計算機在檔案管理中的應用探討

王小兮

摘要：現代檔案信息管理早已突破了傳統(tǒng)的紙質檔案管理，不僅因為紙質檔案管理無法對檔案資料進行合理的保存，更因為其無法對檔案信息進行合理管理及檢索，也不利于檔案信息的合理利用。將計算機技術和檔案信息資源進行有機融合，可以提高管理技術和使用率。利用計算機技術管理檔案不僅能檢索和統(tǒng)計檔案信息，而且可以整理、組卷、編制各種目錄和檔案信息；在整理檔案時，將查找的文件轉換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將主題詞輸入計算機能很快能得出結果，有效提高管理效率和數據準確性，為經濟社會發(fā)展提供強有力的支撐。

關鍵詞：計算機；檔案管理；應用

1計算機在檔案管理中的應用優(yōu)勢

1.1檔案歸檔方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理由于只能在文件處理時，才能對文件立卷歸檔，工作繁雜，耗費了大量的人力、物力，直接讓檔案管理和文書處理脫節(jié)。計算機網絡能及時的對各個檔案進行收發(fā)，根據所在檔案管理室權限分級傳閱文件和意見處理。年終時，通過數據傳輸，直接提交組卷清單。從而很大程度的節(jié)約了人力、物力、財力資源，提高了工作質量和效益。同時，它還能直接擬稿、定稿和簽發(fā)，從而將立卷、分類、歸檔統(tǒng)一進行，減少了流程和成本。

1.2計算機使得檔案管理多樣化

計算機在檔案管理中的應用，使得檔案的修改、補充、輸出等工作方法更加多樣化高效化。當今社會，以計算機管理為代表的現代管理方法已經逐步深入到了辦公自動化、檔案數字化等領域，利用計算機的輸入系統(tǒng)將文字資料和圖像資料轉化為計算機識別的文件，輸出到其他文本編輯軟件，這種模式使得傳統(tǒng)的紙質信息方便快捷地輸入到計算機系統(tǒng)中進行管理。照片等一些圖片文件則可以通過掃描儀存儲在計算機上，通過輸出打印裝置可以隨時地將這些圖片文件打印出來，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種計算機技術的應用，使得檔案管理更加方便、快捷，信息保存時間較長，且清晰度也較高。

1.3有利于檔案共享，拓展檔案服務

計算機網絡具有很好的空間利用性，通過通信技術直接實現計算機檢索系統(tǒng)，將聯機檢索、脫機檢索發(fā)展成智能型的網絡檢索，讓檔案信息網絡化，達到檔案共享。在檔案資源共享的同時，檔案管理室通過計算機局域網建立自己的網頁，從而方便了檔案企事業(yè)單位網站和檔案管理服務系統(tǒng)的連接，通過“電子檔案數據管理中心”，用戶直接網上搜尋就能得到相關信息，在電子信息資源的共享的同時，開展在線服務，提高了人們對檔案信息的時效性的重視。檔案部門通過網頁匯編專題、數據庫查詢、電子信箱等方式讓檔案管理快速、便捷，給服務對象提供了良好的資信和查詢服務。

2計算機在檔案管理中的應用策略

2.1電子數字檔案資料庫的建立

計算機技術在應用的過程中，先轉化傳統(tǒng)的紙質檔案為電子化檔案，有利于數字化信息程度的提高，電子檔案資源全部錄入之后，可以有效的整理資源，檔案錄入必須按照統(tǒng)一規(guī)范來進行，最后再將電子信息按照一定的格式做統(tǒng)一儲存，電子數字檔案可以分為以下三部分：（1）用戶終端。所謂的用戶終端就是由檔案的電子數據檔案庫形成的，能讓使用檔案的用戶在查詢信息時更為便捷，而終端查詢則可以由檔案信息的計算機界面來完成。（2）通訊系統(tǒng)。計算機網絡和通訊系統(tǒng)始終是使用電子檔案庫的基礎，要提高檔案管理的工作效率，就離不開完備的計算機網絡和通訊系統(tǒng)。（3）數據庫檢索服務系統(tǒng)。將計算機技術應用于檔案管理的前提是檢索服務系統(tǒng)的科學建立，只有該系統(tǒng)得以建立完成，才能讓用戶利用服務系統(tǒng)查詢到自己所需要的檔案信息。

2.2建立電子數字檔案庫聯網站點

（1）建立有效的電子數字檔案庫的聯網站點，才能更好的實現計算機技術的使用價值，也才能提高計算機技術的運用效率，應該在電子數字檔案庫中建立有效的聯網站點，讓進行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進行檔案信息查詢，可以不被時間、空間等客觀的條件所限制，在電子數據庫的網站站點中，用戶可以通過信息界面登錄到系統(tǒng)中去，然后根據自己的檔案查詢需求進行查詢。（2）建立相應的檔案信息共享網站，利用高效率的檔案管理系統(tǒng)和方法對檔案進行管理，從而保障電子數字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規(guī)范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

2.3保障檔案信息的安全

（1）備份技術保護。數據拷貝技術：數據拷貝保存形式主要分為：硬盤、磁帶、光盤。主要是通過將數據及相關文件拷貝到以上介質中，并保存在該介質中相對隔離的地方。此種備份較為簡單易于操作，對于檔案內容較少的單位或者部門較為適用。雙機熱備份技術：對于部分重要部門，除了需要保證數據的完整安全性，還要求不能中斷系統(tǒng)服務運行，因此可以使用兩臺計算機進行服務，用一臺對另外一臺進行實時監(jiān)控，一旦發(fā)生故障可以將業(yè)務進行轉移。采用此種備份技術能夠大大提高其可靠性，其缺陷是成本較大。（2）重視病毒變化。檔案信息在上傳到網絡上的時候，計算機上及網絡上的病毒都是潛在的危害，隨著時代的變化，新病毒也會帶有時代的特征。如，病毒傳播途徑主要是網絡，操作系統(tǒng)功能等。作為檔案管理信息系統(tǒng)管理人員應該隨時注意新病毒新技術的變化，從管理上、技術上、備份上、預案上等多方面進行保護。（3）在檔案系統(tǒng)中進行安全區(qū)域劃分，如隔離區(qū)、外網區(qū)和內網區(qū)，這樣就可以以不同級別指令為依據，嚴格端口和服務限制。并且，有效借助各種先進的安全管理技術及系統(tǒng)內容，對各個區(qū)域的信息安全風險進行防控，以及有針對性地對信息安全的漏洞及危險內容進行提前的預警設置。

3結語

綜上所述，計算機技術的應用不僅提升了企業(yè)各類檔案信息管理的效率，對企業(yè)各類檔案信息內容進行了有效保護，對其作用與價值進行了全面拓展，同時還能有效地整理和組織企業(yè)檔案信息，并且為企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃提供可靠的、有效的參考和支持，為企業(yè)制定更合理的發(fā)展規(guī)劃提供更完善的信息依據。因此，在信息化時代背景下，企業(yè)的所有檔案信息管理人員更要及時學習和了解新的信息技術及理念，將這些新的技術及理念應用于具體的檔案信息工作。利用計算機技術提高其效率，更好地促進企業(yè)快速穩(wěn)定健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]計算機技術在檔案管理應用中意義研究論述[J].楊卉.綠色環(huán)保建材.2018（07）.

[2]淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性[J].許冬凌.辦公室業(yè)務.2017（19）.

（作者單位：伊春區(qū)房地產管理所）