辦公自動化中檔案管理存在的問題與對策

張勇

摘 ?要：當今社會，隨著信息技術和網絡技術的迅速發展，辦公自動化已成為機關、企事業單位公務活動以及私人社交聯系的主要手段和方式。辦公自動化運用的結果，產生了需要歸檔的電子文件和紙質文件，在電子文件和紙質文件的收集、分類、整理、歸檔、保管和利用等工作中亦存在著許多問題。如不及時解決這些問題，勢必影響檔案工作的開展。

關鍵詞：檔案;信息技術;自動化;電子;文件;規范

當今社會，隨著信息技術和網絡技術的迅速發展，辦公自動化已成為機關、企事業單位公務活動以及私人社交聯系的主要手段和方式。辦公自動化運用的結果，產生了需要歸檔的電子文件和紙質文件，在電子文件和紙質文件的收集、分類、整理、歸檔、保管和利用等工作中亦存在著許多問題。如不及時解決這些問題，勢必影響檔案工作的開展。對此，筆者結合工作實際，就辦公自動化中檔案管理存在的問題與對策談幾點看法。

一、辦公自動化中檔案管理存在的問題

1.檔案管理觀念陳舊落后。因為檔案工作的性質，以及受傳統觀念影響，檔案一直待“在深閨無人識”，致使檔案和檔案工作社會認知度不高。單位的領導對檔案管理工作的重視程度認識普遍不夠，認為檔案就是“坐地收攤”，只要不丟失就可以了，將檔案工作與保管性工作混同，片面認為檔案管理不會影響單位實質性發展。因此，他們對檔案工作不能及時關注和更新，對新出現的電子檔案管理方式缺乏正確認識。除領導不重視外，部分檔案管理工作者的觀念陳舊，沒有及時調整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發展進程。

2.檔案管理不規范。電子檔案對計算機系統和管理軟件依賴性強，電子檔案管理工作中規定了對重要系統、文件、數據信息進行定期備份，但是缺乏具體操作性規范。電子檔案保存工作缺乏連續性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質主要是光盤、移動硬盤和U盤等，沒有進行備份數據檔案登記管理，缺乏規范的放置措施，另外，計算機數據檔案沒有配套的避免拷貝技術，缺乏相應的檢查機制。

3. 電子檔案和紙質檔案各自為政。電子檔案可分為黨政電子文件和業務電子文件。由于一些單位已經實現了業務電子文件綜合管理，各類業務電子檔案數據的唯一性得到了很好的保障，具有極強的連續性和規范性。然而，黨政電子文件在各工作人員的計算機或其他存儲介質中，有的只是單套制，沒有輸出紙質檔案。離開了當事人查詢都成問題，更不用說管理了。

4. 電子檔案利用率不高。受傳統思維和專業人員素質限制，以及缺乏規范統一的配套軟件，電子檔案只是目錄條目式，或者全文掃描件，利用只是簡單地“百度搜索”式，不規范，不標準，存儲也不系統。目前，辦公自動化雖然已經推行多年，但很多人仍然延續傳統觀念和管理模式，對文檔的傳閱和檢索都由人工完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄人、編輯和打印，僅僅成為打字機，造成了人力、物力和財力的浪費。

5. 電子檔案保存安全意識不夠。電子文件具有操作方便、傳遞便捷等突出優點，但對軟硬件設備的依賴住很強;不能直讀、內容易更改、數據易丟失、易病毒侵害、自然侵害，丟失后無法恢復等，都給電子檔案的安全保護和長期保存帶來很大的威脅。據了解，目前有部分檔案人員防范意識差，對電子文件備份及自用機器的防毒殺毒等觀念淡薄，如不及時進行備份處理和加密操作，一旦計算機管理系統崩潰，將會造成很大的損失。

二、解決檔案管理存在問題的對策

1.制定電子檔案管理規范。電子檔案的每一個環節：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規和管理規范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統保密驗收的規范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規定等，更好地保障電子文件的原始性和真實性。

2. 對電子文件和紙質文件實行綜合管理。要建立標準的綜合檔案室，制定統一的紙質檔案分類方法和標準，保證檔案的統一性和規范性。和電子檔案的內容相對應，為檔案在各業務科室之間的流轉及為檔案資源的開發利用提供物質基礎。在檔案實行綜合管理的基礎上，采用同一套檔案管理軟件系統，通過網絡系統形成一個有機的整體，提高檔案工作整體效率。

3. 電子文件應參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。應將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質文件，與原電子文件的載體一同歸檔，并使兩者建立關聯。具體做法是：在制發文件時，除在網絡運行儲存外，還要制作兩份紙質文件，一份交單位檔案室存檔，一份備查。單位領導在網上簽發電子文件的同時，應制作一份紙質簽發文件交單位檔案室，與紙質文件一并保存。

4.建立健全檔案管理制度。一是檔案管理制度，包括歸檔、保管、保密、利用、鑒定銷毀制度等。二是與檔案工作相關的制度，包括文書部門立卷制度、人員崗位責任制等。為確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的措施，明確責任，依法管理，做到有章可循，有法必依，使之逐步變成自覺的行為，從而保證檔案管理工作跟上單位辦公自動化的進程，感知時代的脈搏。

5. 建立檔案信息安全機制。檔案作為一種特殊的資料，有些可以完全公開，有些需要保密;特別是在辦公自動化進程中，檔案的數字化后，安全工作就顯得更加重要。一方面，要加強信息利用安全，建立層次分明、角色明確的信息利用機制，建立檔案數據的保存、遷移及校驗機制，確保信息安全。另一方面，要加強軟硬件的安全管理。在硬件方面，要嚴把信息存儲介質載體質量關，做好二級備份、多級備份，為電子文件的長期保存打下基礎。在軟件方面，要通過規范管理系統、規范權限密碼、加密通訊等安全控制方法，有效保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

綜上所述，檔案管理工作者應準確把握時代脈搏，適應辦公自動化環境下的檔案管理要求，積極尋找電子檔案管理的先進經驗，提高自身管理水平，學習現代信息技術和網絡技術，針對性的解決本單位電子檔案管理中存在的問題，尋找積極有效的對策，促進電子檔案管理走上一個新臺階，適應不斷變化發展的社會需要，更好的發揮價值和作用，服務于社會各項事業。