案記錄的內容不同，醫療檔案主要記錄醫院接收的患者的具體信息，會計檔案記錄醫院的財務流動情況，人力資源檔案反映的是醫院職工的個人與工作信息。管理者在醫院中落實檔案管理工作時，必須要注意結合檔案管理環境的變動，發揮權變理論的作用，保持內部檔案管理體系的完整性。

1 權變管理理論與醫院檔案管理工作概述

權變管理理論符合現代企業綜合管理需求，在該理論體系中，管理者應當注重對系統內部各個元素之間的聯系加以關注與把控，同時還要對內部環境與組織之間存有的關系進行探索，當內部環境出現了細微的變動之后，就要調整管理組織的形式，針對外在管理狀況，來改變管理方法與管理模式，在很多管理領域之中，這種理論均能夠適應應用條件，醫院的環境會經常性地出現變化，固化的檔案管理模式導致一些問題出現到管理檔案的過程中，因此可利用權變理論來輔助管理醫院檔案的工作。

檔案管理主要是從兩方面進行定義的：一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前，在我國檔案管理的相關規定把檔案劃分為“八項內容”和“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統。其中對于“八項內容”是指檔案管理學的內容，“兩個方面”是指“實體管理”和“信息內容的開發利用”。即實體管理與內容信息的開發利用分別采取了兩種理論性質不同的基本方法。前者是以歷史主義為主，后者是以多種方法同時并用，以邏輯主義方法為主。檔案管理的主要任務是為了讓人們更好地去銘記歷史，記錄一些以前發生的事情，把其整理成冊。讓后人來進行翻閱，來揭示歷史事件的真實性。

2 醫院檔案管理過程中的不足

2.1 制度問題

醫院管理在涉及檔案管理問題時相關的制度和職責還沒有健全，對于檔案管理沒有及時進行考核。沒有將檔案管理與醫院的建設發展相聯系，在醫院長遠的發展中，一般都是對醫院的人員、醫療設備、技術水平都進行了詳細的規劃，但是唯獨缺乏對檔案管理的規劃。檔案管理制度的不健全勢必會影響整個醫院管理水平，影響醫院的基礎設施建設。

2.2 檔案管理工作缺失系統性

在醫院的發展中，各級醫院都有符合自己醫院的一些相應的規章制度。但是在醫院檔案管理方面制度和職責還不夠完善，造成部分醫院檔案還閑散的放在一些科室的辦公桌上，已經歸檔的檔案材料不夠規范，借閱制度還不夠完善，在借出與送還之間沒有相應的記錄，嚴重阻礙了醫院檔案管理的發展。由于醫院的工作人員對于檔案的認識還不夠全面，執行力度還不夠導致檔案管理在醫療事業中產生了負面的影響。為了考慮檔案管理的長遠意義，還是應該盡快地進行一些系統性的歸檔。

3 利用權變管理理論來完善醫院檔案管理工作

3.1 應用權變管理理論的必要性

管理者如果需要應對類型相對豐富的檔案材料，就必須要針對不同的檔案文件，來采用動態化的管理方式該調整基礎的檔案管理模式。檔案材料在不同的程度上記錄了醫院的發展狀況，醫院的變遷與進步也可以在檔案材料中有所體現，鑒于檔案內容的重要價值，管理者必須以醫院的內部管理需要為準，來展開管理各種不同的檔案材料的相關工作。管理者除了需要整理與保護紙質的檔案材料之外，還需要對一些實物型的檔案進行整合，統一管理，如錄音以及影像文件等，當承載著重要檔案信息的載體出現變動之后，普通的管理方法就會隨之產生不適用的情況，動態化的管理理念可以使醫院檔案管理人員應對各種來自于管理環境的變動，保持管理檔案這項工作的連貫性。

不同類型的檔案被保存的地點不同，一般人事檔案與財務檔案會被單獨存放到專業化的檔案室中，而病情檔案會被分開放置，主要被保存到醫院內部的科室之中，這部分檔案受到保存環境的影響，就會產生系統化缺失的問題，如果可以在管理論系統中融入權變理念，病情檔案也可被妥善安置。

3.2 轉變檔案管理工作思路

當檔案管理工作理念被改變之后，整個管理活動都會隨之變得更加科學化，醫院檔案的總量龐大，被分別存儲到多個科室部門之中，醫療人員本身并不是專業化水平比較高的檔案管理人員，不能保障科室內部的檔案的安全與完整，一旦醫院產生了搬遷或者新建的工作需求，檔案材料就會隨之丟失，科室重要的醫療信息也會隨之丟失，因此當醫院檔案的保存環境出現變動時，檔案管理模式必須隨之做出調整，始終做好保護檔案資料的工作。一旦有檔案轉移需求，就要轉變管理檔案的工作，管理者需要從科室中收集重要的醫療檔案，將其統一安置，在新建與搬遷工作結束之后，再將醫療檔案分別輸送到相應的科室中，在此過程中，需要清點檔案材料，做好檔案記錄工作，管理者還要將檔案管理注意事項傳達給可始終的醫療人員，使醫生也可以成為醫院檔案管理模式的重要主體，主動承擔管理醫院檔案的工作。

3.3 調增檔案管理人員的管理意識

一個醫院的發展，主要是與醫生的素質有關系。醫院的辦院也主要體現在一個醫院的整體文化，是一種積淀過程。檔案體現一個醫院的歷史文化，同時也體現一個醫院的人文精神。只有通過對檔案的完整記錄，才能夠將醫院的文化精神一代代的傳承下去。在這個過程中，就要求醫院的醫生要樹立正確的觀念。在對待檔案管理方面應該要重視，對檔案管理人員進行相應地培訓，讓他們能夠有系統性的去整理和歸納檔案。不斷地擴大檔案的整理工作并學會于當前的一些醫院情況相結合，為醫院文化增添新的素材。

建立一個對于檔案管理人員的培訓機構，不定期的對檔案管理人員進行培訓，對于培訓過的知識進行考試檢查。由于當前科技的迅猛發展，在檔案管理方面人們也開始采取一些科技手段，不再是以往單純的用筆記錄，高新技術的應用檔案管理也變得更加地便捷高效。對培養醫生在高科技方面的使用，培養醫生跟上時代的腳步，進行檔案管理的新意識。

4 結束語

醫院在應對檔案管理這項工作中的問題時，同樣需要保持與時俱進的精神，在檔案材料與管理環境產生變動之后，管理者需要遵循權變管理理論提出的要求，在醫院這一檔案管理環境中創設出獨特的檔案管理文化。權變管理理論被引入醫院檔案管控工作中之后，醫院的檔案管理工作可以長期保持動態化的特點，一旦管理環境出現變動，管理者就要調整檔案管理模式，使用符合環境條件的檔案管理措施。

參考文獻

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