論辦公室行政管理精細化的思路與對策探討

尹飛

摘要：辦公室的行政管理工作不僅千頭萬緒，而且非常復雜，如果不采取科學、有效的管理模式，將會雜亂無章和事倍功半，而精細化管理是全面提高辦公室行政管理工作效能的重要手段。因此，各個單位或者企業的辦公室都應該結合自身的工作內容和工作特點，大力引進和實施精細化管理模式管理人員和辦公室員工。牢固樹立精細化工作的理念，實現辦公室行政管理工作再提新水平，再上新臺階。

關鍵詞：辦公室；精細化；管理

一、影響辦公室行政管理精細化的主要因素

（一）管理目標不明確

如果想要全面提升單位或者企業的辦公室行政管理質量，明確的管理目標是前提條件。然而從現如今的情況來看，部分單位或者企業辦公室沒有明確的行政管理目標，往往沿用過去較為落后的行政管理模式，沒有堅持一切從實際，辦公室行政管理的過程中更多是依靠老經驗和老辦法，組織性和計劃性較為缺乏。另外，有些單位或者企業辦公室沒有制定和實施健全的績效考核體系，沒有將辦公室員工的職責和績效相關聯，缺乏較為明確的分工，這使得辦公室的很多員工缺乏工作的積極性、主動性和創造性，有些辦公室員工缺乏一定的認同感和歸屬感。遇到難題或者較為棘手的事情，員工之間經常是的彼此推脫。

（二）管理人員缺乏較強的精細化管理意識

單位或者企業管理人員具有較強的精細化管理意識，是實現辦公室行政管理精細化的重要因素。假如單位或者企業管理人員具有較強的精細化管理意識，能夠更為細致、客觀地設計和制定辦公室的各項管理制度，對辦公室行政管理過程中各種漏洞和不足進行適當地彌補調整。然而從現實情況來看，大部分單位或者企業的管理人原都缺乏精細化管理的意識，這便造成辦公室行政管理工作出現很多漏洞，辦公室行政管理質量相對不高。

（三）辦公室部分員工缺乏較高的職業素養

單位或者企業辦公室的有些員工自身職業素養不高，業務能力和綜合素質無法滿足實際工作崗位的需要。在辦公室行政管理過程中，有些員工不但沒有較強的創新精神和團結合作意識，而且也沒有較強的精細化工作意識，甚至少數員工工作上應付了事、敷衍塞責、態度消極，缺乏較高的職業道德水平。這對于辦公室行政管理實現精細化起到較大的阻礙作用。

二、辦公室行政管理精細化的思路與對策

（一）全面明確管理目標

在單位或者企業辦公室行政管理實際中，務必應該全面明確管理目標，要求辦公室的所有員工嚴格依據制度和流程辦事，努力朝著辦公室精細化管理的方向發展。具體而言包括如下幾個方面：第一，堅持權責制衡的原則，按照單位或者企業辦公室所承擔的工作職責以及辦公室的日常工作流程，對工作崗位進行科學地設定。另外，對辦公室所有工作崗位的職責要求進行明確，實現所有工作崗位之間不但各自獨立而且又互相合作。第二，對辦公室的工作流程進行優化，保證辦公室各項工作的運轉有序。對于辦公室行政管理精細化來講，科學、簡便的工作流程有著較大的促進作用。因此，辦公室應該對自身的工作流程進行持續地優化與完善，確保實際執行的快捷和簡便。第三，制定和實施較為嚴格的績效考核制度。辦公室應該對其程序性較強并且容易量化的工作任務設計合理的量化考核指標體系，對其主觀性較強并且不容易量化的工作任務設計定性的指標評價體系。對于表現優異的辦公室員工應該進行適當地表揚獎勵，增強這些員工的自豪感和滿足感；對于表現較差的員工應該進行適當地批評教育，切實做到獎優罰劣。

（二）不斷提升管理人員的精細化管理意識

單位或者企業的管理人員應該不斷加強對辦公室工作的實際調研，立足于辦公室的實際工作特征，制定出一套科學、合理的管理制度。在這個過程中，管理人員應該努力堅持精細化的原則和標準，將辦公室的各項行政管理工作進行科學、精準地分解，同時對辦公室各種工作崗位之間的個性與共性予以充分考量。在平時工作中，管理人員應該全面發揮自身的模范帶頭作用，堅持與時俱進，對辦公室的工作紀律、工作責任、工作方向、工作流程等進行十分詳盡、具體地規定，實現企業和辦公室員工的共同發展進步，在辦公室行政管理過程中大力營造和諧、積極、向上的氛圍環境，不斷健全和嚴格執行辦公室員工的各項工資福利待遇，最大限度地維護辦公室員工的各種利益，全面提升辦公室員工日常工作的積極性、主動性和創造性。

（三）大力提升辦公室員工的職業素養

首先，單位或者企業應該努力為辦公室員工搭建學習培訓和素質提升的平臺，加大對辦公室員工在理論知識、業務操作技術、職業道德等方面的培訓，保證辦公室的所有員工具有較高的業務水平和職業素養，從而為辦公室行政管理精細化奠定扎實的基礎。其次，辦公室員工還應該不斷強化自身的精細化工作意識，進一步認識到工作中團結協作的重要性，在工作中應該彼此鼓勵和幫助，互相理解和支持，牢固樹立愛崗敬業和擔當奉獻的精神。最后，辦公室員工在日常工作中要始終注重細節，堅持規范性和創新性的工作原則，堅持在細節中發現自身工作的問題和不足，加以認真整改，堅持與時俱進，摒棄經驗主義的做法，培養精細化工作的理念，增強精細化工作的自覺，將精細化工作的習慣和精神融入辦公室工作的方方面面。

參考文獻：

[1]袁昌莉.試論實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J]東方企業文化，2015年第09期.

[2]徐暉.辦公室行政管理精細化思路與對策分析[J]經濟管理：文摘版，2016年第07期.

（作者單位：中鐵七局集團有限公司勘測設計研究院）