提升企業檔案質量管理水平的幾點思考

張勇

【摘 ?要】現階段，隨著社會的發展，我國的企業工程的發展也突飛猛進。作為一種歷史記錄，建立檔案的最終目的是發揮檔案的作用，而檔案的質量管理水平優劣直接影響著檔案重要作用的發揮。石化企業科技檔案是由生產技術應用于管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、科技文件材料轉化而成的檔案材料。為了更好的進行檔案管理工作，不斷提高石化企業的工作效率和質量，同時避免人為錯誤因素，提高檔案利用價值，需要檔案人員具備先進的全面質量管理的理念，過硬的業務素質和高尚的職業道德，不斷探索適應時代要求。

【關鍵詞】企業檔案;質量管理水平;幾點思考

引言

質量管理理念強調以“質量”作為管理的重點對象和核心內容。將這一先進的管理理念應用到企業的檔案管理工作中就是要依托于質量管理的管理思路與理論方法，快速建成企業檔案全面質量管理體系，從而促進企業的檔案管理工作更加高效、高質量地進行下去。現代意義上的質量管理工作始于上世紀20年代，質量管理活動發展至今大體上經過了三個發展階段，即質量檢測階段、質量統計控制階段、全面質量管理階段。由此可見，提升企業檔案管理水平就是為了借助于先進的質量管理模式與方法，推進企業檔案質量管理向全面質量管理體系轉型升級。

1檔案意識

檔案意識，是指對于檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握和掌握的思維，是開展依法治檔的一項重要內容。與其他意識范疇一樣，它是人們直接或間在接接觸各類記錄、各類檔案、參與管理的過程中形成的對檔案和檔案工作的主觀、能動的反映。檔案意識按其內容來說是客觀的，但是，客觀的內容經過了人們頭腦的加工和改造，表現出來的形式則是主觀的，反映了不同的人們對檔案和檔案工作的了解和認識各不相同。導致人們個體檔案意識差異性的基本因素大體上可包括四個方面：一是哲學觀點和政治立場。哲學觀點包括人們的世界觀、倫理觀、人生觀、價值觀等，是人們對整個世界、社會、人生的全部看法的總和，是形成檔案意識的靈魂;政治立場反映在檔案意識上主要是能否堅持檔案工作的服務方向、服務原則。二者決定著人們個體檔案意識的總體方向。二是知識基礎。是指人們以往接受的全部知識的基礎，其中處理者，使整個組織都卓有成效地利用內、外部信息來完成其使命。

2企業檔案質量管理的基本特點

（一）全員參與。推動企業檔案管理的全面質量管理體系建設需要企業內部全體人員的參與，從高層領導到基層一線生產員工，檔案質量管理人人有責，而不可狹義地將建設企業檔案全面質量管理體系粗淺地認為是檔案管理工作人員分內的事。企業內部全體員工要通力合作，嚴格遵守相關的法律條文和政策法規，在先進的質量管理理念下，結合自身發展情況和現實所需，采取科學的決策與執行手段，保證檔案的立項、傳輸、歸檔工作正常實施。（二）全過程控制。企業檔案全面質量管理體系的建設一定要細化到檔案質量管理的全過程，要滲透到每一個管理環節和管理步驟。從公文起草、項目立項、項目審批、項目執行、項目審驗、項目反饋等一系列過程都需要實時監督與控制。就檔案全面質量管理內容來看，還需要涉及到檔案收集、整理、校核、歸檔、編排等一系列過程。

3提升檔案管理的措施

3.1 轉變觀念

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂，而檔案管理現代化的前提和基礎是管理思想的現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，切實轉變重管輕用、等客上門等傳統守舊的思想觀念，真正實現檔案管理由被動式服務向主動式服務的轉變，由封閉式服務向開放式服務的轉變，使檔案工作更好地適應企業發展的需要。

3.2 加大經費投入，保障檔案工作的可持續發展

一是要加大檔案專用經費的投入力度。檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作。三是注意面向社會搞好服務。及時開發出豐富的檔案部門的廣泛運用，又將為檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現代化技術手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為客觀的社會和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

3.3 建立健全規章制度

一是規范完善現代化流程和技術規范細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統一檔案管理標準。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的度。

3.4 檔案信息管理體制

隨著現代信息技術的發展，電子文件及其轉化而成的電子檔案已成為檔案家族中的新成員，而且發展數量之多、速度之快已達到空前狀態。它已是信息社會中的一種重要信息資源。檔案具有原始性、真實性。這就要求檔案人員不僅要了解保護檔案信息的重要性，而且要深知保護信息產生來龍去脈的重要性，對于電子檔案更顯重要。電子文件自身的特點決定了電子檔案管理方法和技術要求與紙質文件有許多不同，“電子文件的出現是一場記錄革命，這場革命反映在管理技術、方法、體制、原則、理念等各個層面。不同層面之間相輔相成，互相聯系，其中任何一方面的滯后都可能對管理目標的實現、管理系統的有效運轉帶來不良影響”。因此，對我們現行的檔案信息管理系統的高度應用，提升檔案利用，是我們致力完善的方向。

結語

在當前情況下檔案管理體制的設置問題應該認真思考和探索，應以信息資源管理的理論來組織檔案信息資源的管理，要用管理創新來探索檔案管理的體制。從科研事業單位的現狀看，可以建立文檔一體化或檔案、情報、圖書一體化的信息中心，以內部局域網為樞紐，形成一個有機的信息功能系統;設一位最高信息主管，由單位領導擔任，負責制定單位內信息方面的標準、規劃、制度，對單位信息資源進行管理。信息中心不僅需要有檔案管理經驗的檔案人員，還需要精通計算機技術、通訊網絡技術和管理的相關人員組成，使信息中心真正成為管理單位信息資源的中心，不斷完善檔案信息管理系統。一方面要加快現代化硬件設備的配置，另一方面需要認真考慮信息資源管理體制的建立。在科研事業單位應加強以檔案信息為主的信息資源管理，確保產品質量，確保本單位的國家秘密、技術秘密的安全，從而使單位的信息化工作上一個新臺階。

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（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣民政局）