淺談企業檔案管理

梅麗娟

【摘 ?要】企業檔案管理工作是重要的管理工作之一，其改革已經提上了日程，只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術與觀念，全面開發信息資源，充分有效地利用企業檔案的價值，從而促進企業檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規范化的軌道，這樣必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

【關鍵詞】企業檔案;管理;建議

引言

企業檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好企業檔案，對人才資源開發起著重要作用。本文著重探討企業檔案管理工作中存在的問題與建議。

1.當前企業檔案管理中存在的不足

1.1 立卷不規范，案卷質量不高。檔案材料內容填寫前后不一，如參工時間、出生日期等;二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現在的公文材料、學歷材料等基本上是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給立卷工作帶來了麻煩;三是材料歸檔不準確。有點不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有歸檔;四是檔案材料短缺。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人的能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響案卷的質量。

1.2 硬件設施解決落實差。檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

1.3 企業檔案利用工作水平較低。

對企業檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部企業工作，為企業決策提供參考依據，其目的在于利用。當前的企業檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是使用，范圍也有限，查閱的大部分內容是簡歷、職稱、學歷、工資情況等，而且是需要者找上門才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。

2.對目前企業檔案管理的幾點建議

2.1建立健全科學合理的企業檔案管理制度。

制度是做好工作的前提和保障，企業檔案的性質決定了檔案工作室一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結合企業檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步建立和健全各項檔案管理制度，嚴格按照企業檔案管理工作的各項規章制度來辦事。使檔案管理工作有規可循、有章可依。企業檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的企業檔案管理制度，使得企業檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2.2 加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算;各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.3 加強企業檔案管理現代化和信息化建設。企業檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于企業檔案管理，以達到提高工作效率和延長企業檔案壽命的目的。實現企業檔案管理現代化，是企業檔案服務于企業工作、企業制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸企業信息，提高企業信息管理的時效性。同時要充分利用計算機網絡技術來進行企業檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現企業檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了企業檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。

2.4 引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質。

人才是事業的基礎，是社會前進、發展的動力，做好新形勢下的檔案管理工作必須有一支綜合素質和業務水平過硬的企業檔案管理的工作隊伍。對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，檔案人員應當通過企業檔案主管部門的培訓考核取得崗位合格證后方能上崗。在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高檔案管理人員的素質。

2.5利用現代化管理手段。

企業檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對企業檔案實行動態化管理和維護，開發研制企業檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

結語

企業檔案工作是企業管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。隨著我國政治、經濟體制改革不斷深入，我國企業制度改革也不斷加大，企業檔案工作出現了許多新情況和新問題，企業檔案工作管理顯得尤為重要。

參考文獻：

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[2]東臺黨建.《做好新時期干部企業檔案工作的幾點思考》.2003.8.16.

[3]張峰，姜興美.《信息化對檔案管理的挑戰及對策》《山東檔案》.2000（6）.

（作者單位：中車齊齊哈爾車輛有限公司檔案館）