醫院檔案管理創新的必要性

谷士鵬

【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2019）02-0153-01

醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，對醫院的發展起著非常重要的作用，其管理的水平間接反映了醫院的整體運行狀況，對醫院的發展起到促進或抑制的作用。伴隨著科學技術的高速發展，醫院檔案管理的形式也發生了極大的轉變，如何適應現階段檔案管理的新形勢就需要對醫院的檔案管理進行相應的調整和創新[1]。

1 現階段醫院檔案管理的不足

1.1醫院檔案管理機制設置存在不足

醫院檔案管理的場地設置一般都存在于醫院的邊緣地帶，經常出現在醫院的地下室，庫房等非中心區域，同時檔案管理的保存缺乏專業用具。醫院是以醫療為主要工作方向的單位，我國現階段的醫療狀況就決定了醫療場地的大大不足，醫療所用場所大大侵占了其他輔助科室的場地。如檔案管理科室對于醫療作用沒有直接明顯關聯的科室，其位置更加邊緣化，往往被安排在地下室、平房庫房、庫房角落等不著邊際的犄角旮旯的地方。這些地方一般都存在溫度異常、濕度異常的情況，檔案作為需要長期保存的紙質文件，在潮濕悶熱的環境下會出現發霉、字跡消失、文件受啃咬損害的危險，極其不適合文件的保存。檔案保存的工具，一般都是通用的辦公柜，沒有特殊加裝保護措施，同時不易反復提取存放，限制了檔案的應用管理。這些設置不足就需要醫院能夠加強重視程度，給檔案管理提供合理的管理設置和設備[2]。

1.2醫院檔案管理制度存在不足

醫院檔案管理制度我國是有相應法規和制度要求的，但是在實際工作中，制度的作用就相應的降低很多。許多醫院對于檔案的管理疏于制度的設置，往往通過行政人員兼職進行檔案的管理工作，這樣在人員管理制度上就存在了一員多管的狀態，讓管理人員在執行檔案管理職責的過程中有許多不盡明了的狀況發生，嚴重影響了檔案管理的正常運行。檔案管理人員的設置中也存在了制度的不健全。醫院檔案是一種較特殊的文件檔案，它的取用是需要具有專業知識的人員來進行正常管理的，醫院在招募檔案管理人員時，往往不去考慮專業人員，這就導致了制度執行出現不暢的原因。人員不專業，制度理解就不能夠堅決執行，導致制度執行障礙，管理出現混亂[3]。

1.3醫院檔案管理方式存在不足

現階段我國醫院的檔案管理仍是以人工管理為主的管理模式，這種管理模式對人員配置和管理時間要求非常高，主要是需要大量的人員去參與管理任務，同時非常耗費時間參與管理。同時這種人工為主的管理模式，由于人員參與眾多，往往會造成檔案的遺失或者損害，出現檔案的缺失及不完整，對檔案的管理造成了很大的不良影響。這種管理模式對于檔案的應用也是十分不利的，會延遲檔案的正常使用，造成檔案回檔延遲，應用效率下降。在一些醫院進行檔案整理的過程中，經常出現檔案的缺失，這種缺失是無法彌補的，歸其原因還是模式方式的滯后導致的[4]。

2 醫院檔案管理創新的必要

2.1醫院檔案管理機制設置必須進行調整

醫院檔案管理機制設置的不合理是限制醫院檔案管理提升的最基礎限制。場地限制導致的醫院檔案管理的發展是不可更改的，場地的限制會使檔案管理過程中出現許多意想不到的困難，讓檔案管理工作舉步維艱，所以一定要調整好場地的設置。同時應該對檔案管理的器具進行有效的更新，使用專業的檔案柜能夠大大提高檔案管理的工作效率，方便檔案的使用及回檔，大大增加檔案的利用率，從而促進檔案的使用，促進醫院的正常發展。

2.2醫院檔案管理制度必須進行調整

醫院檔案管理制度應該進行有效的提升調整，在現有制度的機制中還是有可執行的制度存在的。現有醫院檔案管理制度主要是執行力的缺失，如果能夠加入合理的制度保障，促進專業人員的引入，以及現有醫院檔案管理人員的專業技能提升，還是能夠極大的保障醫院檔案管理的正常運行的。所以這些醫院檔案管理制度的提升仍需要，院方積極提出整改方案，提高醫院檔案管理人員的工作積極性，為醫院檔案管理能夠提高效率，提供有力的制度保障。

2.3醫院檔案管理方式必須進行調整

現行的醫院檔案管理方式仍是以人工管理為主的方式，隨著現代信息技術的高速發展，信息管理的方式已經發生了天翻地覆的變化。檔案作為比較原始的信息保存方式一直使用了很長的時間，這種紙質保存的方式具有保存時間長，信息保存完整穩定的優點，從古至今到現代社會一直沿用。傳統方式的使用對于現階段醫院檔案管理來說已經出現了一定的不適合性，主要是表現在醫院檔案管理中檔案使用中的調用和歸還過程出現了許多費時費力的狀況，同時由于醫院檔案使用的更加頻繁，導致檔案的丟失及受損情況越發明顯，這就促使醫院檔案管理方式必須做出調整，以減少這些不利情況的發生。所以信息化管理和數字化管理成為了醫院檔案管理方式轉變的必然趨勢。如何加快醫院檔案管理的信息化管理和數字化管理就是今后醫院檔案管理方式轉變的必經之路[5]。

醫院檔案管理現階段仍處于滯后于醫院整體發展的狀況，為了跟上醫院的發展步伐，同時也為了能夠更好的促進醫院的有序發展，醫院檔案管理應該盡快做出調整，在現有的較為傳統的管理模式下進行有效的創新調整，這樣才能夠及時更上醫院的發展步伐，為醫院的發展提供自身的力量。如何進行醫院檔案管理的創新發展不放從醫院檔案管理機、醫院檔案管理制度、醫院檔案管理方式三個方向進行創新。

參考文獻

[1]郭祥麗， 嚴曉春， 張馨木. 加強醫院檔案管理工作的對策[J]. 中國醫院管理， 2006， 26（7）.

[2]董桂蘭. 關于醫院檔案管理工作創新的探討[J]. 北京檔案， 2011（4）：47-48.

[3]陸艷， 蔡棟. 當前醫院檔案管理工作分析[J]. 中國醫院管理， 2000， 20（10）.

[4]代文婷， 劉鐵強， 王玉蓉. 淺議醫院檔案管理與檔案升級工作[J]. 中國醫院管理， 2012， 32（6）：50-50.

[5]楊巧， 高明， 陽德明. 淺議醫院檔案管理體系[J]. 重慶醫學， 2007， 36（1）：45-46.