淺析當今企業檔案管理的改革創新

牛瑞燕

摘要：檔案已經成為現代企業的一個重要組成部分。完善的企業檔案管理體系，是企業謀求今后長遠發展的重要資源，同時也是企業之間核心競爭力的體現。為了適應當今信息化社會的發展，企業必須明確檔案管理流程中存在的問題，積極改進創新，為既定戰略目標的實現注入動力。本文通過提出創新觀念體制、檔案信息化管理、加強宣傳等三個方面的創新策略，力圖為當今企業在檔案管理方面的改進創新謀求出路。

關鍵詞：檔案管理 創新 先進案例

隨著當今科技水平的不斷發展，順應時代潮流，加強企業信息化建設已經成為越來越多企業長期規劃的重要戰略目標。而檔案作為企業的核心資源，檔案管理的信息化水平是衡量企業信息化建設的重要因素。檔案資源在當今時代不再局限于紙質文字，而日趨成為一種多形式的信息資源組合，互聯網的發展更是為檔案利用者提供了一條高效快捷的通道。沒有改革創新就沒有生機和活力，企業只有強化針對檔案管理改進創新的觀念意識，各部門通力合作，才能為企業在檔案管理方面探索出一條行之有效的出路。

一.創新企業檔案管理觀念、體制

首先，一個企業的檔案資源除了員工的個人信息，更多的往往是員工在從事生產和經營活動中的記錄和積累。雖然不同于企業的固定資產可以用價值來衡量，但是妥善保管和利用好檔案資源，一定會為企業帶來一筆無形的財富。企業檔案記錄著企業的原始數據，包含著一些企業的技術秘密和獨享資源，如果不能加以合理的收集利用，一旦信息泄露可能會為企業造成難以預估的損失。這就需要企業從上到下明確責任意識，重視檔案的重要作用，通過利用檔案為企業帶來更大的經濟和社會價值。

第二，企業檔案管理也需要整合、高效的機制。當今社會的檔案管理不能僅局限于檔案本身，而是應該不斷豐富其外延。企業的檔案資源從某種意義上來說也屬于企業的大數據資源，檔案管理者應該從檔案室外延為集信息收集與分析于一身的檔案信息中心。各種信息資源通過這種形式在企業內聯合共享，并成為高層人員決策時的重要參考資料。這種整合、高效的檔案管理體制，無疑可以深入挖掘檔案中隱藏的價值，使得檔案資源成為企業創新的動力所在。

二.創新企業檔案信息化管理

信息化管理檔案是企業檔案管理發展的必然趨勢，這首先需要企業打造出一支高素質的檔案管理隊伍。檔案的信息化管理已經不同于以往行政工作的方式，需要的是專業人才，這就要求企業加強對于相關人員的專業培訓，明確先進的檔案管理思想，積極拓寬檔案管理的外延，全面提升檔案工作人員的專業素質。

其次，信息化檔案管理也需要硬件設施的更迭。隨著云計算、大數據業務的不斷發展，企業需要規劃預算購入相關先進終端設備，加大檔案信息化、現代化的建設力度，推動檔案資料數字化、無紙化的早日實現，使得檔案管理向信息資源管理階段邁進。

最后，信息化檔案管理一定要保證安全。安全是檔案管理的底線，所有的信息化建設都是在確保信息安全的基礎上實施的。這不但需要向相關從業人員明確安全責任和意識，也需要在企業層面做好檔案資源防攻擊和備份工作，確保檔案安全萬無一失。

三.創新企業檔案管理宣傳工作

宣傳工作是檔案管理的重要組成部分，同時也是提升企業檔案管理效率最直接和有效的方式。檔案宣傳工作不單只是向全體員工宣傳檔案意識，更需要檔案從業人員從企業文化層面對宣傳工作進行提升。檔案管理者承載的是一個企業的價值與文化，因此企業檔案管理機構必須充分發揮自己在企業文化建設方面的職能，主動為企業的文化建設貢獻自己的力量。比如利用自身資源，通過企業內部雜志、公眾號等平臺圍繞企業歷史進行一系列的專題報道;也可以在企業建立相關展廳，發揮檔案的最大效用，通過展覽的形式加強員工對企業文化的認同;更進一步，檔案管理者還可以積極承擔員工文化方面的培訓，特別針對新入職員工開展專題教育，這樣既宣傳了企業文化，又提高了員工的檔案意識。

此外，企業檔案宣傳工作也應該充分利用網絡的優勢。信息化建設為檔案管理工作提出了前所未有的挑戰，與此同時也為檔案宣傳工作提供了發展的機遇。企業檔案管理部門更應該借助信息化發展帶來的福利，借助新興媒體的發展，加大網絡建設與管理力度，充分利用企業網站，及時更新檔案相關制度和標準，通過網站提供檔案信息集成、一站式服務，為員工檔案信息的獲取和上傳提供便利，同時也有利于后續的檔案管理。

四.創新企業檔案管理先進案例

蘇州市歷來經商氛圍濃厚，在新時期效益至上理念以及改革精神的指引下，大批企業進行了改制，為統一高效管理此類企業的檔案，蘇州市成立了專門機構蘇州工商檔案管理中心負責改制企業的檔案管理，并逐步探索出一條符合本市發展需求的特色管理之路——“蘇州模式”。

“蘇州模式”首先堅持“集中”原則，規范檔案管理。蘇州秉持高度集中的原則，對改制企業的檔案實行全市統一管理，既降低了企業成本也為日后檔案的查證與利用提供了極大便利，同時要求市級機關文檔管理中心對工商檔案管理中心的工作進行進一步的完善，確保檔案的完整與安全;其次，在檔案管理中調動多方主體參與。蘇州市在管理改制企業的檔案時充分發揮了市場的作用，以蘇州市檔案局這一管理部門為領導核心，輔以蘇州市工業投資發展有限公司的資金技術支持，借助工商檔案管理中心的具體實施，將政府、企業、事業單位等主體共同納入檔案管理的工作之中，多方聯動、強強聯合便可實現效率的最大化。最后，為特色資源建立專業檔案館進行保存與展示。作為桑蠶絲綢的起源地，蘇州市保存有悠久詳實的絲綢檔案資源，市政府組織修建了中國絲綢檔案館，將從各改制企業檔案中收集整合而成的絲綢檔案信息進行統一管理，構成了獨特的“蘇州記憶”。