房地產檔案管理工作中的常見難點和對策

郭永平

招遠市住房保障和交易中心

摘要：本文基于當前房地產企業管理發展的現狀與趨勢，結合房地產企業檔案管理工作的具體實踐，對檔案管理工作在房地產企業現代化管理提升上的價值進行簡要的討論與闡述，并對當下房地產檔案管理工作的常見問題和實施難點作進一步的分析與闡釋;以此為基礎，著重對優化房地產企業檔案管理工作效能與水平的具體策略進行詳細的探討與分析，旨在為現實發展提供借鑒與參考。

關鍵詞：房地產企業;檔案管理;價值;難點;提升對策

信息作為現代社會經濟發展的核心性元素，對于信息的捕捉、存儲、整合、處理與分析也就成為了現代企業必須具備并應逐步提升與優化的基本能力。進入微利時代的房地產行業也就應當充分注重信息在企業發展中的價值，不斷強化以信息為載體和發展對象的檔案管理工作的水平和效能，從而帶來信息價值全面挖掘對房產項目發展、企業管理決策能力提升和日常業務推進等層面的精準助力和強效支撐。

一、房地產檔案管理工作的價值

在現代社會中，科學而高效的檔案管理是衡量房地產企業管理現代化的重要尺度[1]。檔案管理不僅是企業信息素養和信息能力提升的重要表現，更是保證企業決策科學化、全面化的關鍵性基礎，是帶來諸如項目管理、人員管理、財務管理、物資管理、風險管理、市場管理、營銷管理等效率和效能提升的重要支撐與指導性輔助，還是企業能否精準把握政策轉變、行業動向、市場發展的核心依據指標。因此，檔案管理的全面性、可靠性、準確性、高效性直接作用于房地產企業發展的速度、品質、方向和可持續性，而失去了高水平檔案管理的房地產企業就全面喪失了在現代行業中競爭的動力與優勢，將無法實現經濟效益、社會價值的穩定提升。

二、房地產檔案管理工作中的常見難點

（一）信息繁多且形式多樣，檔案管理難度極大

房地產企業所涉及的產業鏈、項目發展環節、社會及行業組織關聯、管理流程、管理要素眾多，因此其信息的數量、種類、載體、形式相較于其他行業具有更大的復雜性和多樣性，其檔案管理難度和深化利用的難度可想而知，如果沒有全面的制度、有效的手段和高素質的管理人才為支撐，其管理的效率和效能必然滿足不了企業發展的現實需求。

（二）人員檔案管理意識和管理能力缺乏

很多房地產企業內部特別是在檔案管理部門的內部沒有形成必要的信息管理意識和管理氛圍，檔案管理人員對于合同、文件等檔案的搜集、存儲、整合、分類、處理與分析的價值和重要性認識不足，而項目部、行政部、市場部等其他部門對于檔案管理工作的支持度和輔助度也嚴重缺乏，進而帶來了檔案管理全面性、完整性和高效性的弱化。

（三）管理制度與規范存在滯后性和片面性

當前一些房地產的檔案管理部門由于在制度、程序、規范制定的不合理性和不全面性無法高效為管理人員的具體工作提供指導和約束，也就造成了檔案管理工作的精細化、標準化的嚴重不足，更淺化了信息分析與利用的深度，無法有效支撐起企業精準決策與風險規避的現代化需求。

三、房地產檔案管理工作水平的提升對策

（一）基于信息技術，構建全生命周期檔案管理體系

為了解決房地產企業檔案管理任務重、效率低的問題，應以現代化檔案管理理念在企業全體員工特別是檔案管理部門員工上下的全面樹立為基礎，以信息化、智能化、數字化的管理工具為輔助，逐步在項目發展各個環節初期就將基本、細化和全面的信息通過相關的數據錄入、存儲軟件進行及時收集、分類、歸檔和入庫，也就是將企業的全體員工納入到了檔案管理的隊伍中來。從而以信息技術的設計層面讓檔案管理涵蓋日常業務的各個環節;從系統架構層面實現管理層級的職責劃分和標準拓展;從數據的架構層面，對應不同階段的分庫存儲并確保數據的安全;從集成設計的層面，完整面向信息服務的對象與體系，以為各部門的檔案收集、歸類、整理、調取與利用提供統一的數據接口，實現對各業務系統產生的電子文件資料進行在線的自動歸檔和信息的實時共享，從而逐步構建全生命周期檔案管理體系支撐下房地產企業檔案管理效能的可靠提升。

（二）常態化、創新化對檔案管理人員的培訓

應結合企業現代化發展的實際，基于當前檔案管理工作的先進理念和發展性問題，不斷強化對于檔案管理人員的培訓。首先應從基本的理論知識，如現代化房產企業檔案管理的特點、范圍、作用，形成分類，檔案的收集與鑒定（范圍、方法、質量要求），組卷、排列、編目，驗收與移交、注意事項，檔案管理與風險管控等全方面的內容進行有機、動態的培訓與考核;其次還要針對階段化檔案資料管理工作中存在的誤區、難點與問題進行必要的總結和及實際案例的細化演示，并就檔案全生命周期管理等先進的管理思想和信息化的管理方法對人員進行系統的教育與培育，進而實現人員管理素養、能力與現實發展的動態迎合。

（三）優化檔案管理架構，全面化檔案管理制度與規范

首先應結合企業發展對于檔案管理的具體要求，優化檔案管理部門的組織架構：以綜合管理部經理為領導和監管統籌，細化檔案管理部門的各項分工，成立必要的項目檔案管理組、行政檔案管理組、財務檔案管理組和檔案綜合分析利用組等工作小組;并全面梳理各個部門及小組的管理任務、管理目標、管理計劃和管理責任，明晰權責，做到責任到崗、責任到人，計劃監督、目標落實的良性發展。其次，還應完善檔案管理的相關制度與規范，構建包括管理目的、管理范圍、管理路程、管理要求、管理評價、人員考核等一些列制度在內的管理制度與規范體系[2]。進而為檔案管理日常業務的推進提供全面的制度指導和規范約束，帶來房地產企業檔案管理工作規范化、標準化的精準性提升。

四、結語：

檔案管理是現代化房地產企業管理工作的重點內容，其需要基于對檔案管理工作發展的難點的分析，結合企業發展對于檔案管理工作的時代化要求，從管理手段、管理人才培訓與提升、管理理念、管理機構、管理制度等方面進行多維度的改革與優化，以此帶來房地產企業檔案管理工作效能的高水平強化。

參考文獻：

[1]楊讓瑕， 柴建斌. 房地產檔案管理[J]. 環球市場信息導報， 2014（37）：237-237.

[2]張暉. 新時期房地產檔案管理的特點及對策[J]. 蘭臺世界（10）.