淺論電子文件檔案化管理的新思維

霍惠芳

摘要：隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，這樣的時(shí)代背景之下，計(jì)算機(jī)成為了人類最為得力的助手之一，在電子文件檔案化管理方面計(jì)算機(jī)也發(fā)揮了其不可替代的作用，office以及WPS的誕生更是讓人們的辦公效率有所提高，電子文件檔案化管理也在不斷發(fā)展中越來(lái)越完善。本文對(duì)什么是電子文件檔案化管理、電子文件檔案化管理的新思維以及電子文件檔案化管理的應(yīng)用前景等三個(gè)方面進(jìn)行了闡述，為電子文件檔案化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案化管理;新思維

一、什么是電子文件檔案化管理

信息化時(shí)代的到來(lái)讓人們的工作和生活越來(lái)越便利，為此，文件檔案化管理也不再滿足于傳統(tǒng)的工作模式，電子文件檔案化管理就在各方面的促進(jìn)下誕生了。由于電子文件檔案化管理的方式操作簡(jiǎn)單，并且與傳統(tǒng)的文件管理模式相比更加節(jié)約人力物力，也符合了現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展需求，所以電子文件檔案化管理很快就被社會(huì)各界所接受并廣泛應(yīng)用，讓我國(guó)的檔案管理變得規(guī)范以及便捷了起來(lái)。

二、電子文件檔案化管理的新思維

第一，電子文件檔案化管理是一種與傳統(tǒng)的檔案管理模式完全不同的工作，所以相關(guān)工作人員在進(jìn)行電子文件檔案化管理之前一定要對(duì)此項(xiàng)工作有一個(gè)透徹的了解，這樣才能夠保障電子文件檔案化管理工作可以繼續(xù)進(jìn)行下去。電子文件檔案化管理工作這要分為三大步驟：1、工作人員需要對(duì)文件進(jìn)行分類，然后上傳到計(jì)算機(jī)的文件管理器當(dāng)中;2、相關(guān)工作人員要將上傳到計(jì)算機(jī)里面的文件及時(shí)地保存下來(lái);3、由于文件的種類很多，相關(guān)工作人員應(yīng)該在計(jì)算機(jī)當(dāng)中將不同的文件通過(guò)種類來(lái)進(jìn)行分化，然后將分好類的電子文件保存在各部門的檔案管理部門。這就是電子文件檔案化管理的一套過(guò)程，從這里我們可以看出電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式最大的區(qū)別就在于文件不再是紙質(zhì)版的了，這樣一來(lái)文件的保存就不存在外界因素導(dǎo)致的不方便了。

第二，計(jì)算機(jī)會(huì)將相關(guān)工作人員上傳的文件標(biāo)明日期以及大小，所以相關(guān)工作人員在分類的時(shí)候就多了一項(xiàng)分類的依據(jù)，相關(guān)工作人員可以把文件通過(guò)時(shí)間的先后順序進(jìn)行分類，而且還能在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行備份，這樣做有利于日后對(duì)文件的瀏覽方便，并且備份這項(xiàng)措施可以防止文件的丟失。

第三，雖然電子文件檔案化管理非常方便，但是信息技術(shù)本身就很容易存在漏洞，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)安全也是一項(xiàng)影響電子文件檔案化管理工作的安全性的因素，所以相關(guān)工作人員需要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行加密處理，只有通過(guò)密鑰才可以對(duì)文件進(jìn)行瀏覽和修改，不給動(dòng)機(jī)不良之人可乘之機(jī)，也避免文件信息泄露給單位部門造成的麻煩，尤其是比較重要的文件，此類文件不僅需要加密，而且加密的手段也要運(yùn)用最高規(guī)格，保障文件的絕對(duì)安全性。

第四，將文檔上傳到計(jì)算機(jī)當(dāng)中并且加了密之后不代表相關(guān)工作人員就可以不用關(guān)注這些文檔了，相關(guān)工作人員要定期地對(duì)文件進(jìn)行檢查，尤其是計(jì)算機(jī)是否存在病毒方面，一旦發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒，相關(guān)工作人員要對(duì)其立刻進(jìn)行查殺，保障計(jì)算機(jī)的安全是電子文件檔案化管理的最重要的基礎(chǔ)，也是讓電子文件檔案化管理發(fā)展得更好的途徑之一。

三、電子文件檔案化管理的應(yīng)用前景

第一，信息化是這個(gè)時(shí)代賦予文檔管理的一個(gè)使命，所以電子文件檔案化管理是順應(yīng)了時(shí)代的趨勢(shì)才誕生的一項(xiàng)新的檔案管理手段，相關(guān)工作人員通過(guò)利用計(jì)算機(jī)對(duì)文件檔案進(jìn)行分類保存之后，會(huì)讓日后對(duì)文件檔案的檢索變得容易起來(lái)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件相比，電子版文件檔案更容易查找，并且紙質(zhì)版文件檔案在翻閱的過(guò)程中有可能會(huì)對(duì)文件造成損壞，而電子版則不會(huì)，并且檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的探索建設(shè)， 檔案網(wǎng)站的創(chuàng)新開(kāi)發(fā)等都是讓電子文件檔案化管理更加規(guī)范化的手段。

第二，相關(guān)工作人員對(duì)電子文件檔案化管理進(jìn)行不斷的完善與發(fā)展，這樣的做法可以讓文檔管理體系更加的成熟，由于我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，文件檔案化管理也必須跟上時(shí)代的腳步，并且要具備規(guī)范化的管理。

第三，由于我國(guó)各方面的發(fā)展都十分的迅速，所以導(dǎo)致文件檔案的數(shù)量越來(lái)越多，所以電子文件檔案化管理也是為了滿足這個(gè)問(wèn)題而產(chǎn)生的，筆者認(rèn)為，電子文件檔案化管理最大的優(yōu)點(diǎn)就在于其具備著資源共享功能，這種功能也正是電子文件檔案化管理的意義所在。

第四，電子文件檔案化管理是推動(dòng)信息技術(shù)應(yīng)用縱深發(fā)展的重要一環(huán)。文件檔案以電子版的形式呈現(xiàn)在每個(gè)人面前本身就是我國(guó)信息技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)發(fā)展到一定階段的表現(xiàn)，就比如通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案館的建立我們就可以看出來(lái)現(xiàn)代科技對(duì)傳統(tǒng)的文件檔案管理所產(chǎn)生的有利影響，本文一直在強(qiáng)調(diào)的信息化時(shí)代的大勢(shì)所趨其中就包括各種數(shù)字化手段的誕生，數(shù)字檔案館的建設(shè)其實(shí)就是傳統(tǒng)文件檔案管理與電子文件檔案化管理的有機(jī)結(jié)合體，符合時(shí)代的要求，相信還會(huì)得到更好的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，不難看出信息時(shí)代對(duì)我國(guó)的電子文件檔案化管理提供了及其便利的條件，這樣做要比傳統(tǒng)的文檔管理工作操作方便也更能夠保障文檔的安全，滿足了現(xiàn)代社會(huì)對(duì)電子文件檔案化管理的要求，符合現(xiàn)代化管理的理念，電子文件檔案化管理是我國(guó)檔案管理工作邁向數(shù)字信息化的重要一步，相信在日后的發(fā)展過(guò)程中電子文件檔案化管理工作會(huì)越來(lái)越好，從而帶動(dòng)我國(guó)的信息技術(shù)發(fā)展的更加蒸蒸日上。

參考文獻(xiàn)

[1]梁莉莉.電子文件檔案化管理的新思維[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016（07）：37-38.

[2]韓春榮.電子文件檔案化管理的新思維[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2015（13）：198.

[3]張大偉. 電子文件檔案化管理新思維[A]. 中國(guó)檔案學(xué)會(huì).檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境 新理念 新技術(shù)——2008年檔案工作者年會(huì)論文集（上冊(cè)）[C].中國(guó)檔案學(xué)會(huì)：中國(guó)檔案學(xué)會(huì)，2008：6.

[4]張大偉.電子文件檔案化管理的新思維[J].圖書(shū)情報(bào)知識(shí)，2007（04）：21-23.