計算機辦公自動化技術應用

申晨 杜書濤

摘要：目前計算機技術的發展推動了各類單位辦公向著全面自動化的方向發展，其在極大程度上提升了辦公效率及辦公質量，可以說計算機辦公自動化技術的應用對以往的辦公模式進行了突破性的改革及創新，提升了其整體的管理水平。為此本文結合了計算機辦公自動化技術特征來對其進行深入分析，以此作為基礎對其應用進行了研究。

關鍵詞：計算機;辦公自動化;辦公室

對于現代辦公需求不斷提升和發展來說，計算機辦公自動化的應用已經成為了重要的發展趨勢。通過構建信息化的辦公環境，可以更加高效、快捷、準確、低成本地完成各類問題的處理，同時也保障了信息的安全性和可靠性。對現代企業發展來說，計算機辦公自動化技術的應用，也大幅度降低了內部的經營管理成本，保證了辦公效率。

一、計算機辦公自動化應用的特點及功能

1計算機辦公自動化應用的特點

計算機辦公自動化主要是指在業務辦公中通過計算機技術的應用來使其與人組成一種新形式的信息處理系統，將部分辦公內容交由現代化設備來進行處理，以此來提升辦公活動的現代化水平。

2計算機辦公自動化應用的功能

在計算機辦公自動化應用中可以根據其系統的應用特點來將其功能定位為不同的層析，以其系統的功能特點來看，一般分為三個部分，分別為事務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統。這三個系統自實際的應用中可以通過計算機技來對其各個模塊之間進行聯系，通過系統的調用及控制來使其構成一體化的OA系統。事務級OA系統，是辦公自動化系統的最低功能層次，也是整個系統的基礎，其功能僅限于在單機或小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用。信息管理級OA系統，是辦公自動化系統的第二個層次，信息重要性的提高使辦公系統在對信息的處理方面進行功能升級，將事務級辦公系統與綜合信息緊密結合起來形成信息管理級辦公系統。決策支持級OA系統，是辦公系統的第三個層次，它是由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

二、計算機辦公自動化技術的分析

作為當前新的辦公方式，計算機辦公自動化技術的出現和應用逐漸受到了更多的認可和關注。計算機辦公自動化技術的應用，通過構建一套以計算機技術和網絡技術為核心的現代化辦公體系，實現了對各類信息的存儲、傳輸、操作等多方面的需求。在當前技術不斷發展的過程中，計算機辦公自動化技術在應用上展現了更多的優勢，同時伴隨著更多新技術的發展和完善，也實現了更多的功能。通過計算機辦公自動化技術的應用，讓辦公活動的開展更加明朗、清晰、簡潔和效率，同時對傳統的辦公體系和模式進行了優化和調整。

三、計算機辦公自動化的實際應用

1保障文件的安全性應用

傳統的信息保存都是通過紙質檔案的形式進行，容易受到環境的影響而造成損壞，使文件丟失。而計算機辦公自動化更好的提高了文件保存的安全性，通過數據庫的技術，可以建立一個保存信息的平臺，將信息進行完整的保存，不易受到外在壞境因素的影響。雖然計算機的使用存在一定的危險，但是辦公自動化也有一定的防范措施，首先，使用防火墻，將計算機網絡進行分隔，在辦公內部建設安全的共享平臺，防止信息受到破壞;其次，防毒軟件可以將計算機內部的病毒有效的進行處理，在辦公室的計算機服務器上裝上防毒系統，保證所有計算機的安全;最后，建立虛擬網絡，在進行程序使用時，先在虛擬環境中進行測試，在安全的前提下再進行正常使用。計算機辦公自動化的安全性是有一定的保障的，可以解決傳統的信息保存問題，也會對計算機可能存在的威脅進行有效的防范，提高了文件保存的安全性。

2信息發布平臺的建立

現今，更多的企業使用辦公自動化技術，通過計算機的網絡，建立統一的信息發布平臺，可以更好的實現企業內部人員的交流，也可以幫助企業進行更好的資源共享，很好的節約了實際的時間和共享中容易出現的錯誤。辦公的智能化和無紙化，避免了大量的紙質印刷，不但節約成本，保護環境，而且可以減少辦公室空間的占用。同時，企業領導可以及時的發布一定的信息，讓工作人員及時的了解工作任務和工作中的問題，極大的降低了傳達信息的時間，減少了工作流程和個人的工作量，讓辦公的信息能夠有效的被總結、記錄，企業的實際工作效率也會有所增加。

3信息檢索的應用

傳統的信息檢索都是靠人力進行，查閱大量的信息檔案從而找出需要的信息，或者翻閱大量的書籍找出解決問題的方法。而計算機辦公自動化技術的使用，大大減少了信息檢索的時間，增加了信息檢索的效率。而且，現在的信息比較發達，更新速度也比較快，必須及時的掌握最新的信息才能更好的適應社會，也能做出更準確的決策。計算機自動化也很好的解決了距離過遠而無法得到有效信息的難題，可以隨時隨地的獲取任何可以公布的信息。企業可以設立內部的信息庫，包括所有類型的信息，當員工需要查閱信息時，可以輕松的找到自己需要的資料，解決自己面臨的問題。目前。被眾人熟知的搜索引擎都是通過辦公自動化技術，建立起一個超大的數據庫，可以快速、準確的找到自己所需要的信息，都體現了信息檢索的實際應用。

四、在計算機辦公自動化應用中存在的問題分析

1計算機辦公自動化中操作系統的問題

目前在計算機辦公自動化中其所采用的操作系統多數為Windows，雖然此操作系統不斷的進行升級及完善，但是在實際中其仍然存有許多的漏洞。Windows屬于商業軟件，其所提供的服務有一定的限制，尤其是在安全技術方面是不對用戶開放的，因此在計算機辦公自動化中其主要是通過網絡協議來采用此操作系統進行相應工作，而此種情況也使得用戶在進行操作的過程中其計算機系統可能會受到網絡攻擊，安全性無法得到良好的保障。

2計算機辦公自動化中應用軟件的問題

在進行自動化辦公時必須要有相應的應用軟件作為支持，這樣才能使其自動化效果得以實現。在計算機辦公自動化中其所采用的應用軟件無法確保其絕對的安全，其在設計的過程中可能存在安全漏洞問題，而這也為計算機辦公自動化應用帶來了一定的不穩定因素，使其安全性、可靠性無法得到絕對的保障。

五、提升計算機辦公自動化應用效果的措施

1進行操作系統的自主開發

在操作系統的開發中其對技術有著較高要求，因此可以在實際中依據實際條件及需求來選擇是否進行操作系統的自主開發工作。目前Linux所提供的系統開放服務可以根據自身需求來在此系統上進行自主開發工作，依據內部辦公需求來定制相應的操作系統。自主開發的方式可以保證系統的安全性、可靠性得到提升，使操作系統的各個程序都可以得到有效的強化改進，使其可以為計算機辦公自動化的應用提供更好的支持。

2對應用軟件進行完善

為了提升計算機辦公自動化中應用軟件的安全性及使用效率，可以根據使用要求及方向來對應用軟件進行設計及開發。若是在實際中不具備自主開發辦公應用軟件的條件則可以選用一些安全系數高的程序，并及時對其進行升級及修復，減少應用軟件在使用中的漏洞，提升辦公的安全性。

六、結語

計算機辦公自動化在辦公時的作用是十分大的，它打破了傳統的辦公方式，可以更加高效的保存信息，更快速的查閱信息，讓辦公的效率也有所增加。但是，企業要重視辦公自動化中存在的問題，要增加員工電腦的安全性保障，也要針對內部的信息網絡制定防范措施，防止內部信息的丟失，影響企業的利益。

參考文獻：

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