淺談電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

郝艷麗

摘要：和以往的檔案管理工作相比較而言，電子信息化管理模式的優(yōu)點(diǎn)突出，能夠高效管理信息化電子文件。但是，這種類(lèi)型的電子文件缺少了紙質(zhì)文件的直接閱讀性，需要應(yīng)用新型計(jì)算機(jī)技術(shù)讀取文件內(nèi)容，從而能有效提升傳遞以及處理的進(jìn)程，同時(shí)，還不會(huì)受其他因素干擾，為人員儲(chǔ)存、處理以及使用信息提供很大的方便。鑒于此，本文就電子信息化管理模式在檔案管理中的作用展開(kāi)探討，以期為相關(guān)工作起到參考作用。

關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；信息技術(shù)

引言

檔案是政府單位和企業(yè)在發(fā)展中的重要參考，受傳統(tǒng)檔案管理類(lèi)型的限制，檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時(shí)代的需求，為了更好地發(fā)展檔案管理，電子信息化下的檔案管理模式是必不可少的；為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的保存和利用，就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行電子信息化，彌補(bǔ)其不足，由此促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，更好地服務(wù)于社會(huì)需求。

1.檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎改變了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為新時(shí)代信息管理的主要模式。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，所監(jiān)理的工程項(xiàng)目數(shù)量逐日增加，應(yīng)存儲(chǔ)的工程檔案資料也越來(lái)越多。相比較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子信息化管理模式，信息集中而且開(kāi)放性強(qiáng)，既方便了管理人員記錄和修改，也方便其他人員查閱；而傳統(tǒng)檔案管理模式信息分散且封閉，而且對(duì)檔案室的空間要求也較大，雖然在一定時(shí)期發(fā)揮了重要的作用，但在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代難以滿足社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的需要，只有運(yùn)用高效率和高質(zhì)量的電子信息化的檔案管理模式，才可以滿足新的時(shí)代需求。

2.電子信息化管理模式在檔案管理過(guò)程中的作用

2.1有利于構(gòu)建規(guī)范化的流程體系

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問(wèn)題，在實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上構(gòu)建規(guī)范化的流程體系。目前，使用電子信息技術(shù)有利于使檔案管理轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化管理方式，并不受人為因素干預(yù)，只需要在前期階段提前設(shè)置相關(guān)程序，計(jì)算機(jī)技術(shù)便可以根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況儲(chǔ)存和管理信息，確保信息的完整性。

2.2提升檔案管理工作的即時(shí)性

基于傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，檔案管理人員需要花費(fèi)較多時(shí)間和精力分析檔案數(shù)據(jù)，并將其整合在一起，加以整理和儲(chǔ)存。該環(huán)節(jié)的工作量大，再加上檔案管理工作對(duì)于人員有極強(qiáng)的依賴性，人為因素經(jīng)常對(duì)檔案管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響。但是，應(yīng)用電子信息化檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時(shí)性，使相關(guān)數(shù)據(jù)資料具備價(jià)值性。

2.3提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性

無(wú)論是在企業(yè)還是事業(yè)單位的運(yùn)行期間，檔案管理工作都是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好該項(xiàng)工作是很有必要的。在現(xiàn)有的學(xué)校檔案中，包含了諸多內(nèi)容，比如學(xué)校員工的信息檔案、學(xué)校后期的發(fā)展信息等，對(duì)于檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求，因此，學(xué)校必須確保檔案管理工作的完善性和安全性。電子信息技術(shù)主要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電腦為信息管理載體，應(yīng)用電子機(jī)械化的方式，無(wú)論是準(zhǔn)確性還是保密性，均比人工操作方式要安全，可以為人員查找和儲(chǔ)存信息提供很大的方便，從而能在一定程度上提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.4提升檔案管理工作的運(yùn)行效率

電子信息化管理模式的主要檔案管理工具是計(jì)算機(jī)設(shè)備，這也說(shuō)明在管理檔案和儲(chǔ)存信息的過(guò)程中，只需應(yīng)用計(jì)算機(jī)或者硬盤(pán)等設(shè)備，便可以儲(chǔ)存相關(guān)信息并加以應(yīng)用。從實(shí)際運(yùn)行情況來(lái)看，該種類(lèi)型的儲(chǔ)存方式有重要的作用，不僅能減少紙質(zhì)儲(chǔ)存占據(jù)的空間，使信息儲(chǔ)存更加環(huán)保，還能簡(jiǎn)化相關(guān)人員的操作手續(xù)，只需要簡(jiǎn)單操作計(jì)算機(jī)，就可以查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，從而能最大限度地節(jié)省人力、物力，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.5簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣的工作方式效率低下、誤差多、時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)地查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫(xiě)方便，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。

3.電子信息化檔案管理優(yōu)化措施

3.1提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性

目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給企業(yè)檔案電子化管理帶來(lái)了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改企業(yè)的檔案信息，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證企業(yè)電子檔案的真實(shí)性和有效性是企業(yè)檔案電子化管理中的重要問(wèn)題，也是企業(yè)檔案電子化管理中的難點(diǎn)問(wèn)題，要做好這方面工作，首先需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來(lái)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，要求企業(yè)能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即企業(yè)在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證企業(yè)電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來(lái)進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性。

3.2加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入

加大技術(shù)投入。企業(yè)檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止企業(yè)電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，目前企業(yè)電子檔案管理，檔案光盤(pán)需要每5年換刻一次，錄音帶需要定期倒帶，袋子備份需異地保存。在掃描過(guò)程中，工作人員應(yīng)具備一定的規(guī)范性和專(zhuān)業(yè)性，所以需要對(duì)檔案人員進(jìn)行日常專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，規(guī)范操作實(shí)練。電子化檔案管理需要科技投入，通過(guò)不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，企業(yè)需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案的安全保護(hù)。企業(yè)還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過(guò)于落后給不法分子以可乘之機(jī)。加大人才投入，企業(yè)檔案電子化管理必須要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。

3.3加強(qiáng)電子化檔案信息的安全保密工作

應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理電子檔案必須有足夠強(qiáng)的安全保密措施。第一，電子檔案應(yīng)同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設(shè)置不同的密級(jí)，并按密級(jí)的不同，分別存儲(chǔ)到不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，要建立不同級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)分段，對(duì)特定網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)采取訪問(wèn)控制手段，通常把內(nèi)部用戶設(shè)置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機(jī)率。第三，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實(shí)行專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，專(zhuān)人管理，確保涉密計(jì)算機(jī)的唯一性。

結(jié)語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，為開(kāi)展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應(yīng)用電子信息化管理模式是發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)階段，檔案管理人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

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