簡(jiǎn)析現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理

賈振君

摘要：聲像檔案是現(xiàn)代檔案的重要組成部分，在現(xiàn)實(shí)查考利用方面具有重要作用，為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，必須對(duì)其存在的問題采取相應(yīng)措施?；诖?，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對(duì)現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問題及其措施進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；特征；現(xiàn)代檔案管理；問題；措施

現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。因此為了充分發(fā)揮其作用，以下就現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理進(jìn)行了探討分析。

一、聲像檔案的主要特征

隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，現(xiàn)代檔案很多是以聲像檔案的形式存在，其主要具有以下特征：（1）直觀形象性特征。聲像檔案以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其所承載的事件的客觀、詳實(shí)記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案可信度相對(duì)更高一些。因此聲像檔案資源所具備的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案所難以與之比擬的。（2）作為其它檔案資源的有效補(bǔ)充。盡管聲像檔案具備了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)，但這并非意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案即將消亡，恰恰相反，此種檔案載體同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體完全可以相輔相成、互為佐證。如以會(huì)議檔案為例，會(huì)議所形成的決議、會(huì)議記錄等，均為紙質(zhì)檔案形式，而參會(huì)人員的照片、發(fā)言情況以及會(huì)議進(jìn)程等，均可以通過聲像檔案的形式加以保存，當(dāng)研究人員需要對(duì)該次會(huì)議的情況進(jìn)行研究時(shí)，紙質(zhì)檔案與聲像檔案能夠從不同方向使研究者了解到會(huì)議的整個(gè)過程和全貌，從而使研究者對(duì)該次會(huì)議的研究結(jié)果更為真實(shí)、可信、直觀。

二、現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問題分析

現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問題主要表現(xiàn)為：（1）意識(shí)問題。隨著社會(huì)的變化發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，絕大數(shù)單位都配備有聲像設(shè)備，從總體講，聲像設(shè)備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設(shè)備管理混亂問題，多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度和使用要求，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用，最終造成一些重要活動(dòng)沒有及時(shí)攝錄，檔案沒有完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。（2）管理制度問題。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個(gè)人保存等多種管理方式，對(duì)單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠。（3）歸檔問題。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。（4）保存問題。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。但是，大多數(shù)單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

三、 現(xiàn)代檔案管理中的嚴(yán)格聲像檔案管理措施分析

1、不斷提高聲像檔案管理意識(shí)。現(xiàn)代檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐分析：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、健全完善聲像檔案管理制度?；诼曄駲n案管理存在的問題，現(xiàn)代檔案管理的聲像檔案管理需要合理制定切合實(shí)際的管理制度來規(guī)范聲像檔案管理。因此各立檔單位要建立健全相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。必須制定有效的配套策略，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3、強(qiáng)化聲像檔案歸檔管理?，F(xiàn)代檔案管理的聲像檔案歸檔管理措施主要有：第一、通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。第二、重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位和產(chǎn)生聲像檔案比較集中的部門，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。第三、從攝錄人員中直接征集。對(duì)保存在攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。第四、廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

4、嚴(yán)格聲像檔案保存?，F(xiàn)代檔案管理的聲像檔案管理需要根據(jù)聲像檔案安全保管的要求，恒溫、恒濕、防磁、防光、防火等是必備的條件，各機(jī)關(guān)單位必須配備相關(guān)的設(shè)施設(shè)備。聲像檔案應(yīng)獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光源、磁場(chǎng)等，對(duì)錄音帶、錄像帶、光盤等要采取定期倒帶檢查等保護(hù)策略，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，定期復(fù)制，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展非常重要。隨著科技的進(jìn)步，使得機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，同時(shí)形成了大量的聲像檔案，這些聲像檔案是各單位檔案全宗的重要組成部分，并且加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的收集與管理，對(duì)單位、對(duì)社會(huì)都具有重要意義，但是由于各種因素的影響，導(dǎo)致聲像檔案管理工作存在諸多問題，因此必須加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理進(jìn)行分析。

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（作者單位：烏蘭浩特市環(huán)境衛(wèi)生管理處）