政府機關檔案管理存在的問題與對策探析

程大尉

摘 要：近年來，伴隨著機關事務職權的逐步清晰，機關事務檔案管理正朝著信息化、標準化、信息化方向發展。筆者結合長期從機關事務工作的經驗，就當前下機關事務的檔案管理進行探析研究，以資借鑒。

關鍵詞：機關事務；檔案管理；措施

當前，伴隨經濟社會的發展，機關事務辦公條件和設備與時俱進，檔案門類逐步齊全，有文書檔案、業務檔案、財務檔案、實物檔案等，雖然機關事務檔案管理工作逐步得到重視，現代化管理逐步實行，但由于種種原因，其信息化還有待提高。

一、當前機關事務檔案管理現狀

（一）機關事務檔案管理機制不夠健全

由于檔案工作的效用不能在短期內充分體現，許多機關事務領導對檔案工作的重要基礎性作用缺乏清晰的認識，因此對機關事務檔案管理缺乏合理的重視。沒有將機關事務檔案管理規范化建設提上議事日程，對機關事務檔案管理的投入也缺乏有效的保障機制，機關事務檔案管理開展的外部條件保障相對欠缺。與此同時，機關事務檔案管理的制度建設也不夠完善，存在有制度不執行或執行不嚴格等問題。

（二）機關事務檔案人員素質不能滿足工作需要

機關事務檔案管理人員一般都是兼職，檔案工作只不過是其眾多工作任務中的一小部分，檔案管理人員很難把工作重心放到檔案管理上來。在日常工作中，許多機關事務單位都不太重視此工作，不能適應現代化行政管理工作的要求，導致了機關事務檔案工作整體滑坡。另外，機關事務單位檔案工作人員很多都沒有經過正規的、系統的檔案培訓，缺少檔案專業知識。這也是機關事務檔案管理成效不顯著的一個重要原因。

（三）機關事務檔案管理信息化水平不高

在機關事務中，對紅頭文件的收集有較為固定的渠道，有比較完善的管理制度，而“賬外檔案”的管理是一個薄弱環節；對機關事務形成的應歸檔電子文件缺乏規范的管理；工作中，存在只注重結果性材料的收集，而忽視有保存價值的過程性、依據性資料的收集，歸檔意識淡薄，使機關事務檔案資料的完整性、齊全性有一定的影響。同時，基層機關檔案工作由于硬件條件相對簡陋，機關整體信息化水平不高，導致檔案管理的信息化水平也相對滯后。

二、創新機關事務檔案管理的措施

機關事務檔案反映了基層各項工作的客觀進程，也反映了機關事務單位整體管理水平，是實踐中的第一手材料。隨著社會發展，法制建設加強，機關事務職能權責明確，機關事務檔案管理越來越體現它不可或缺的重要一面。

（一）健全機關事務檔案管理制度

要真正做好機關事務檔案管理，必須提高全員檔案意識。首先要加強領導、明確責任，健全機關事務檔案管理制度。一是實行檔案領導小組例會制，每年至少兩次，研究分析本單位檔案管理及其發展問題，從而從制度上保障就干事務檔案工作的開展。二是完善機關事務檔案管理制度，逐步實現檔案管理的規范化、標準化。如檔案立卷、

歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷毀制度、崗位管理責任制等。同時，根據本單位職能及權力清單、責任清單，科學編制以科室或部門為責任主體的歸檔范圍，依法落實每個人員的歸檔責任，檔案材料的收集實行責任人負責制，真正做到應歸盡歸。

（二）加強事務檔案隊伍建設

檔案工作人員的自身素質是搞好機關事務檔案工作的一個重要條件。機關事務檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業務，取長補短，精心操作，加強自身建設，不斷提高工作能力。一是加強學習，機關事務檔案管理是一門學科，有許多專業化的要求。各機關事務檔案管理人員缺少檔案專業知識，工作中碰到問題、有疑惑的時候要多問、多請教，相互探討，不斷積累工作經驗。既要學習先進的管理制度、工作方式、專業知識，又要學習現代化管理手段，更要學習勤奮、嚴謹的工作作風和奉獻、服務的精神風貌。二是積極創新。機關事務檔案管理者不能做一名簡單的“檔案保管者”，而應是一位探索者和創造者，一方面要主動打破過去的陳規陋習，設計新的管理目標、管理制度、管理內容、管理方法和管理風格，推動機關事務檔案管理事業的發展；另一方面要研究機關事務檔案的規律和特點，并對它們進行總結和歸納，編研出有利于機關事務發展的系列性的有價值的參考資料，以達到檔案利用價值的最大化。

（三）加快信息化管理

隨著無紙化辦公的推行，網絡技術的廣泛應用，智慧城市的建設，必然要求機關事務檔案管理實行信息化。機關事務檔案管理信息化首先是物質條件的現代化，主要包括檔案工作設備與技術的現代化，體現為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應用，以提高檔案管理工作存儲、處理、開發檔案信息的效率；其次是管理思想、觀念和目標的現代化，只有以現代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質量，機關事務檔案工作才能獲得應有的地位，發揮應有的作用。一是推進機關事務辦公無紙化建設和信息公開。在機關事務辦公數字系統中將機關事務檔案管理納入建設范疇，進一步滿足社會的需要和依法管理。同時，在系統網站建設時將有關政策文件、行政職能執行情況等檔案信息及時公開，便于社會知悉和監督。二是創建機關數字化檔案室。有序開展室藏檔案全文數字化加工，全面實行機關事務檔案信息化管理，積極做好涉各類檔案的登記備份工作，便于快捷有效地開展檔案利用服務。

三、結束語

機關事務的檔案管理，只有扎實做好各項檔案基礎業務建設，在實踐中積極探索，深化檔案信息開發利用，才能適應新形勢下機關事務檔案工作的新常態，才能實現走向現代化的時代要求，為機關事務管理的發展服務。

參考文獻

[1]王憲：《淺談基層機關事務管理中心的檔案管理》，黑龍江檔案，2017年第4期

[2]李偉旭：《新形勢下提升機關事務管理檔案價值的思考》，中國機關后勤，2016年第7期

（作者單位：成武縣民政局低保辦公室）