淺談企業人事檔案管理存在的問題以及對策

鄭麗霞

摘要：人事檔案由人力資源、人事、勞工和其他人力資源管理部門制定。描述和反映個人道德，商業技能，工作績效，健康和其他人才信息的重要信息工具是人才共享最重要的信息來源。 了解良好的員工責任，人才選拔以及員工審核和管理的重要工具。隨著中國市場經濟的不斷發展和人才流動性的進一步加快，人事檔案管理變得越來越重要。在人事檔案管理方面存在一些新的不一致和問題，需要業務和人事檔案管理專業人員的關注。

關鍵詞：企業；人事檔案；管理；問題；對策

一、人事檔案在人力資源管理中的重要性。

1、良好的人事檔案管理可以促進公司的人事管理

1）個人記錄是審查和理解員工的重要依據。人事檔案包括個人經歷，人才，商業，政治思想等。這是了解員工最直觀，最系統的參考。它是發現人才，發揮人才，管理人才的重要基礎。他們的重要性和必要性

2）人事檔案是尊重員工合法權益的可靠保證。存儲或存儲在個人文件中的內容是人類成長最真實可靠的歷史記錄。這是具有法律效力的原始證據。管理良好，運作良好的文件有助于保護和保護員工的利益。

3）它是研究組織工作規律的重要材料。人事檔案是人才信息的縮影，是道德，能力，勤奮和績效方面人才的綜合反映。它幫助雇主從檔案中找出人才增長規律，建立公司的人才，并為更好的組織和人力資源工作提供必要的支持。

2、人力資源管理不善對人力資源的負面影響

1）如果文件數據導致錯誤的行為，這將嚴重影響文件的值。真實性是檔案的基本特征和要求。如果個人文件管理不完整且沒有真實性，則人事檔案無用。由于信息缺乏對稱性，文檔經常被扭曲。這意味著人力資源部門沒有正確評估和誤解公司的員工。計劃招聘，安置，解雇和解雇公司員工。

2）人事檔案的內容相似且分散，導致人力資源的有效性降低。公司的人事檔案必須反映員工真實“面子”的歷史，全面和客觀反映。但是，許多當前的人事檔案都是不完整的，只有一個維度和簡單的信息不能反映個性化的質量。缺乏人才選拔參考對正常晉升和選拔員工有直接影響。說實話，這不僅會削弱員工的積極性，還會導致直接的業務損失。

3）缺乏時間關鍵的檔案材料管理阻礙了人力資源管理的效率。舊的人事檔案材料是記錄當事人發展歷史的重要依據。在正常情況下，人事檔案管理部門不會對個人檔案中包含的相關員工信息以及員工工作的最后檔案進行第二次檢查。諸如過時歸檔等管理問題使人力資源部門難以從人事記錄中獲取有價值的信息，這使人力資源管理的效率變得復雜。

二、是人事檔案管理存在的問題

1、不要注意人事檔案的管理

隨著公司的不斷進步和發展，隨著公司的發展，人事檔案管理逐漸建立起來。無論公司如何發展，文件管理都會對業務產生不同的影響。企業發展與人事檔案管理密不可分。但是，許多公司目前還不知道這一點，并沒有處理人事檔案的管理。

2、人事檔案管理不足

目前，管理公司人事檔案仍存在許多問題。最重要的一點是，文檔管理中的專業文檔管理人員不是很高，管理方法不規范甚至人事檔案都不夠。公司員工的人力資源管理通常是兼職，沒有足夠的時間和精力來執行人力資源管理任務。因此，不可能在實際工作中承擔人事檔案管理的實際作用。企業人事變動存在一定的程序性問題。除了人事檔案管理人員的專業性低之外，還有人力資源安全管理人員的安全意識不強的原因。

3、收集個人文件而不是按時收集

在整個個人文件管理過程中，及時收集和組織人事檔案非常重要。但是，由于商業機會不足和文件管理員缺乏問責制，許多公司沒有收集和組織人事記錄。

4、個人檔案已被擱置很長時間。

在當今社會，競爭是艱難的，人才的素質對整個公司都有很大的影響。因此，人才是整個公司的核心。只有正確使用人才才能促進整個公司的發展。人事檔案的刪除會影響人才的使用效率，進而影響企業的快速發展。因此，有必要加強人事檔案的管理。但是，一些公司早已暫停其個人檔案。即使公司擁有完整的管理系統，也無法有效地利用人事檔案發揮其應有的作用。

三、完善企業人事檔案管理工作建議

1.加強文件管理意識

限制公司人事檔案管理的關鍵是目前存檔意識。因此，企業領導者應該加強自身的文件信心，特點，了解人事檔案正常工作的地位和作用，加大資金投入，加強文件管理功能，并定期和控制檢查文件管理。文件管理文件部門應了解他們的工作的重要性完全，產生強烈的責任意識，確保檔案收集的準確性和完整性，保證了人事檔案的質量。正式員工還必須有良好的記錄并清楚地識別文件。致力于您自己的興趣，請注意文件管理系統。

2.建立和完善科學合理的個人檔案管理系統

在人事檔案管理，既要改革那些不符合新形勢新情況，新任務相一致，并建立一個新的，更科學的人事檔案管理系統的規章制度，使檔案的一個方向。標準化和制度發展。有必要及時，完整地收集文件，并根據“取證，充足”原則充分識別文件。嚴格和科學地記錄文件，貸款文件在某些？？情況下進行分析，并區分人力資源部門和其他部門。確保文件的安全性，及時，準確，完整地更新文件，并特別注意文件新內容的額外收集。

3.加強個人檔案管理的數字化和網絡改革

在這個階段，由于許多功能來管理個人信息共同重復重疊各種人事檔案信息，以及一些整合和分級管理系統需要知道的信息共享。首先是日常管理自動化。通過使用微型計算機來完成編碼，檢索和發送工作不僅在案件管理工作的手動操作可避免，而且精度和工作文件效率顯著提高。

4.提高檔案管理人員的專業素質

文件管理的效率直接受文件管理器的專業質量的影響。為此，公司必須提高有關人員的專業資格。首先，企業可以通過定期的培訓和模擬演練各種培訓班提高檔案管理人員的意識，不斷提高自己的業務水平，包括法律知識，計算機技能和管理技能。培訓評級可確保文件管理員的有效性。培訓促進整個檔案管理人員的整體素質。對于這樣的不當行為，工作不良等企業的激勵和懲罰機制，以執行，使用調整工資、轉讓人等、一些員工、以激勵他們和鼓勵他們的工作滿意度，有效地提高了公司的不良現象，人事檔案管理的效率。

四、結束語

人事檔案管理是一項復雜而艱巨的任務，需要我們不斷研究，探索和發現。只有這樣，才能更好地為企業服務，更好地為社會服務。

參考文獻：

[1]鄭文夙.企業人事檔案管理工作中的問題及對策研究[J].企業技術開發，2017.

[2]趙學武.人事檔案管理工作之我見[J].攀登，2018.

[3]馮小蓉.新時期企業人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界，2015.

（作者單位：興安盟鼎誠路橋工程有限公司 ）