電網建設項目檔案規范化管理初探

馬曉寧

【摘 ?要】電網建設項目關系到國民經濟的發展，綜合國力的提升，其項目檔案真實、完整的記錄工程建設的過程以及工程項目成果。工程項目檔案是評價工程質量的根據，是項目完成交付使用的必要條件，也是項目投入使用后解決所有可能涉及的問題的依據。因此，工程項目檔案管理者應加強檔案管理力度，針對不同工程檔案合理分析并實施有效地檔案管理方法。

【關鍵詞】電網建設項目;檔案管理;規范化

1存在問題

近年來，電網建設項目檔案管理具有業務范圍廣、業務鏈條長、參建單位多、監督檢查難等特點，直接導致了工程建設中關鍵檔案不齊全、收集移交不及時、整理編目不規范等問題，究其原因如下：一是工作量大，管理環節多。隨著電網建設項目管理水平的提升，建設工期越來越短，項目過程管理要求越來越高，項目管理環節越來越多，加之智能電網建設和特高壓工程建設中大量新技術、新產品、新工藝的運用，需歸檔資料不斷增加，給工程檔案歸檔工作造成了較大難度。二是現有檔案管理模式滯后。國網電力部分檔案管理規章制度與工程項目管理相關規章制度部分條款有沖突，部分管理界面不夠清晰，監督考核機制不夠嚴謹，檔案管理人員與工程管理人員的配合度較低，檔案人員“被動接收”檔案的情況時有發生。

2電網建設項目檔案規范化管理

2.1以檔案專業化管理為基礎

項目檔案規范化管理要求在實現專業管理中做到管理的同步化、資料的標準化和操作的精細化。管理的同步化指的是檔案的管理要和電網工程的建設同步策劃和實施，其中包含資料收集的同步、質量監督檢查的同步、中間驗收資料收集檢查的同步、竣工驗收時的同步檢查等。資料的標準化指的是電網項目工程的資料歸檔范圍、文件材料內容、工作表式、載體要求等必須嚴格按照國家、行業和當地電網企業對于檔案資料的標準要求劃定。操作的精細化指的是根據當地電力公司檔案管理規范化指導文件，以及優質電網項目工程檢查標準等具體的標準和要求，在資料收集、整理、目錄編制、歸檔以及移交等環節中做到每一項工作的精細化操作。在工作流程方面也要規范，并加強檔案的專業管理控制能力，重點是做好工程前中后期的管理，包括項目設計、施工、監理、設備技術管理、竣工、系統試驗和運行管理資料方面的收集和歸檔工作，保證這些操作都符合規定要求?？傊?，電網項目檔案管理必須以檔案專業化管理為基礎，強化標準和制度的執行，做好監督和控制工作。保證歸檔文件資料全面真實，各種表式標志和填寫符合規范性要求，能夠真實反映電網項目工程的實際情況。

2.2健全項目檔案制度，全程控制管理

要想保證檔案文件保持完整性和準確性，需要系統提供堅實有力的保障制度。比如成立一個檔案中心，將檔案文件都歸檔到各項制度的考核當中，將項目檔案也作為考核的標準，充分發揮這一行為的激勵機制作用，這是提高項目文件歸檔質量的重要手段。對項目檔案管理進行全面控制與監督，近幾年企業建立了一些關于檔案管理的規章制度和獎懲制度，可以積極發揮檔案的作用，提高對檔案管理的重視度;另外要加強項目檔案管理的培訓，定期對相關人員組織培訓，提高他們的專業知識和技能。在每年的某一階段，公司的檔案項目負責人與監理單位一起，都要對相關檔案、文書和資料進行管理，形成行之有效的檔案管理制度。2015年分別出臺了幾項文件，包括檔案歸檔規定，項目檔案竣工管理辦法和歸檔要求，2017年也相應出臺了部分文件，用于規范檔案管理，包括考核標準和編制表，這些文件的出臺保障了公司中各部門的管理職能，使檔案管理有更清楚的保管規則，人員對檔案管理更加有章可循，各部門職責分明，檔案管理制度的建立也提高了檔案管理的效率。

2.3完善檔案資源體系建設

（1）收集和管理檔案。檔案是一種歷史活動的原始記錄。工程建設公司每年都要產生很多檔案資料，內容涉及文書、科技、工程建設項目等各種重要信息，這些信息忠實地記錄了立檔單位的發展歷史，對立檔單位的發展提供有利的借鑒。促進檔案資源總量增加、質量提高、結構優化。（2）完善各類檔案歸檔范圍。建立健全文件材料歸檔制度，制定或修訂企業文件材料歸檔范圍和保管期限表，實現應歸盡歸、應收盡收。推動并落實將歸檔工作納入各項業務規章制度和工作流程，從業務管理層面確?！罢l形成、誰收集、誰保管、誰歸檔”，實現檔案工作與業務管理同步推進、共同提升。（3）加強重點領域歸檔工作。加強對重點工作、重大活動、重大建設項目、重大科研項目，以及新領域、新專業、新機構的建檔指導，做到應建盡建，應歸盡歸，應收盡收，全面覆蓋。（4）完善檔案管理制度。結合國家和集團公司有關檔案管理相關政策，對現有相關制度進行不斷的完善。結合電子檔案管理的新形勢，本著合規、高效的原則，制定并完善與之相適應的規章制度。

2.4重視檔案信息化建設，強化電子文件管理

信息技術的廣泛應用，加快了檔案信息化建設步伐，國家已陸續出臺電子文件和電子檔案管理相關制度、標準，電子文件歸檔所引起的系列問題正在逐步解決。電子文件的單軌制和雙軌制歸檔問題成為當前國內檔案界研究的熱點。2018年12月24日，國家檔案局發布第14號令《國家檔案局關于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》，將第七條修改為“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求”。這是國家層面首個規定電子文件可實行單套制的管理辦法。電子文件歸檔模式的轉變，勢必影響項目檔案管理工作的過程。如在電網建設項目采購管理的環節，隨著電子化招投標和電子簽章技術的應用，項目檔案中的合同、招投標材料將以電子文件的形式存在于電子商務系統中，不再形成紙質材料歸檔。在電子文件單軌制的總體趨勢下，工程項目的合同、招投標檔案首當其沖將成為單套制的試點。建設單位應發揮主導作用，加強對電網各信息系統中電子文件的管理，通過捕獲環節進行前端控制，建立電子文件形成、積累和移交機制，確保電子文件的安全。參建單位需積極配合開展項目電子文件收集和移交工作，逐步實現電子文件歸檔與電子檔案接收規范化、常態化，提高檔案管理的工作效率。

2.5構建檔案應急管理機制模型

檔案應急服務支撐是在突發事件中，檔案管理人員參與到應急工作過程中，根據應急搶險現場情況、應急服務人員需求，采取有針對性的檔案應急服務方式，提供在線查詢利用、手持終端利用和實體檔案利用等。災后總結輔助決策支撐是國網公司通過對突發事件災后總結，建立和完善檔案應急服務部門參與突發事件的案例庫、預案庫和方法庫等，形成程序化、規范化、自動化的應急輔助決策技術支持體系，為應急服務部門應對突發事件提供及時、有效的決策資料和決策建議。檔案信息資源保障可促進國網公司所屬各單位提高增量檔案的歸檔意識，確保相關檔案歸檔資料的完整性和可用性。檔案應急服務資源是高效處置的基礎，因此，在突發事件的處置過程中，國網公司應加強對突發事件信息、應對突發事件處置過程中形成的文件材料、效果評估資料的收集整理。

3結束語

綜上，電網建設項目檔案管理的規范化和精細化，關鍵是改變當前管理理念，健全管理制度，結合實際采取合適的管理辦法，注重對每個管理細節的把關，注意利用現代信息技術。只有保證電網建設檔案的完整性和準確性，才能保證電網企業工作服務的標準，進而推動電網檔案建設的發展，最終提高電網建設和管理的綜合水平。

參考文獻：

[1]楊惜業.廣西電網公司采購項目檔案規范化管理工作獲南網肯定[J].廣西電業，2015，09：13.

（作者單位：國網晉中供電公司）