探討信息化技術對路橋工程檔案管理的影響

伊鵬翀 徐東

摘要：路橋工程的檔案管理指的是在路橋工程項目的具體實施過程中會產生許多具有實際價值的樣稿圖紙、文字圖表、設計圖紙、以及聲像資料和設計的實體物件等，這些是對整個工程的具體規劃、設計和建設指導以及后期維護、管理等工作的全部縮影和記錄，并對后期路橋工程的建設借鑒和維護管理具有重要的作用，因此必須實施統一的整理。將信息化技術應用到路橋工程檔案管理中有利于提高路橋工程建設的科學化和數字化，從而推動整個建設項目的合理發展。基于此，本文就信息化技術對路橋工程檔案管理的影響展開了探討。

關鍵詞：信息化技術；路橋工程；檔案管理；影響

1路橋工程檔案的特點

路橋工程的檔案管理是對整體的路橋建設的各個過程中所形成的所有具有保存價值的檔案進行管理的統稱，它真實的反映了路橋工程建設的歷史，并可以有效的應用到后期的維護和實踐中，是所有路橋建設者的集體智慧結晶，因此完善工程的檔案管理工作已經成為了路橋建設的重要環節。路橋工程檔案的特點有：一是檔案管理涉及的單位眾多。在整個路橋建設工程項目的建設過程中將會涉及到眾多的單位，例如工程投資主體的建設單位、工程的施工單位、監理單位以及工程勘查涉及單位、政府監督部門、路橋運營單位等多個施工組織，因此所要進行的檔案管理是一項非常復雜的工作。二是歷經時間長。一個工程項目的確定到竣工驗收所需時間最少也要兩年。中間要經過很多階段，如工程立項、勘察設計及確定項目施工的施工單位、交工驗收、試運營等。三是專業性強。由于路橋工程檔案的絕大部分內容都是與技術相關的，因此，要想完成好路橋工程檔案的相關工作，不僅需要具備工程方面的相關知識，還要熟練掌握檔案管理方面的技術知識。四是數據量大。一個工程項目從立項，勘察設計到竣工驗收，每一個環節都需要大量數據的協助，這也就造成了工程后期產生龐大數據的現象。五是信息化管理的要求較高。

2信息化技術對路橋工程檔案管理的影響

2.1實現現代化管理模式

信息化的技術可以打破以前的純紙質檔管理模式，通過信息技術的應用，將工程文檔進行電子檔存儲，可以有效地進行文檔的查詢和輸送。通過信息化技術在路橋工程中更為廣泛地應用，可以進行更深層次地檔案管理，實現全面地工程檔案管理。

2.2提高檔案管理效率

路橋工程檔案管理的信息化技術的應用提高了檔案管理工作的整體效率，在路橋工程建設的各個環節中通常情況下已經將電子信息技術廣泛的應用到各種領域，例如路橋設計圖紙和施工圖紙、招標文件、合同的簽訂一般都采用一式兩份的形式，一個紙質的文件和一個電子的文件，因此檔案管理人員可以直接運用電子計算機與這些部門的人員進行溝通，通過網絡將電子文件進行直接傳輸建檔，省去了傳統紙質文件要親自到現場進行收集和確認的麻煩，從而有效的提高效率。

2.3實現信息實時化

路橋工程可以在進行文檔管理中，去利用計算機、軟件還有通信這些技術去搭建網絡，對整個路橋工程的資料文檔進行系統化整理，通過多媒體技術建立自己的工程網絡信息平臺，通過網絡信息平臺，不僅僅可以明確工程建設的法律動態以及管理責任，而且網絡化的信息平臺，可以實時了解社會最新的路橋工程相關信息，從而可以使得路橋工程的檔案管理夠及時地了解和掌握社會發展信息，能夠跟上社會的步伐。

3完善路橋工程檔案信息化管理的建議

3.1完善信息化管理系統

要想實現路橋工程檔案的科學化管理，需要不斷地完善路橋工程檔案信息化的管理系統，而且在檔案管理中可以將計算機技術和網絡技術融匯貫通。首先有一個體系。隨著時代的發展，要求檔案管理工作的管理者，需要不斷結合當下進一步發展，而且要想構建良好的信息化管理體系，需要結合檔案管理的實際，進行信息化建設，并且有專業人士來輔佐完成。二是控制的同步與否。要保證檔案資料的系統性和整體性，就要將路橋建設的過程同檔案建設的過程同步實施，信息化的系統也可以把檔案資料錄入，只要把資料統計好分析好就可以了。三是工作程度的精細。記錄與統計，要跟得上項目的開展，審批以后的資料錄入到管理系統中時，還不應忘記要做好工程未來發展的規劃并且有目的，在項目管理中有節奏的監管和檢查，還應在信息錄入過程中注意錄取信息是否精確是否完整。

3.2加強檔案信息反饋

及時的信息有利于對增強管理人員路橋工程檔案意識，可以充分利用媒體，例如報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道實時將工程檔案的有關重要信息傳播出去，建立網絡信息化共享平臺，借助法律的手段，明確路橋建設單位的職責，利用人員與系統的完美結合，實現網絡信息化平臺的交流，及時溝通工程信息。路橋工程建設日新月異，其工程檔案信息化管理的建設也必須同當地經濟、城市發展的模式相適應。深入實際，了解工程狀況和最新動態，及時里有信息化手段將相關的信息從基層反饋到管理層，提煉到相應的規范管理中，不斷地提高路橋管理人員對檔案的管理能力。

3.3加強檔案管理工作人員隊伍建設

每個單位對優秀人才的渴望，都是源源不斷的，因為管理人員的素質越高，其工作能力也就會越高，因此檔案管理人員在檔案信息化管理的過程中起到了重要的作用。一是想要保證從業人員的流動性減小，就需要安排專業人員來從事這項工作。二是對檔案信息化管理人員的專業培養是必不可少的，想要面臨工作中的難題和不斷的發展，還需要讓檔案信息管理的工作人員，有高超的專業能力和豐富的專業知識，要做到這些可以通過召開會議和講座來培養其能力，同時也不要忽視上崗人員的從業資格。員工思維的改變也是對檔案信息化管理的另一個進步，要想更好地使用現代信息技術，就要求員工一定要有與時代相符合甚至超前的檔案管理意識，這樣也會更好地落實信息化管理工作，使命感的增強也會從根本上提高檔案信息化管理的工作效率。要想保證路橋工程檔案的高效運行，不可忽視對檔案管理工作人員的考核，是對信息化的專業知識和工作態度是否良好的考核，要想提高考核工作率可以將員工福利和考核相結合，這樣會提高員工的工作熱情。

4結束語

綜上所述，信息技術給路橋工程的檔案管理帶來了巨大的影響，它改變了傳統的純紙質檔文檔管理模式，提高了文檔管理效率，同時通過多媒體技術實現信息化共享，使得路橋工程的檔案管理可以跟上社會的步伐。

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（作者單位：興安盟鼎誠路橋工程有限公司）