事業單位人事檔案管理信息化建設初探

李金超

摘要：近幾年，隨著互聯網的發展，我國各行各業都處于飛速發展階段。為了跟上時代步伐，不斷提高辦公效率和服務質量，事業單位應該以信息化辦公為目標進行信息化建設。人事檔案管理是事業單位管理工作中的重要環節，必須實現信息化建設。本文主要簡單介紹了事業單位人事檔案管理工作，對實現人事檔案管理信息化的意義和實現路徑進行了研究，希望能夠為相關研究提供借鑒。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化建設

引言

隨著社會發展，事業單位迎來了新的發展良機與挑戰，在信息資源不斷增多的背景下，傳統檔案管理已經無法滿足事業單位的實際發展需求，對檔案管理的有效性產生嚴重影響。因此，事業單位需要重視檔案管理信息化建設，認識到檔案管理信息化建設的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結合單位實際發展情況，制定科學有效的解決策略并加以實施，以此來提升檔案管理信息化建設的有效性，將檔案管理的實際作用與價值發揮到最大化。

1加強事業單位人事檔案管理信息化建設的必要性

事業單位人事檔案管理工作是依照國家法律法規所履行的社會管理職能，它具有一定的社會價值。我國公民的檔案大多數都交由事業單位相關人事檔案管理部門進行保存和備案，以便在需要時可以更方便地找到檔案所在地。同時，事業單位對于人事檔案的管理也可以看作是對社會人力資源的整合。對于國家而言，人才戰略的實現是推動國家發展的關鍵所在，事業單位在進行檔案管理的過程也是對人力資源進行整合的過程，可以幫助企業和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷，這樣一來就會大大提升企業整合人力資源的效率，幫助企業高效發展。

2事業單位人事檔案管理的現狀

2.1事業單位領導層對人事檔案管理的重要性缺乏認識

目前各地事業單位都建立了人事檔案管理基本制度，也有專人對相關工作進行統一協調和管理。但在實際操作過程中，部分事業單位領導人員對人事檔案管理的重要性沒有一個深刻的認識，認為人事檔案管理工作僅僅是一些資料收集、保管和記錄的事務性工作，對事業單位的業務發展沒有實際幫助，更不能帶動單位經濟效益的提升。這種意識普遍存在且由來已久，造成了事業單位人事檔案管理得不到重視，服務質量自然難以得到保證。

2.2對人事檔案管理工作人員綜合素養要求較高

人事檔案管理是一項綜合型的業務工作，業務量較大且事務繁雜，特別是在一些人員流動性較大的單位，人事檔案的轉入轉出也很頻繁。這些都對人事檔案管理工作人員的綜合素質提出了要求，如業務熟練度、溝通能力、信息技術應用能力等。

2.3平臺使用率過低

事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中，需要結合實際情況建設相應信息化檔案管理平臺，以便相關管理人員利用平臺對檔案資源進行管理。但是在當下信息化實際建設過程中，雖然部分事業單位已經建設了信息化管理平臺，但是在實際使用過程中，信息管理平臺的使用率較低，對檔案管理的信息化建設造成嚴重影響，進而制約事業單位的發展。

3提升事業單位檔案管理信息化建設有效性的策略

3.1正確認識信息化建設

事業單位管理層和工作人員既要認識到人事檔案對單位發展的重要，也要認識到信息化檔案平臺建設的重要性，在短時間內轉變人事檔案建設和管理的模式，利用計算機技術和網絡信息化技術解決傳統人事檔案管理中遇到的問題，提高人事檔案工作效率和質量。事業單位管理層要強化人事檔案信息在選人用人中的重要性，通過對人事檔案的數據化、科學化使用，實現事業單位用人制度的科學性、合理性，避免選人用人中的人為因素，為事業單位可持續發展提供助力。

3.2提升信息化檔案管理系統水平

實現人事檔案管理信息化建設，自然少不了相配套的信息化管理系統的支持。完善的信息化管理系統可以幫助從業人員快速整理和調取相關人事檔案信息，并能在最短的時間內完成信息整合。首先，要完善系統的基礎性配置，全面完善相關系統的硬件和軟件，促進電子信息化，同時規范化操作模式，全面實現模式整合化，最大限度地提升從業人員的工作質量和效率。對于紙質的人事檔案而言，也要盡快將其轉成電子版妥善保存。借助系統最終實現錄入、儲存、調取、查閱一體化。另外，在大數據時代，要盡量減少紙質檔案，可以通過電子掃描儀將紙質檔案直接轉換成電子版，并放在信息管理庫中以便查閱。對于部分涉及個人隱私的信息應當加以權限設置，其他的內容可以在不損害他人利益的前提下公開查閱。

3.3提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作人員的綜合素質直接影響了事業單位人事檔案管理工作的服務水平。必須通過多種手段來提高人事檔案管理工作人員的綜合素質，除了業務培訓和思想教育外，還可以通過建立獎懲制度來保證人事檔案管理人員的工作水平。人事檔案管理人員的選用應考慮單位的實際情況，優先選擇工作年限較長，對業務較為熟悉的員工來擔任人事檔案管理員，避免由于人員流動對人事檔案管理工作造成影響。加大培訓力度，對人事檔案管理人員進行有針對性的培訓教育，一方面是提高他們的業務水平和工作能力，另一方面也是通過崗前、崗中培訓提高人事檔案管理人員的思想境界和綜合素質，保證人事檔案管理工作的順利進行。要建立獎懲機制，規范人事檔案管理人員的行為，保證人事檔案管理制度的嚴格執行。

3.4不斷完善硬件設施

事業單位進行檔案管理信息化建設，基礎硬件設施是必不可少的。第一，為了確保在網絡環境中有效實現數據共享，事業單位應增加資金投入，加強硬件設備建設，為人事檔案管理提供性能更好的服務系統。第二，人事檔案文件的數量非常大，硬件設施必須適合存儲大量文件數據，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設備容易受到外部環境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構成威脅，因此，硬件設施必須具有一定的外部抵抗性。第四，事業單位應定期安排專業人員對設施進行檢查和維護，及時發現設備故障，避免因設備故障造成損失。

3.5注重對檔案信息資源的安全防護

事業單位檔案管理的信息化建設具有耗時短、效率高以及準確率高等優勢。但是在當下實際建設過程中，無論是單位領導人還是相關管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進而嚴重影響檔案管理信息化建設。因此，在實際建設過程中，首先，需要加強相關管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎，裝設相關殺毒軟件、防火墻，注重對相關硬件設備進行升級維護。在信息化檔案建設過程中，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基礎，充分利用數據備份、數據恢復以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關安全軟件保護檔案資源，無法確保檔案資源的絕對安全。因此，事業單位需要以自身實際情況為基礎，構建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對安全問題、風險進行識別、監控、處理以及報告等，進而確保檔案資源的安全管理。

結語

隨著計算機和網絡信息技術的不斷發展，事業單位人事檔案的信息化建設成為事業單位發展的時代性需求，對事業單位人才梯隊建設和人才使用提供可靠的數據支持，為事業單位數據信息共享和交流提供技術基礎，為事業單位可持續發展創造更為有利的條件。

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（作者單位：黑龍江省牡丹江市事業單位創業就業服務中心）